Срокове за съхранение на документите по номенклатурата на делата през 2019 г
Нормативна база
Не забравяйте, че разпоредбите имат препоръчителен характер.
Трябва да се обърне внимание на конфликта, възникнал във връзка с тези промени. Съгласно чл. 3 от горепосочения закон, абсолютно цялата информация за персонала се отнася до архивни документи, отразяващи трудовите отношения на служител с работодател. Списъкът, одобрен със Заповед № 558, обаче не включва нови промени. В резултат на това възникнаха разногласия. Според някои експерти срокът на съхранение се променя от 75 на 50 само за документи по номенклатурата на делата с фиксиран срок на съхранение 75 години. Според други новите условия важат за целия архив.
Правила за съхранение
Служителят, отговорен за поддържането на управлението на досиетата на персонала и съхраняването на информация, се назначава със заповед на ръководителя на организацията, функционалните му задължения са фиксирани в длъжностната характеристика.
Информацията за персонала се оформя в дела по утвърдената номенклатура.
Под формиране на дела трябва да се разбира групирането на изпълнените документи в дела (папки) в съответствие с номенклатурата на делата.
По-долу е процедурата за създаване на случаи
1. На корицата на кутията трябва да бъдат посочени следните данни:
- име на организацията (пълно)
- наименование на структурната единица (пълно)
- номер на делото (по номенклатурата)
- заглавие на делото
- срок на съхранение на документите по номенклатура
2. По делото са представени:
- само попълнени и изпълнени документи
- едно оригинално копие, с изключение на няколко случая
- публикувани за една календарна година
Вътре в кутията документите се подреждат по номера и дати; при надвишаване на 250 листа или обем (4 см) документът се разделя на томове. В големите организации се издават голям брой заповеди, като правило те се подават по различни случаи (например заповеди за родителски отпуск, заповеди за неплатен отпуск и др.).
Срок на годност
Сроковете за съхранение на документацията са показани в таблицата.