Системата от регулации в компанията като крайъгълен камък на ефективността на лидера

Евгений Севастянов

Консултира повече от 70 компании в областта на редовното управление: от 10 до 9000 души (включително: холдинги, вериги магазини, фабрики, сервизни компании, строители, държавни служители, уеб агенции, онлайн магазини). Ученик на Александър Фридман.

на кого:ръководители, топ мениджъри, собственици

„Отново двойка!“ или „Вършете ми работата вместо мен“

Колко пъти на ден трябва даповторявате работата на подчинените си? Веднъж? две? Или може би пет? Постоянно?! В такъв случай имам две новини за вас: едната е добра, а другата е лоша.

Ще започна с лошото. Ще са необходими значителни усилия, за да се промени ситуацията към по-добро. Не, не подчинени, а ваши! И накрая, добрата новина е, че след прилагането на системата от регулации (системата от наказания и награди също ще бъде полезна),Ще забравите какво означава да повторите нечия работа. А сега по-подробно.

Системата от регулации е спасителен пояс за лидера

Добрата система от разпоредби даваза вас лично и за вашата компания(за отдел, отдел и т.н.) следните предимства:

резултатът от работата, извършена от подчинените, ставапредсказуеми съответства на зададените параметри за качество.
спестява се значителновреме за мениджърите(и най-важното, нерви!): при обучение на нови служители, при управление на ежедневните задачи.
Стратегически:мащабируемост на бизнеса и независимост на персонала.

Въпреки това, за да постигне тези предимства, лидерът ще трябва да работи усилено и дълго време (както винаги, няма магически аерозоли, пръскани сред вашите подчинени). Всъщност системата от разпоредби еформализиранасистема от правила.

Вълшебни хапчета и аерозоли, пръскани сред вашите подчинени, не съществуват

Пригответе се да инвестирате значителни усилия и време. Играта със сигурност си заслужава свещта (за един от възможните резултати вижте статията „Отдалечено управление на фирма: как да управлявате бизнеса си от всяка точка на света“).

Парадокс или доказателство: защо регулациите в повечето компании не харесват нито дъното, нито върха

Наредбите и длъжностните характеристикиНЕ харесваттолкова много мениджъри и техните подчинени. И ето защо:

Условия за действие на системата от регулации – необходими и достатъчни

Системата от регулации работи само ако са изпълнени всички от следните параметри:

Подчиненитеимат мотивацияда спазват разпоредбите (прочетете статията „Как да мотивираме служителите да работят: защо Европейската система за мотивация НЕ работи в България. Историята на моите провали и грешки“).
Лидерътпостояннонаблюдаваизползването на разпоредбите, когато тяхното прилагане е необходимо. Проверява и резултата от извършената работа съгласно нормативната уредба за съответствие с посочените параметри за качество.
Всички разпоредбипостоянносе актуализиратв съответствие с промените в бизнес процесите. Системата от наредби трябва да съдържа само актуални. Всичко останало е временно изключено.

Как трябва да бъдат приложени разпоредбите: изненадващо или планирано?

Преди приемането на нова наредба -е необходимо нейният проект да бъде обсъден с всички заинтересовани страни. След като дискусията приключи, всички редакции със задна дата и извинения като„Не съм съгласен с това, затова го направих по различен начин“се спират и наказват. Прочетете ощестатия не за хора със слаби сърца „„Насърчавайте и наказвайте, не мамете и не прощавайте“ - система от награди и наказания за служителите.“

По същия принцип се правят съществени допълнения в съществуващите наредби, длъжностни характеристики и алгоритми. Обикновено правя това въвформат на съобщениев нашия вътрешен корпоративен портал (вижте екранната снимка по-долу).

Между другото, от служители, които са в позицията на "покорност" или "лоялност" към системата за управление, можете да получитенаистина ценни допълнения. Следователно тази възможност не трябва да се пренебрегва.

Не забравяме, че също толкова важна задача на лидера е да„продаде“ на своите подчиненивъведените разпоредби или допълнения. Но ако по някаква причина продажбата „не се е състояла“, а обстоятелствата го налагат, регулацията се въвежда с волево решение. Въпреки това, добрият лидер трябва да „напомпа” умението си за „продажби”!

Наредбата не е грешна или "покажете ми виновния"

Ако след изпълнение на задачата съгласно правилата подчиненият получи незадоволителен резултат, тогава като лидервиесте виновни. Така че забравете за наказанието. Накажете себе си или, в краен случай, наредбите (разбира се, не трябва да нарушавате наредбите, просто направете промени в тях, които ще ви позволят да вършите работата ефективно в бъдеще).

„Послушай добрия съвет, приятелю, ние нямаме магазин за колбаси!“

Навремето един от моите служители го каза, когато чу за началото на въвеждането на редовен мениджмънт и система от регулации в Open Studio. Емоциите, както се казва, се развихриха. По-късно трябваше да се разделя с него. И не само с него. Бъдете готови, чесистемата от регулации ще измете безделниците от вашата компанияс „гадна метла“. И ето един урок за добрите приятелиПо-долу.

Забравете изтърканите „клишета“, че регулациите важат само за работниците, заети в производството (служителите със сигурност ще ви убедят в обратното с постоянство и енергия, достойни за много по-добро използване).

За повтаряща се работа в правилника е необходимо да се предпише последователност от действия, а за нестандартни задачи - основните принципи, които трябва да се следват при тяхното решаване.

Инструкциите и алгоритмите работят чудесноза топ мениджъри, мениджъри, търговци, дизайнери, програмисти, счетоводители, адвокати и др. За пореден път работят - за всички!

Всички ваши бизнес процеси / работа / задачи не подлежат ли на подробно описание? И ето го решението. За повтаряща се работа в правилата е необходимо да се предпише последователност от действия, а занестандартни задачи - основните принципи, които трябва да се следват при тяхното решаване.

Алгоритъм за начинаещи - "довършете" ги един по един

Определете основния бизнес процес във вашата компания. Започнете да го описвате. В процеса на описание ще се появят правила и алгоритми за разклоняване.Избягвайте разработването на система от регулации „набързо“. Първо, разработете един регламент, приложете го, постигнете неговото прилагане и едва след това преминете към следващия „клон“.

Списък на стандартните разпоредби "за семена"

Как лидерът да не се превърне в тичаща катерица на колело

Добре, да кажем, че имате работеща система от разпоредби. Но какво да правим след това? В края на краищата броят на разпоредбитенепрекъснато нарастваи отнема все повече усилия и време за актуализиране на старите и разработване на нови.

Има изход - включете тази работа в задълженията на вашите подчинени! това достатъчно ли е? За съжаление не". Трябва да го вземете на сериозно:

Но не се ласкайте предварително:разработването и разработването на стратегически правила най-вероятно ще остане ваше почетно задължениедокато държите високия ранг на лидер.

Използвайте с повишено внимание

В някои ситуации и в началните етапи от развитието на компанията (т.нар. етап „Хайде, хайде“ според Ихцак Адизес) наличието на регулации може да доведе до отрицателен резултат. Ихцак Адизес пише за това в своите писания (и не само той). Моля, имайте предвид, че може да има различни степени на регулиране за различните отдели на компанията.

Например отделът за разработване и разработване на нови продукти може да има много по-малко „формализирани и записани до запетая“ разпоредби в сравнение с отдела за обслужване на клиенти. Въпреки това, според мен, корпоративните разпоредби, които определят ценностите на компанията, стандартите за качество на резултатите от работата трябва да бъдат единни и задължителни за всички служители.

"Не сменяйте канала!"

В следващата статия ще анализирамнастоящия алгоритъм за писане на регламентив „Отворено студио“. Също така ще ви кажа каквитехнологии(програми и услуги) могат да се използват за изграждане на корпоративна система от регулации.