Съставяне на номенклатурата на делата на отдела по персонала в примера на организацията (2019)

Организацията е сложен механизъм. За добре координирана работа е необходимо не само да се коригират производствени или други процеси, но ида се систематизира работният процес.

Последният съществува, за да не се бърка в делата и действията. За всеки отдел, например за отдела по персонала, се определя номенклатурата на делата, които са под негова юрисдикция.

Уважаеми читатели! Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Защо една организация се нуждае от номенклатура на случаите?

Номенклатурата на делата на службата по персонала е указател на архивни файлове на служители и други материали, свързани с персонала: кога са били наети, кога са били уволнени, заплата, движение в организацията и др.

В допълнение, служителят може да поиска архивна информация по време на работа и след уволнение, така че имасрок за съхранение на материали или дела.

Необходимите документи се намират в отдела. Останалите материали са изпратени в архива. Номенклатурата ви позволява да рационализирате нещата, да ги систематизирате. Нейните характеристики:

Лесно търсене.
Индексиране на съхранени документи.
Установен срок на годност на материалите.
Осчетоводяване на документи, които се съхраняват по-малко от 10 години.
Отчитане и инвентаризация на тези, които се съхраняват повече от 10 години.
Унищожаване на документи, чието съхранение е прекратено, срокът е изтекъл.
Съставяне на актове за тяхното унищожаване.

обратно към съдържанието ↑

Материалите, както и случаите, включени в работния процес, имат свои собствени имена. Систематичен списък от тях се нарича номенклатура. Съставя се в предписаната форма.

Номенклатурата етривидове :

Типично. Задължително е за организации от същия тип. Утвърдени със закон или отдел за подчинени структури.

Приблизително - препоръка за определени предприятия и организации.

Индивидуален. Създава се за конкретна организация, одобрена от нея. Може да съдържа два подвида: за раздел и обобщение, т.е. създаден на базата на номенклатурите на всички раздели.

обратно към съдържанието ↑

Номенклатури на отделите

Всеки отдел на организацията поддържа собствена номенклатура на делата. Делата на всеки отдел са различни, съответно, иноменклатурата е различна. Помислете например за образци на номенклатури на няколко отдела на организация.

Счетоводство

Номенклатурата на този отдел включва всички документи, свързани със счетоводството, данъчната отчетност, включително застрахователните премии. Включва вътрешни счетоводни документи и изходящи, например данъчни отчети. Включете в списъка и входящи документи, платени сметки и други подобни.

Ако функциите на отдела за персонал също са възложени на счетоводния отдел, тогава документите за персонала също се включват в номенклатурата.

Законни

Списъкътвключва всички правни документи, свързани с дейността на предприятието. Задължително трябва да съдържа федерални законодателни актове, нормативни документи, резолюции на регионални органи, устава на организацията, списания с пълномощни, актове за приемане и прехвърляне на длъжността ръководител на звеното.

Основната характеристика на тази номенклатура е, че тя не се предава за съхранение във ведомствени или държавни архиви.

Съхранява се постоянно в организацията до прекратяване на нейната дейност. За документите, включени в списъка,периодът на съхранение е зададен на5 години. В същото време федералните актове се отписват, когато загубят силата си, местните - след една година, вътрешните - от момента на прекратяване на тяхната валидност в рамките на пет години.

Отдел човешки ресурси

Номенклатурата на службата за персонал включва документи и материали, свързани сперсонала и служителите на организацията :

Съставен от служител по персонала.
Получени от ръководството, свързани отдели, персонал.
Счетоводни документи на персонала, формуляри, които се предоставят за работа с персонала.

Основният списък с документи включва:

Инструкции за работа.
Правилник за подразделенията и трудовия правилник, както и неговите правила.
Вътрешни актове, свързани с персонала, например мотивация, материални и морални, защита на личните данни.
Заповеди, заповеди за персонала.
Договори (трудови), включително споразумения към тях.
Лични досиета на служители. Списъци, регистрационни карти по Т-2 (счетоводна форма).
Книги за заповеди за персонала, дневници за тяхната регистрация, както и договори, отчитане на командировки, трудови книжки, ваканции и др.
Обяснителни, служебни и други бележки, както и доклади и други материали, които служат като основа за издаване на заповеди и заповеди за персонала.
Справки, служебна кореспонденция.
Документи на служители, например копия на дипломи или паспорти, други материали.
Входящи документи, например административни актове на служители на организацията.

Списъкът не е пълен. Номоже да служи като основа за създаване на номенклатура. В зависимост от спецификата на дейността, организационната форма списъкът може да бъде допълван или променян. Например, ако колективният трудов договор не е приет, личните досиета не се водят, тогаватези документи може да не бъдат включени в списъка.

Има обачеобщи правила, които трябва да се спазват:

Трудовите договори се включват в лични досиета или се регистрират отделно. Във втория случай договорите се маркират в списъка с отделна група, масив. В първия не.

Споразуменията към договорите не се регистрират отделно.

Ако има много служители, всички договори се разделят на групи, томове и се регистрират по азбучен ред.

Договорите с уволнени служители се преместват в папка с невалидни договори. Говорим за събития, случили се през календарната година.

Формуляр T-2 е включен в списъка отделно. Това е основният документ на персонала.

Картотеката се формира както по раздели, така и по азбучен ред.

Заповедите и заповедите за персонала се съхраняват отделно. Те се разделят според срока на годност.

Таблицата с персонала се съхранява и е посочена в отдела за персонал като копие, тъй като не е независим документ, а приложение към заповедта, която определя основната дейност.

Оригиналът се включва в обобщената номенклатура на организацията. Най-добре е да отделите този документ (копие от таблицата с персонала) в отделен файл. В него ще се съхраняват материали, свързани с промени в държавата.

Основната характеристика на номенклатурата на персонала, струва ни се, е срокът на годност на материалите и документите. Минималният срок е определен за документи, които са станали ненужни, необходимостта от тях е изтекла. Това епоне 1 година.

Важните за организацията и самия отдел документи се съхраняват до ликвидацията на организацията.

Как да композираме правилно?

Организацията изготвя списък на случаите индивидуално. Ако по време на създаванетостандартътноменклатура, след което от установената форма наименованието на делата се пренася в нейния списък.

При формирането на номенклатурата се отчита спецификата на организацията, нейната структура и дейности. Ако организацията има структурни подразделения, тогава първо се създават техните списъци в рамките на отделите или отделите, след което те се свеждат до единна номенклатура на цялата организация.

За разработка можете да включите организация на трета страна, например архив, или да го поверите на вашите служители или отдел. За целта ръководството издадезаповед за разработване на номенклатурата на предприятието с назначаването на отговорни лица.

Списъкътзадължително включва:

Устав.
Правилник за структурните подразделения. Ако са.
Номенклатура на делата на отделите.
Щатно разписание.
Нормативни актове, регулиращи дейността на организацията.
Инструкции за работа.

След анализ на списъците с дела от минали години номенклатурата можеда включва незавършени дела, документи, които са на съхранение (ако периодът на съхранение е повече от 10 години, тогава е задължително).

Първият път номенклатурата се разработва веднага след създаването на организацията. След товавсяка година се актуализира. Ако е необходимо, те допълват или реформират, премахвайки от него остаряло и вече невалидно или необходимо.

Правилатазадават формата на номенклатурата. Съставен е под формата на таблица. За консолидираната номенклатура на (основната) организация вижте Приложение 7 от Правилника за работа на архивите. За разделения - 8 заявка.

Таблицата има 5 колони (графика):

Номер (индекс) на делото.
Името му.
Броят на папките (единиците за съхранение) в кутията.
Срок на съхранение на случая.

Информацията в тази колона може да варира. Например съобщение, че делото се съхранява в електронен вид или се прехвърля на по-висока организация.

Процедура за изготвяне и одобрение

Първата стъпка е да се анализират всички документи, предишни списъци, документи, възникнали в хода на дейността, Хартата, колективният договор, персоналът, правилниците и други важни материали.

Ако организацията има подразделения, те първо съставят своите номенклатури. След това тези документи се съгласуват с експертната комисия (ЕК) или собственатаархивна служба.

След това се създаваобобщена номенклатура. Съгласувана е и с ЕК и със специалистите от архива.

Съгласуваният списък се утвърждава от ръководството и се въвежда в действие съсзаповед.

Не намерихте отговор на въпроса си? Разберетекак да разрешите точно вашия проблем - обадете се веднага:

Бързо и безплатно е!

1 коментар

Здравейте! Заповеди за тарифиране на педагогическите работници в началото на учебната година, за какъв вид заповеди се отнасят по персонал или по основна дейност?