Тайните на писмения език в северноамериканската бизнес среда
Всяка страна има свои правила и представи за начините на бизнес комуникация. В някои случаи се набляга по-малко на писмения език и повече на устната комуникация.
В американската практика докладите, писмата и съобщенията по електронната поща играят основна роля в изграждането на бизнес репутация на човек.
Нека разберем какви са техниките за ефективна бизнес комуникация в Северна Америка, особено писмената част от нея.
Представяне на основната идея/смисъл
В американската бизнес среда е широко разпространен въпросът „и какво мислите“ (така каква е същността на вашия бизнес). Въпросът е, че американците предпочитат да получат основната идея за случай, за да знаят какво да очакват.
Това се обяснява с факта, че времето е най-важният фактор за бизнесмените и повечето от тях просто го нямат. Ако пишете бизнес писмо, посочете основната цел в самото начало на документа.
Ето пример за скрито представяне на основната идея, когато се говори за шефа:
На 10 декември бях помолен от г-жа. Джейн Картър от Бостън, която е била секретарка във вашия офис в Маями. Работила е и в отдела по.
И ето пример за това как правилно да посочите целта на вашето обжалване в писмо в Америка:
Бихте ли уважили г-жа Джейн Картър като кандидат за поста секретар в нашия отдел? Тя заемаше същата позиция във вашия офис в Маями.
Междувременно експертите по бизнес писане съветват лошите новини да се споменават в самото начало на документа.
Трябва също да се помни, че когато се обръщате към властите с някаква идея или предложение, не трябва да използвате прекалено агресивен стил. Например:
- Сега трябва да наемем нов инженер. - Трябва да наемем нов.инженер веднага.
Вместо това трябва да опишете идеята си по-правилно:
- Знаем, че настоящата ситуация не е подходяща за наемане на нов служител, но наистина вярваме, че имаме нужда от друг инженер. Моля, нека обясним причините за това. – Съзнаваме, че настоящата ситуация не е благоприятна за наемане на нов служител, но искрено вярваме, че имаме нужда от още един инженер. Моля, позволете ни да обясним причините.
Простотата на езика
Вероятно сте чували повече от веднъж от вашия учител препоръката да не се увличате със сложни изречения и ярки фрази. Същото важи и за бизнес писмо.
Използването на активен и страдателен залог
- Формата на глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
- Минало причастие (глагол с окончание -ed, с изключение на неправилните глаголи).
- Предложна фраза, която обикновено започва с предлога от (макар и не винаги).
- Презентацията беше организирана от маркетинговия отдел.
- Беше заявено, че зимата ще бъде топла.
Страдателният залог ви позволява да скриете действащото лице или субекта в изречението, така че да изглежда по-дипломатично. Например:
- Активен глас: Mr. Паркър поиска всички да му отнемат колата.
- Пасивен: Беше поискано всеки да вземе колата си.
В примера с пасивен залог знакът е пропуснат, така че читателите да не могат директно да обвинят някого в определени действия.
Авторът Едуард Бейли предлага използването на страдателен залог в следните три случая:
- Ако актьорът е неизвестен.
- Ако персонажът не е толкова важен за смисъла на написаното.
- Ако акцентът е върху извършваното действие, а не върху лицето, което го е извършило.
Ако идеята ви не се вписва в нито един от трите варианта, по-добре е да използвате активния глас. Но и тук трябва да се внимава да не бъдете прекалено праволинейни.
Непредубеденост в писането
Важно е да поддържате непредубеденост в речта, устна или писмена, за да избягвате дискриминиращи думи и намеци.
Уверете се, че писмото ви не съдържа намеци за полови стереотипи или дискриминация въз основа на раса, етническа принадлежност, религия или възраст. Недопустимо е и пристрастие към хората с увреждания и представителите на половите малцинства.