Тип данни
Структура на таблица и типове данни
Работа с майстори
Съветникът е специална програма, която помага при решаването на проблем или създаването на обект от определен тип. Тази програма ще ви помогне за няколко минути да извършите рутинна работа, която без използването на тази програма може да отнеме няколко часа. Помощникът задава въпроси относно съдържанието, стила и формата на обекта и след това създава този обект без никаква намеса от наша страна. Access има около сто съветници за проектиране на бази данни, приложения, таблици, формуляри, отчети, графики, етикети за изпращане, контроли и свойства.
Всички компоненти на базата данни, като таблици, отчети, заявки, формуляри и обекти, в Access 97 се съхраняват в един дисков файл. Основният структурен компонент на базата данни е таблица. Таблиците съхраняват данните, които въвеждаме. Външно всяка таблица на Access97 е подобна на таблиците, с които сме свикнали да работим на хартия - състои се от колони, наречени полета, и редове, наречени записи. Всеки запис в таблица съдържа цялата необходима информация за определен елемент от базата данни. Например, запис за учител може да съдържа фамилия, собствено име, бащино име, дата на раждане, длъжност и др.
При разработването на структурата на таблица, на първо място, е необходимо да се определят имената на полетата, от които тя трябва да се състои, видовете полета и техните размери. На всяко поле на таблица се присвоява уникално име, което не може да надвишава 64 знака. Желателно е името да се направи така, че функцията на полето да се разпознава по името му. След това трябва да решите какъв тип данни ще се съдържат във всяко поле. В Access можете да избирате от всеки от основните типове данни. Един от тези типове данни трябва да бъде присвоен на всяко поле. Стойност на типа полеможе да се задава само в режим на проектиране.
Текст - текст или числа, които не изискват изчисления.
Числен - числени данни в различни формати, използвани за изчисления.
Дата/Час - за съхраняване на информация за дата и час от 100 до 9999 включително.
Парични - парични стойности и числени данни, използвани при математически изчисления, извършени с точност до 15 цифри с цяло число и до 4 цифри в дробна част.
Броячът е специално числово поле, в което Access автоматично присвоява уникален сериен номер на всеки запис. Стойностите на полето тип брояч не могат да се актуализират.
Boolean - може да има само една от две възможни стойности (True/False, Yes/No).
Полето на OLE обект е обект, който е свързан или вграден в таблица на Access.
Съветник за търсене - Създава поле, което ви подканва да изберете стойности от списък или от разгъващ се списък, съдържащ набор от постоянни стойности от друга таблица.
База данни (DB) е наименована колекция от структурирани данни, свързани с конкретна предметна област. Системата за управление на бази данни (СУБД) е набор от софтуерни и езикови инструменти, необходими за създаване на бази данни, поддържането им в актуално състояние и организиране на търсенето на необходимата информация в тях.
Централизираният характер на управлението на данните в базата данни предполага необходимостта от съществуването на определено лице (група лица), на което са поверени функциите по администриране на данните, съхранявани в базата данни.
Целта на всяка информационна система е да обработва данни за обекти в реалния свят.
В широкия смисъл на думата базата данни е колекция от информация за конкретни обекти от реалния свят във всяка тематична област.