ШЕФ Референт 3
Сертифицираните инструменти за криптозащита, вградени в BOSS-Referent 3.2.2, осигуряват използването на EDS и криптиране на данни. Освен това решението ви позволява да шифровате и подписвате с EDS не само съдържанието на документа, но и отделни полета от картата на документа, които също могат да съдържат поверителна информация и трябва да бъдат подписани.
Решението включва създаването на софтуерен и хардуерен комплекс, който осигурява изпълнението на функциите за използване на EDS в електронен документ с помощта на частен ключ, потвърждаване на автентичността на EDS с помощта на публичен ключ и създаване на частни и публични EDS ключове. Ключовете се управляват от сертифициращ орган. EDMS е интегриран с услугата Time Stamp, която ви позволява да фиксирате момента на създаване на EDS. С това решение е възможно да се провери EDS, като се вземе предвид дали сертификатът е бил валиден в момента на създаване на EDS, а не в момента на проверката.
Функцията за делегиране на правомощия, традиционна за EDMS BOSS-Referent, започвайки от версия 3.2.2, позволява делегиране с право на подписване на EDS документ, без да е необходимо да се прехвърля личен частен ключ на действащото лице. Подобно на всички функции на BOSS-Referent EDMS, вградените инструменти за криптографска защита се изпълняват, като се вземе предвид работата в географски разпределена среда и поддържат всички известни до момента криптографски доставчици (включително CryptoPro CSP 3.0).
В организации с големи обеми документооборот механизмът за прилагане на баркодове към хартиени оригинали на документи напоследък все повече се използва за опростяване на счетоводството и търсенето. Ако преди това услугите за баркодиране иТъй като клиентите на BOSS-Referent получиха поточно сканиране като допълнителен пакет от услуги по време на внедряването на системата, започвайки от версия 3.2.2, клиентите купуват всичко това с базовата доставка на софтуерния продукт BOSS-Referent.
Картата на документа и самият документ имат единен баркод, който може да бъде отпечатан или върху стикер (за входящи документи), или върху самия документ (за документи, публикувани в организацията и изпратени). Той кодира UNID (уникален идентификационен номер) на документа, което ви позволява бързо да намерите документа в системата чрез наличния баркод. При поточно сканиране баркодът от регистрирания документ се разчита от поточния скенер, след което изображението на документа автоматично се прикрепя към съответната карта. Ръчен баркод скенер се използва за търсене на електронен документ в системата, използвайки баркода на оригиналния документ.
Разпознаването на самите кодове и документи се реализира с помощта на ABBYY Recognition Server, който осигурява бърза обработка на голям масив от документи. Интеграцията с Recognition Server също вече е вградена в основната функционалност на BOSS-Referent 3.2.2 (лицензите за ABBYY Recognition Server не са включени в пакета за доставка на BOSS-Referent EDMS).
Друго важно нововъведение за големите организации е интегрирането с външни електронни хранилища за документи Saperion (SAPERION AG) и Content Manager (IBM), вградени в новата версия на BOSS-Referent. Интегрирането с архиви ще бъде ефективно решение за организации с голямо количество работен процес, както и използване на „тежки“ файлове (графика, звук) като прикачени файлове. Това ще позволи самите прикачени файлове да се съхраняват в архив, а отчитането, координирането и свързването на документите да се извършва чрез системата BOSS-Referent. В същото време заобикновените потребители имат илюзията, че работят само с BOSS-Referent EDMS - документните карти съдържат, както и преди, връзки към прикачени файлове, които всъщност се поставят в електронно хранилище, а не в базите на системата за управление на електронни документи. Такова решение ще позволи разтоварване на базите данни BOSS-Referent и елиминиране на възможността за намаляване на скоростта на EDMS.
В допълнение към услугите, добавени към новата версия, които изискват интеграция с решения на трети страни, самата система има няколко полезни функции за работа с документи:
Първо, добавена е възможност за бързо прехвърляне на правата на един служител за достъп до документи на друг. Например, когато специалист напусне организацията, лицето, изпълняващо неговите задължения, получава права на достъп до всички документи, с които е работил неговият предшественик. Функцията се реализира от системния администратор чрез натискане на бутона "Подаване на документи" и избор на съответния служител. Правата могат да бъдат предоставени за всеки модул от системата (база данни), включително архивни, и за избран период.
Второ, системата вече има възможност да свързва всякакви документи от всяка база данни с указание за вида и посоката на връзката. В този случай един документ може да бъде свързан с неограничен брой други документи. За да поддържа тази функция, системата е създала нов обект „Връзка“ от документи и нов модул „Връзки“, който е обслужващ модул и не се използва директно от потребителите при работа със системата.
На трето място, за да се подобри удобството на служителите, които контролират изпълнението на документите в модул "Поръчки", е добавена възможност за избор "От контрольора", както и по критерия "Имам контрол", където документите ще бъдат сортирани по краен срок.
Освен товадобавена е възможността за създаване на допълнителни потребителски полета в картите с документи, броят на динамичните роли е разширен до две - сега това са „Непосредствен ръководител“ и „Ръководител на отдел“, въведена е възможността за изпращане на документи с визи за отрицателно одобрение за подписване, работата с маршрутни списъци и шаблони на документи е опростена.