Структура на разбивката на работата в Microsoft Project - Управление на проекти

Какво е йерархична структура на работата?

Йерархичната структура на работите отговаря на следните изисквания на проекта:

Когато създавате WBS, е важно да се гарантира, че WBS форматът е стандартизиран в цялото портфолио. Това гарантира, че данните могат лесно да бъдат извлечени от конкретен проект и че може да се генерира архив от данни за проекта за известно време в бъдеще.

Компоненти на структурата на разбивката на работата

Основните компоненти на RBS са изброени по-долу:

Нива на WBS : Цялата работа, извършена в даден проект, е групирана в йерархични нива, като горните нива изобразяват основните резултати от проекта, а по-ниските нива изобразяват второстепенните дейности, които трябва да бъдат извършени, за да се постигне резултатът. Броят и сложността на нивата на WBS зависят от размера и характеристиките на проекта.
Речник на WBS : Речникът на WBS е важна част от WBS и описва всеки елемент от WBS по-подробно. Той дава подробности за работата, която трябва да бъде извършена, операциите и етапите, оценките на разходите, необходимите ресурси и информацията за договора за всеки елемент от WBS. Основната цел на IBS речника е да елиминира всяка неяснота по отношение на съдържанието на произведенията.
Кодови номера на WBS : Кодовият номер на WBS е уникален идентификатор за всеки елемент от WBS и трябва лесно да се разширява, за да поеме всякакви бъдещи промени в WBS.
Формат на показване : WBS може да бъде представен по различни начини, в зависимост от лекотата на използване за екипа на проекта и организацията. Типичните формати за представяне на WBS структурата са както следва:

Структурно представяне: В този формат WBS се показва с помощта на различни нива на отстъп, спридружаващ ISR кодов номер за всеки елемент.
Табличен изглед: В този формат йерархичната структура на WBS се показва с помощта на колоните на таблица.
Дървовидна структура: В този формат WBS се показва с помощта на дървовидна структура, като всеки дъщерен елемент е свързан с линия с неговия родителски елемент. Родителят представлява по-високото ниво, което се разделя на детето.

WBS елемент : Всеки WBS компонент и неговите свойства образуват WBS елемент.

Работен пакет : Компонентът от най-ниско ниво на WBS за всеки клон на WBS се нарича работен пакет. Работният пакет също така включва дейностите по график и основните етапи, които трябва да бъдат достигнати, за да завърши работния пакет. Едно от основните предизвикателства, пред които са изправени ръководителите на проекти при създаването на WBS, е изборът на правилния размер за работен пакет. Работният пакет, който е твърде голям, означава малък контрол върху операциите. По същия начин управлението на работен пакет, който е твърде малък, изисква много усилия. Правилото 8/80, често следвано от ръководителите на проекти, гласи, че работните пакети трябва да бъдат поне 1 час и не повече от 80 часа.

Създайте WBS в Microsoft Project, като използвате метода отгоре надолу

WBS може да бъде създаден с помощта на различни инструменти и методи. Един често срещан метод за създаване на WBS е методът отгоре надолу. Стъпките, включени в подхода отгоре надолу, са изброени по-долу:

Определете крайната цел на проекта. Това изисква подробен анализ на документа за обхвата на проекта. В MS Project въведете името на крайната цел от клавиатурата в полето "Име на задача".
Оценете резултатите, които трябва да бъдат създадени, за да постигнете целите, идентифицирани в стъпка 1. Въведете списък с резултати.резултати в полето Име на задачата. Преместете всички подрезултати надясно, като използвате клавиша със стрелка напред в MS Project. Вече имате краен резултат, състоящ се от подрезултати в MS Project.
Разделете резултатите на дейности и продължете тази дейност, докато достигнете ниво (работен пакет), където можете да контролирате и проследявате отделни задачи. Внимавайте всеки работен пакет да съдържа само един резултат. В MS Project въведете списък с операции за всеки подрезултат. Повторете този процес, докато се достигне нивото на работния пакет. Не забравяйте да продължите да се премествате надясно на всяко ниво. Преместването надясно създава връзки между резултатите и техните съставни подрезултати. MS Project автоматично генерира WBS кодове в полето за номер на структура въз основа на цялостната структура на всяка задача/дейност. Тези структурни числа се променят, когато задачата се премести на различно ниво или място.
Преоценете целия IBS след задълбочена сесия за мозъчна атака с екипа на проекта и ключовите заинтересовани страни. Целта трябва да бъде постигане на съгласие относно осъществимостта на успешното планиране на проекта, което от своя страна гарантира успеха на вашия проект.

Методът отгоре надолу за създаване на WBS обикновено се използва, когато ръководителят на проекта и екипът на проекта имат малък опит в създаването на WBS или когато изискванията на проекта не са напълно разбрани. Този метод позволява на ръководителя на проекта и екипа да добавят постепенно към WBS в рамките на няколко срещи и сесии за мозъчна атака.

Вграждане на WBS в графика на проекта

WBS формира основата за редица дейности по управление на проекти. Той предоставя ценни данни за изчисляване на разходите, планиране и оценка на напредъка на проекта.

За да вградите WBS в графика на проекта скато използвате MS Project, трябва да добавите допълнителна информация към WBS дървовидната структура с отстъп, която сте създали преди това. Важна информация за добавяне включва:

Продължителност: Общото време, необходимо за изпълнение на всяка задача, трябва да бъде посочено в WBS.
Зависимости на задачи: Указва връзката между задачите. Можете да установите зависимостта, като анализирате мрежовата диаграма, изградена по време на фазата на чертане.
Ограничения: Трябва да зададете ограничения (ако има такива) за всяка задача. Ограниченията също се задават по време на фазата на анализ на диаграмата.
Начална и крайна дата на задача: Когато зададете продължителност за всяка задача, MS Project автоматично изчислява началната и крайната дата за задачата.
Имена на ресурси: Можете да присвоите ресурси, като щракнете върху бутона Присвояване на ресурси.