Синтетично и аналитично счетоводство - Основи на счетоводството
За да се осигури информационна поддръжка на системата за управление на финансово-икономическата дейност на организацията и да се отговори на информационните заявки на външни и особено вътрешни потребители, е необходимо да се формира система от показатели, които разкриват данни за счетоводните обекти, както и имуществото и финансовото състояние на организацията с различна степен на детайлност.
За получаване на данни за счетоводни обекти с различни нива на детайлност в организацията се използват две групи сметки: синтетични и аналитични - и се извършват две области на счетоводство: синтетични и аналитични. Така според метода на групиране и обобщаване на счетоводните данни активните и пасивните счетоводни сметки се разделят на синтетични и аналитични.
Синтетичните сметки -са счетоводни сметки, предназначени да отчитат наличието и движението на икономически хомогенни групи имущество на организацията и техните източници, както и фактите от икономическия живот в обобщен вид. Синтетичните сметки се наричат още сметки от първи ред. Те се поддържат само в парично изражение и техните данни се използват за попълване на счетоводни форми, предимно баланс и отчет за приходите и разходите, както и за анализ на финансовата и икономическата дейност на организацията. В тази връзка синтетичното счетоводство предоставя обобщени показатели в парично изражение, необходими за обща представа за наличността и движението на средствата и техните източници.
За синтетични счетоводни сметки, които имат няколко групи аналитични сметки, се откриват подсметки, които са необходими за получаване на консолидирани показатели при изготвянето на отчети и техния анализ. Подсметката е сметка от втори ред, която емеждинно звено между откритите към него синтетични и аналитични сметки. Например синтетична сметка 10 "Материали" има девет подсметки, всяка от които обобщава информация за различни видове материали въз основа на аналитични сметки (виж Приложение 5).
Аналитичните сметки са счетоводни сметки, предназначени да детайлизират, конкретизират информацията за наличността, състоянието и движението на имуществото и източниците на неговото формиране, съдържаща се в синтетичните сметки. Те се откриват при разработването на определена синтетична сметка в контекста на нейните видове, части, статии и, ако е необходимо, с оценка на информацията в натурално, трудово и парично изражение.
Отразяването на счетоводни обекти и процеси в подробна форма върху аналитичните сметки се нарича аналитично счетоводство. Спецификацията на показателите се определя от предприятието самостоятелно, в зависимост от конкретните условия и необходимостта от получаване на информация за оперативно управление. При организирането на счетоводния процес е необходимо да се установи за кои синтетични сметки да се открият подсметки, колко нива на аналитично счетоводство и какви аналитични отчети са необходими за получаване на информацията, необходима за оперативното управление на организацията. Изборът на принципите за изграждане на аналитично счетоводство се дължи на следните фактори:
- - необходимостта от управленско счетоводство и анализ за ефективното управление на вземанията и задълженията, оценка на ефективността на основните процеси, ценова политика, рентабилност по видове дейност, анализ на обемите на продажбите, планиране и нормализиране на разходите, разходите за продажби, идентифициране на начини за тяхното минимизиране, стимулиране на персонала и др.;
- - изисквания към финансовите отчети, предназначени да представятнадеждна и пълна информация за финансовото състояние и финансовите резултати на организацията;
- — изисквания за данъчно счетоводство;
- — необходимостта от съставяне и представяне на статистически отчети.
Между синтетичните и аналитичните сметки съществува тясна връзка, която се състои в това, че едно и също имущество, източници и факти от стопанския живот се отразяват в аналитичните сметки, както и в синтетичните, но с различна степен на детайлност. Има два вида аналитични сметки, които се различават един от друг по форма и съдържание: за отчитане на сетълменти (в парично изражение) и инвентарни позиции (в натурално изражение). Например към сметка 41 "Стоки" могат да се открият аналитични сметки: "Дрехи" и "Обувки" (табл. 5.1-5.3).
Таблица 5.1.Сметка 41 "Стоки"
Таблица 5.2.Подсметка "Дрехи"
Таблица 5.3.Подсметка "Обувки"
Аналитичните сметки за счетоводно отчитане на сетълментите имат същата форма като синтетичните сметки, с изключение на името, например две аналитични сметки "Иванов А.В." могат да бъдат открити за синтетична сметка 71 "Разплащания с отговорни лица." и "Петрова О.И." (Таблици 5.4-5.6).
Таблица 5.4.Сметка 71 "Разчети с отговорни лица"
Таблица 5.5.Подсметка "Иванов А.В."
Таблица 5.6.Подсметка "Петрова О. И."
Връзката между синтетичните и аналитичните сметки може да се изрази със следните равенства, отразяващи тъждествеността на синтетичните и аналитични счетоводни данни:
- - салдото на синтетична сметка е равно на сумата от салдата на аналитичните сметки по нея;
- - обороти по дебита на синтетичната сметкаса равни на сумата от оборотите по дебита на аналитичните сметки на тази синтетична сметка;
оборотите по кредита на синтетичната сметка са равни на сумата от оборотите по кредита на аналитичните сметки на тази синтетична сметка.
Прилагането на принципа на идентичност на аналитичните счетоводни данни към оборотите и салдата на синтетичните счетоводни сметки на първия ден от всеки месец се осъществява чрез съставяне на оборотни баланси за синтетични и аналитични счетоводни сметки, които позволяват да се провери на практика правилността и взаимовръзката на хронологичните и систематичните записи на синтетичното и аналитичното счетоводство.
Оборотният лист е таблица, съдържаща номерата и имената на сметките, сумата на началните и крайните салда (дебитни или кредитни) и дебитния и кредитния оборот на всяка сметка (Таблица 5.7).
Таблица5.7.Оборотна ведомост за синтетични сметки (съкратена форма)
Резултатите от оборотната ведомост за синтетичните сметки съдържат три двойки равенства:
- - салдо в началото на отчетния период по дебит и кредит на всички сметки;
- - дебитни и кредитни обороти на всички сметки;
- - салдо в края на отчетния период за дебит и кредит на всички сметки. Първото равенство показва, че общият размер на цялото имущество на организацията в началото на периода е равен на общия размер на източниците на това имущество. Тези данни отразяват баланса на организацията в началото на периода. Второто равенство произтича от принципа на двойното записване, при който всеки факт от икономическия живот се отразява в една и съща сума по дебита и кредита на различни сметки и ако сумите не съвпадат, това показва грешки в записите в счетоводните сметки или в изчисленията. Третото равенствоподобно на първия, той произтича от равенството на резултатите от имуществото на организацията и източниците на неговото формиране и показва баланса в края на отчетния период.
Оборотната ведомост за синтетичните сметки съдържа обобщена информация за състоянието, промените и салдата на имуществото и задълженията на организацията. Оборотните ведомости за сметките на аналитичното счетоводство се съставят отделно за всяка синтетична сметка, за която се води аналитично счетоводство. Те имат различна форма в зависимост от характеристиките на обектите на аналитичното счетоводство. Според сметките на аналитичното счетоводство се използват три форми на оборотни листове:
- - при водене на отчитане на натуралната стойност;
- - когато счетоводството е само в парично изражение:
- - при водене на записи по сметки за разплащания с различни длъжници и кредитори.
Ако счетоводният обект е отразен в аналитичните сметки само в стойностно изражение, тогава оборотните ведомости за тези сметки се съставят по същата форма като оборотните ведомости за синтетичните счетоводни сметки. Ако счетоводният обект е отразен в аналитичните сметки не само в стойностно изражение, но и във физическо или трудово изражение, тогава показателите на оборотните листове за тези сметки също се дават в стойностно, физическо или трудово изражение (таблица 5.8).
Таблица 5.8.Оборот и баланс за синтетична сметка "Стоки"
Счетоводният баланс за аналитичните сметки е набор от обороти и салда за всички аналитични сметки, открити за синтетична сметка. Резултатите от оборотните ведомости за аналитичните сметки се сверяват с данните от съответната синтетична сметка в оборотните ведомости за синтетичните счетоводни сметки.
Да се обобщи информация за движението на имущество иизточници на организацията, както и за да се контролира правилността на прилагането на счетоводните записи, се съставя лист за оборот на шах за синтетични сметки (Таблица 5.9).
В оборотната ведомост на шаха в първата колона се записват имената на всички сметки с обороти. Кореспондиращите сметки са представени в колони. Във всяка клетка на листа за оборот на шаха се вписва сумата на оборота с еднаква кореспонденция на сметките.
Шахматният оборотен лист позволява да се запознаете с естеството на фактите от икономическия живот, като в същото време е технически метод за наблюдение на правилността на изготвянето на счетоводни записи.
Таблица 5.9.Шахматен оборотен лист за синтетични сметки (образец)