Ситуационни стаи в публичните органи
Малко вероятно е някой да спори, че темата за ситуационните стаи е революционна и нова. Центърът за управление на мисията (репортажите от залата на MCC изпълваха ефира на световните телевизионни компании повече от веднъж) или контролната зала на Министерството на железниците могат безопасно да бъдат включени в списъка на активните ситуационни стаи. Но днес съвременните технологии се търсят не само от корпоративния сектор; те стават все по-популярен инструмент в публичните органи.
Въпреки факта, че бюрокрацията расте бързо, в същото време натоварването и обемът на документооборота, които падат върху ръководителите на държавните отдели, се увеличават. В обществено-политическата преса неведнъж блеснаха цифри, че министър-председателят на България Михаил Касянов трябва да подписва до осемдесет документа на ден. Главните министерски лидери подписват до 40 документа всеки ден. Освен това опашките за прием достигат огромни размери, дори и с уговорка не винаги е възможно да се стигне до среща с най-високо титулуваните лица.
При такава катастрофална липса на време е важно да не допуснете грешка, която може да прерасне в голям стратегически пропуск. В този случай възможностите на ситуационната стая ви позволяват да повишите ефективността на работата, като намалите времето, прекарано за вземане на отговорни решения.
В допълнение, техническите ресурси на ситуационната стая помагат за по-задълбочено разбиране на проблема. Представителна група от служители (25-35 души) в рамките на 2-3 дни, по определени методи, е в състояние да проведе стратегическа среща. Например, президентът на Съединените щати едновременно използва услугите на до 150 външни мозъчни тръста. За ИТ специалистите това означава възможност да се издигнат над информациятасправочни задачи и да преминете към решаване на задачи от по-висок ред.
Но това е по-скоро теория, но на практика ресурсите на ситуационната стая се обръщат по-често, когато екип или лидер попадне в трудна ситуация. Например, нещо трябва да се направи, но или няма достатъчно време, или ресурси, или хората не разбират нещо, или няма достатъчно първоначална информация, или, напротив, има твърде много. Разбира се, трудностите обикновено могат да бъдат разрешени чрез събиране на целия персонал и изясняване на проблема без прибягване до ситуационни технологични ресурси. Рано или късно проблемът ще бъде решен или ще изчезне от само себе си. Но все по-често мениджърът трябва да намали времето за решаване на проблема.
Важно е не толкова да се разработи каквато и да е програма с помощта на ситуационна стая - това просто не е трудно. По-трудно е да го обясниш на всички, присъединявайки се към мненията на лица, които влияят върху крайното решение. Не толкова отдавна в една от областите на България беше разработена програма за развитие на младежката политика в региона за тригодишен период. Но губернаторът дълго време не подписа тази програма, въпреки че призна, че програмата е много добра. Той обясни това, като каза, че предишната програма е била добра, но престъпността се е увеличила, наркоманията се е увеличила и нивото на духовна деградация също се е повишило. А за новата програма са нужни още повече пари, които ще трябва да се вземат от други инициативи и може би 200 събития не си струват провеждането, но са достатъчни 50. Публичната политика е приоритизиране, всички трябва да се споразумеят за важността на определени позиции и е изключително трудно да се направи това: в крайна сметка стотици фактори влияят върху приоритизирането, което може да бъде трудно да се постави в една картина. И ако вземем предвид, че 30 души, които влияят върху приемането на програмата, имат всеки свои интереси ... Иизобщо няма време. В този случай просто не можете без ситуационна стая.
Нетипични задачи
Съвременният ситуационен център е комплекс от взаимосвързани модели на различни процеси, които позволяват да се предвидят последствията от определени решения. Ето защо организацията и работата на ситуационните центрове са от голям интерес за специалисти в най-различни области. Въпреки това е невъзможно да се създаде типичен проект за изграждане на ситуационен център. За всяка задача трябва да изградите свое собствено оригинално решение, конфигурацията на ситуационната стая трябва да съответства на района, в който работи (например може да бъде заседателна зала на Научния съвет).
Има две типични препоръки за ситуационна стая. Той трябва да има определено средство за колективно показване на информация, място за концентрация на колективно внимание, подобно на училищна дъска, към която всички са свикнали от първи клас. Втората характеристика е удобните условия на работа за няколко души.
Обикновено стратегическа среща в ситуационна зала се ръководи или от лидер, или от външен консултант. В същото време стратегията на даден орган (министерство, ведомство, администрация и др.) може да се разбира като съгласие на неговите служители по отношение на целите, към които трябва да се стреми, и начините, които трябва да се следват за постигане на целите. Целите и начините се формират в контекста на нормативно установените за органа задачи и функции. Стратегията може да бъде представена например под формата на основните положения на концепцията за целевата програма, план от стратегически мерки.
В процеса на провеждане на стратегическа среща фасилитаторът може да бъде изправен пред следната задача: да гарантира, че екипът формулира дърво от цели за разрешаване на проблемна ситуация, да определисписък на външни и вътрешни фактори, влияещи върху ситуацията, поставящи проблеми и задачи, които възпрепятстват постигането на целите, разработване на основните направления и дейности. И най-важното е необходимо да се осигури консенсус относно приоритетите на формулираните цели, фактори, проблеми и т.н.
Проблеми с разпространението
Не е тайна, че не всички мениджъри владеят отлично компютри. Не им е лесно да се доверят на съвременните информационни средства. Според ИТ специалисти, това често се превръща в значителна пречка за използването на съоръженията на ситуационните стаи. Но както казва Александър Райков, изпълняващ длъжността държавен съветник на Руската федерация, доктор на техническите науки, професор в Българската академия за държавна служба при президента на Руската федерация, член на Аналитичния съвет на Центъра за икономически изследвания към правителството на Руската федерация, „... можете дълго да обвинявате лидерите, че са неграмотни в областта на ИТ, но всеки е грамотен в своята област. А мениджърът, който работи по 18 часа на ден, физически няма време да изучава методите и моделите на ситуационната визуализация на стаята. И продавачите на решения започват да говорят с него на език, който е напълно неразбираем за него. Така че това е по-скоро проблем на продавача."
Ситуацията също не е лесна с оценката на ефективността на използването на ситуационни стаи. Факт е, че нито един законодателен документ, включително Конституцията на Руската федерация, не посочва, че държавните органи трябва да повишават ефективността на своята дейност. Следователно използването на ситуационните стаи трябва да се разглежда изключително като скъпоструващо, където въпросите за изплащане или възвръщаемост на инвестицията дори не са на дневен ред.
Освен това съществува погрешно схващане, че възможностите на ситуационната стая са толкова неограничени, че могат да решат проблема за лидера. Съвсем не - тете просто помагат да се намали времето за изпълнение на функциите за вземане на решения и разрешаване на проблемни ситуации. Практиката показва, че не всички модели, които са характерни за дискусия в ситуационна зала, не всяка информатизация замества лидера. Много често най-отговорните решения се вземат в разрез с предлаганите методи или решения. Не е нужно да търсите надалеч примери, когато ръководството трябва да вземе непопулярни решения, противни на учебникарските истини. В същото време опитният лидер е склонен да се доверява повече на своя опит, интуиция и някаква скрита информация, която не винаги може да бъде публично достояние.
Положителен ефект
Въпреки тези проблеми, опитът от провеждането на стратегически срещи в различни субекти на федерацията показва, че резултатите от срещата и самият процес на нейното провеждане спомагат за въвеждане на ред в планирането на работата, организационното и функционалното структуриране, повишаване на мотивацията на служителите, подобряване на контрола и въвеждане на принципите за управление на качеството. Провеждането на стратегически срещи в ситуационни стаи и колективното формиране на стратегия за действия на органа подобрява имиджа на лидера, спомага за бързото разрешаване на конфликти, създава атмосфера на лидерство и доверие в екипа, повишава ефективността и последователността на работата в екипи. Например, разработването на цялостна държавна програма отнема около девет месеца. Според експерти, с помощта на ресурсите на ситуационната стая, решаването на този проблем ще изисква пет пъти по-малко време.
Към днешна дата вече в десетки региони на България държавните органи използват технологията на ситуационната стая. Постепенно се превръща в цяла култура на вземане на решения. Но този процес трябвабъдете по-еволюционни. Опитът показва, че ако една обикновена среща е структурирана и преведена в ситуационни стайни технологии, тогава буквално след две или три срещи идва разбирането за предимствата на новите технологии.