Създаването на бази данни на базата на архивни документи е една от приоритетните области на дейност
Основана през 1939 г. с указ на Бюрото на Пермския областен комитет на Всесъюзната комунистическа партия на болшевиките
S.A. Пономарев, заместник-директор по основните дейности на GKU "ПермГАНИ"
Държавните архиви са основни информационни системи на регионалното информационно пространство. Възможностите на такава информационна система зависят от обема и естеството на документите на държавно съхранение, от една страна, и от наличието на информационни ресурси в процеса на тяхното използване, от друга. Ако първият компонент изцяло зависи от профила на архива, то вторият - от наличието, надеждността и пълнотата на справочните и търсещите инструменти и показва информационната откритост на архивната институция.
За да се реши проблемът с бързото търсене на ретроспективна документална информация, е необходимо да се актуализира и подобри съществуващият научен справочен апарат (прехвърляне на описи в електронен формат с редактиране на заглавия от най-популярните архивни фондове, модернизиране на съществуващите AIPS), създаване на нови бази данни и системи за търсене на информация, които са търсени от обществото, фондови и тематични индекси.
Именно създаването на тематични бази данни за определени комплекси от архивни документи на базата на единни методически подходи и „хомогенен” софтуер ще позволи на архивите да се превърнат от информационна система „за себе си” в информационна система „за обществото”. Трябва обаче да се отбележи, че този процес не е бърз, старателен, без да се вземе предвид това, качеството на информационния продукт може да пострада по отношение на надеждността на информацията.
Подобна база данни е създадена от архивисти и„Мемориал“ през 2008 г. въз основа на материалите от случаите на проверка и филтриране на лица, които са били заловени по време на Великата отечествена война и след нея са били филтрирани в лагерите на ГУЛАГ. Обемът на базата данни "военнопленници" 5439 записа. В резултат на това днес архивът разполага с уникална и единствена по рода си база данни в национален мащаб, създадена на базата на архивни документи на репресивна тематика с общ обем над 42 хиляди записа. И двете бази данни са достъпни за широк кръг изследователи в читалнята на архива и на уебсайта на нашата институция http://politarchive.perm.ru. Веднага ще направя уговорка, че много ограничено количество лична информация е на разположение на изследователите, което се регулира от действащото законодателство и нормативни документи.
През 2006-2007г в рамките на проекта за безвъзмездна помощ на регионалния конкурс на Руската хуманитарна фондация е създадена базата данни „Лидерите на региона Кама“, която включва информация за първите ръководители на съветските и партийни власти на Пермския регион в периода от 1921 до 1991 г. Общият обем е 2112 лични карти за първите лидери на региона. За формирането на базата са използвани документи не само от архивите на Перм, но и от архивните институции на Свердловска област (в периода от 1923 до 1938 г. Перм е териториално подчинен на Свердловск). Научен ръководител на архивистите в тази работа беше докторът на историческите науки, професор В.П. Мохов. За съжаление програмата има нужда от подобрение по отношение на извличането на информация и в момента се използва само от специалисти по архиви. Архивът планира да финализира този информационен продукт и да го направи публично достояние.
Към днешна дата е създадена програма, която е тествана и започва въвеждането на данни. За целта архивистите са свършили много работа по идентифицирането и сканиранетоархивни документи. Следващата година ще се формира определен масив от информация, който ще позволи да се тества програмата и да се правят корекции. След това ще започне груповото въвеждане на информация. Трябва да се отбележи, че за успешното реализиране на проекта е необходимо архивът да намери своята ниша в новата система на държавно възлагане и формиране на държавна поръчка.
Обобщавайки, трябва още веднъж да се подчертае, че на настоящия етап, като се има предвид степента на информатизация на архивната индустрия, една от приоритетните дейности на архивните институции е създаването на автоматизирана система за търсене на информация (AIPS), съдържаща „информация за информация“ и позволяваща оперативно търсене на ретроспективна документална информация в съответствие с потребностите на обществото.
Изработка на уеб сайт: Компания за архивни информационни технологии