Резюме - Видове и организация на бизнес срещи
ВъведениеЦелта на работата е да разгледа видовете и организацията на бизнес срещите. В съответствие с тази цел при извършване на контролната работа бяха поставени следните задачи:
1. Дайте общо описание на бизнес срещите;
2. Обмислете видовете бизнес срещи;
3. Анализирайте характеристиките на организирането на бизнес срещи.
Обект на изследване в работата е делова среща. Предмет на изследване: разновидности и организационни характеристики на бизнес срещите.
Един от най-важните аспекти на корпоративната култура е коректната бизнес комуникация. Бизнес комуникацията е изкуство, което ви позволява да влезете в контакт с бизнес партньори, да преодолеете личните предразсъдъци и да постигнете желания търговски резултат. Бизнес комуникацията се разбира като всяка комуникация, която допринася за решаването на търговски проблеми. Принципите на бизнес комуникацията включват: признаване на равенството и уникалността на всеки от партньорите, взаимно обогатяване на участниците в комуникацията.
Бизнес срещите са един от ефективните начини за включване на служителите в процеса на вземане на решения, един от инструментите за управление на участието на служителите в делата на тяхното звено или организация като цяло.
В световната практика на управление на персонала отвореността на информационната система на организацията и участието на служителите в решаването на нейните проблеми се превръщат в един от най-важните фактори за мотивиране на работата. Провеждането на бизнес срещи може да се разглежда като един от начините за управление на мотивацията. Следователно пренебрегването на срещите е типична грешка на лидера. В съвременните условия правилното провеждане на бизнес срещи е несъмнено важно. всичкоГорното определя уместността на тази тема на теста.
1 Концепцията за бизнес срещаОсвен делови разговори и търговски преговори, в бизнес практиката са широко разпространени бизнес срещите, които са начин за открито колективно обсъждане на определени въпроси. Решенията, взети на тези събития, обикновено са по-ефективни от тези, взети от тесен кръг от мениджъри. Същността на бизнес срещата е да осигури свободна дискусия и да разработи общо решение, основано на отчитане на различни мнения.
По този начинбизнес срещае обсъждане на организацията на производството, управлението на компанията, маркетинговите дейности, провеждани от първия човек или специалист, който го замества [2, 196].
Задължителните изисквания, които правят бизнес срещите ефективен инструмент за създаване на екип от съмишленици, включват:
комбинация от стратегически и оперативни дискусии;
уреждане на въпроси на корпоративните отношения на срещи (такива въпроси включват промяна на приоритетите на вътрешнофирмените отношения, изясняване на функциите и правомощията на изпълнителите, разработване на нови идеи, оценка на резултатите от предишни програми);
Лидерът трябва да помни, че срещата има огромно влияние върху неговия имидж и стил на бизнес отношения.
По отношение на организирането на бизнес срещи трябва да се пазите от крайността - техния прекомерен брой и продължителност. Както знаете, всяка добра идея може да бъде дискредитирана от формално отношение към нейната реализация.
Ефективността на срещата трябва да се възприема като етична норма за работа в екип, съществен акт на внимание и уважение към служителите от страна на организаторитесрещи, които от своя страна трябва:
- ясно дефинирайте целевата ориентация и предмета на срещата;
- изберете неговия оптимален график (освен това в този случай понятието "регламент" може да се тълкува доста широко, включително темата, времето, състава на участниците в срещата и отговорните за провеждането й);
- не свеждайте срещата до решаването на частни въпроси, които могат да бъдат разрешени „в работен ред“.
В същото време трябва да се помни, че бизнес срещата по правило е дело на колективен ум. Следователно той трябва да повдига въпроси, които изискват съвместни интелектуални усилия на всички участници в разглеждането на конкретен проблем [7, 160].
2 вида бизнес срещиПо своята обща цел срещите могат да бъдат инструктивни, оперативни и проблемни
Оперативната срещае посветена на изясняване на текущото състояние на нещата в организацията, кратък обмен на мнения по съществото на проблемите, които възникват по време на производствения процес. В допълнение, тя може да бъде насочена към разработване на обща тактика за действията на различни части от организационната структура във връзка с текущите производствени задачи.
Проблемна срещае най-сложният тип среща. Проблемните срещи са срещи, насочени към намиране на оптимални решения, поставяне на икономически проблеми за обсъждане, разглеждане на перспективни въпроси за развитие и обсъждане на иновативни проекти. В процеса на такава среща се разработва колективно решение по сложни въпроси, засягащи промяната във функционалните задачи на структурните звена или адаптирането им към нови области на дейността на организацията. Проблемната среща обикновено е посветена на формирането на обща програма, която има елементи на стратегия идълги срокове на изпълнение [5, 200].
Бизнес срещите са особен вид организация на труда, която работи в много кратки срокове и има определена насоченост. Срещите се класифицират според следните основни характеристики.По предназначение:
вземане и вземане на решения;
изясняване и изясняване на задачи за изпълнение на предварително приети решения;
обобщаване и даване на оценка на взетите по-рано решения;
По честота (честота) на задържане:
По брой участници:
тесен състав (до пет души);
разширен (до двадесет души);
представител (над двадесет души).
Според степента на стабилност на състава на участниците в срещата:
с фиксиран състав;
с поканените по списък, съставен за всяко заседание;
партия (и други обществени организации);
научни и научно-технически;
комбинирани [7, 160].
Така бизнес срещите са една от най-важните форми на управленска дейност и заемат огромна част от времето в съвременния бизнес.
При определяне на темата на срещата трябва да се избягват неясни, неконкретни формулировки. Това води до намаляване на интереса към предложения проблем и подсъзнателно води до усещането, че неговото съществено решение не е необходимо. Изявлението за целта трябва да отразява характеристиките на очаквания резултат от обсъждането на проблемите.
При вземането на решение за състава на участниците е необходимо внимателно да се подходи към формирането на списък по отношение на количествен и качествен състав. За участие в срещата е необходимо да се включат служители, които са най-компетентни по обсъждания проблем и, както показва практиката, те не винаги саръководители на отдели. Що се отнася до броя на участниците в срещите, не трябва да каните толкова хора, колкото има столове в заседателната зала (покани за масово участие). Най-добрият вариант е да съпоставите броя на участниците в срещата с броя на тези, които активно участват в обсъждането на проблема. Основен критерий за подбор на участниците за бъдеща бизнес среща е компетентността точно по въпросите от дневния ред.
По правило значителна част (повече от 70%) от бизнес срещите се провеждат в кабинета на ръководителя на организацията. Въпреки това е по-добре да свикате среща в специално оборудвани за тази цел стаи. По принцип поканените на срещата сядат на маса с правоъгълна форма. Това е изключително неудобно както за водещия, така и за участниците в срещата. Известен с друга, по-удобна форма на масата е трапецовидна.
На такава маса никой не пречи на никого, всеки участник има добър изглед към всички останали, а председателят и секретар-стенографът имат добър изглед към всеки участник в делова среща.
Подготовката на участниците в срещата е последният етап от подготвителната работа в процедурата за организиране на бизнес срещи, когато всички участници се запознават предварително с дневния ред и необходимите материали. Всеки трябва да знае предварително темите и целите на срещата.
Дипломатическият стил включва отчитане на мненията на всички участници в срещата, както и доколко различните идеи са съвместими една с друга. В същото време компромисите са неизбежни.
Авторитарното провеждане на срещата е приемливо, ако по някаква причина е невъзможно да се обърнете към помощта на партньори. Това е възможно, ако е необходимо да се вземе решение възможно най-скоро [3, 128].
Решенията могат да се вземат по два начина: 1) специално избрана комисия за изготвяне на решениеизготвя го предварително. Проектът се чете. Участниците в събранието правят свои собствени корекции и го приемат въз основа на резултатите от гласуването; 2) председателят на заседанието обобщава резултатите от дискусията и формулира решение. След вземане на решението се определя лице (група лица), което осъществява неговото изпълнение и контрол по изпълнението.
По този начин мениджърите и специалистите, които подготвят срещата, трябва да се ръководят от общите принципи на организиране на бизнес срещи:
в организационната дейност няма дреболии;
техническата страна на организацията (работни места на участниците, материали, техническа поддръжка) трябва да бъде безупречна;
лидерът трябва да бъде подготвен (осигурен е заместник, помощници на лидера и друг помощен персонал).
ЗаключениеПо този начин срещата е една от най-важните форми на управленска дейност, по време на която се обменя информация между подчинените и ръководителя, вземат се управленски решения. Както можете да видите, срещата е сложен процес и по време на нейното провеждане е необходимо да се вземат предвид огромен брой психологически модели и правила за подготовка и провеждане.
Пример за бизнес среща.
Ситуация:Николай Макаров, ръководител на търговския отдел на малка фирма за търговия на дребно, е обезпокоен от продължаващите нарушения на правилата относно почивките за обяд и чай. Факт е, че пристигайки в 10 сутринта, служителите на отдела започват работния си ден с чаша кафе, около 12 отиват да пият чай, в 14 - да обядват, в 16 - да пият отново чай, тръгвайки в 18 вкъщи.
Макаров направи коментари, разговаря лично с хора, издаде няколко меморандума за нарушения на правилата за почивка на чай. Въпреки това създававпечатлението, че служителите просто се съпротивляват на аргументите му и упорито ги игнорират.
Поради настоящата ситуация той решава да проведе среща. Тази среща ще бъде проблемна. Събира се, за да се разработи метод за решаване на съществуващ проблем.
Събрал служители, които са нарушили правилата в офиса си, управителят очерта проблема по най-конкретен начин. И като правило той поставя на дневен ред въпроса за незабавна промяна в поведението на служителите. Междувременно Николай смята, че подобни чаени партита влияят зле на продажбите и показателите за приходите на компанията, а също така водят до подмяна на професионалните отношения в отдела с приятелски.
Лидерът се опитва да организира открита дискусия. Това е възможно само в атмосфера на лекота. Макаров поддържа спокоен и приятелски тон, прекалената официалност може да задуши дискусията. За да се възползва наистина от срещата, той избира дипломатически стил на провеждане на срещата, т.е. Всеки член на екипа има своя гледна точка. Лидерът следи развитието на дискусията, така че ораторите да останат в рамките на обсъждания проблем и да не бъдат „отнесени“ встрани, но в същото време действа много дипломатично. След като изслуша мненията на служителите, Макаров избира мнението на мнозинството и след като е взел решение, го изразява. След това накратко се обобщава дискусията и се посочват бъдещи дейности, които се планират да бъдат извършени в съответствие с решението.
Резултатите от заседанието се записват в протокол и се изпращат на всички лица, които следва да бъдат уведомени за тях.Списък на използваните източници на информация1. Курбатов В.И. Как да преговаряме успешно. - Ростов на / Д .: Феникс, 2010. - 318 с.
2. Нарушак В.Б. Психология на вътрешнофирменото управление:Практическо ръководство за мениджъри по човешки ресурси. - М .: Изпит, 2008. - 196 с.
3. Прокофиева Н.И. Психологически аспекти на преговорите. — М.: GrossMedia, 2007. — 128 с. 4. Самохвалова A.G. Бизнес комуникация: пътят към успеха. - Кострома:KSU, 2007.- 332 с. 5. Семенов А.К. Психология и етика на управлението и бизнеса. — М.: Маркетинг, 2009. — 200 с.
6. Фомичев А.О. конструктивна среща. техники за съвместна работа. - Санкт Петербург: Питър, 2005. - 160 с.
7. Психология и етика на бизнес комуникацията / изд. В.Н. Лавриненко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. — 327с.
8. Психология на бизнес успеха / изд. А.Н. Колесников. — М.: ВЛАДОС-ПРЕС, 2008. — 304 с.