Три реални примера как офлайн магазините се автоматизират

В нашия блог на Habré вече описахме как е организирана сервизната поддръжка на търговско оборудване на пазара на дребно. Този път ще говорим за това как магазините изпълняват проекти за автоматизиране на бизнес процесите. Използвайки примера на реални търговски вериги, ще говорим защо компаниите мислят за автоматизация, какви трудности ги очакват по пътя и какво получават в резултат.

Стартиране на автоматизиран магазин от нулата

Миналата година Pilot завърши проект за автоматизиране на мрежа от няколко магазина, които продават козметика, парфюми и стоки за дома. Търговецът искаше да пусне на пазара нова марка магазини и незабавно да предложи на клиентите високо качество на обслужване, включително чрез автоматизиране на бизнес процесите.

След проучване на пазара и конкурентите беше избрано ERP решение и след това започна етапът на търсене на софтуер и оборудване за front-end решение. Бързината и качеството на обслужване на клиентите се осигуряват от фронт системи. Ако софтуерът на касовия апарат не работи добре, тогава ще възникнат грешки при „пробиване“ на стоките и в резултат на това на опашката. Ето защо, когато задачата е да навлезе на пазара и да демонстрира високо качество на услугите, бизнесът предпочита да не използва самостоятелно написан софтуер, а използва индустриални решения, които се използват на пазара от много години и се развиват активно.

Освен това българските търговци предпочитат, ако е възможно, да използват местен софтуер - чуждестранните разработчици не винаги са наясно с тънкостите на действащото законодателство в страната, така че техните продукти може да не отговарят напълно на него. Освен това законите и регулаторните изисквания могат да се променят, но чуждестранните доставчици не са много печелившибързо реагират на тези нововъведения и правят промени в софтуера. В резултат на това компаниите, които го използват, трябва да плащат големи суми отделно за подобрения. Следователно въпросът за допълнителна поддръжка при работа с чуждестранен доставчик излиза на преден план. Не трябва да забравяме и колебанията в обменните курсове, които могат да повлияят негативно на разходите за придобиване на чуждестранни решения за автоматизация на търговията на дребно.

Всичко посочено по-горе доведе до факта, че компанията избра програмата за касови апарати Profi-T на компанията Pilot като предно решение за автоматизация.

Сред другите важни изисквания, които търговецът на дребно направи към инфраструктурата по време на описания проект:

Наличие на широки възможности за управление на POS оборудване

Способност за управление на промоции- конкуренцията на пазара за търговия на дребно с парфюми не е толкова голяма, колкото в сектора за търговия на дребно с храни, но все пак е значителна. Следователно компаниите активно привличат купувачи по различни начини, включително промоции (наскоро говорихме за това как могат да се използват електронни ценови етикети за това).

Наличието на вградена система за лоялност- компанията искаше да имаспособността да се предоставят на клиентите персонализирани отстъпки и бонуси.

Възможност за интеграция с външни системи- в бъдеще се предвижда стартиране на онлайн магазин, така че инфраструктурата на дистрибуторската мрежа трябва да бъде подготвена за интеграция със системите, които ще са необходими за нейното функциониране.

Възможност за мащабиране на системата— при успешно стартиране на решението в пилотни магазини, клиентът планира да развива бизнеса по-интензивно. Следователно внедрената система трябваше да работи еднакво добре както при 3 магазина, така и при 300.

На първия етап от проекта беше необходимо да се изготви подробно задание, което трябваше да съдържа отговори на въпроси относно:

как касовият апарат трябва да продава и бие чекове;
Как се обработват връщанията?
какви роли на персонала на магазина трябва да бъдат конфигурирани в системата;
какви възможности дава на търговците на компанията.

Например, след като проучи пазарния сегмент, в който клиентът работи, стана ясно, че системата за лоялност трябва да се основава на бонуси - клиентите на вериги магазини правят покупки на всеки две или три седмици, така че те се възползват както от редовни отстъпки за промоции, така и от точки, които могат да бъдат натрупани и изразходвани в бъдеще.

В описания случай беше важно да се организира възможността за създаване на сложни механики - например добавяне на отстъпки за конкретни продукти или групи продукти онлайн. Това е необходимо, за да може магазинът да води ценови войни с конкуренти - след като видите промоция в техните магазини, бързо адаптирайте цените си, така че клиентите да не отиват при тях.

Отделен процес е организирането на обмен на данни с ERP системата и касовия софтуер. Тук се конфигурират формати за прехвърляне на данни, задава се информация, която влиза в качванията,временни настройки за обмен.

След стартирането на пилотния автоматизиран магазин трябваше да се коригират някои бизнес процеси. Например, оказа се, че е по-удобно да се управлява отпечатването на етикети и етикети с цени за стоки от софтуера на касата, а не от инструментите на бек офиса, както беше първоначално планирано. Освен това трябваше да се направят корекции поради промени в законодателството. По този начин въвеждането на FZ-54 забави за нас изпълнението на интеграцията на търговската инфраструктура с онлайн магазина. Вместо това започнахме да организираме предаването на данни към данъчната служба в съответствие с новите изисквания.

В резултат на това, шест месеца след завършването на проекта, мрежата достигна изплащане, като победи разходите за изграждане на инфраструктура - не на последно място, такива финансови резултати станаха възможни благодарение на компетентната автоматизация.

Миграция от чужд софтуер със запазване на оборудването

Друг клиент, работещ в сектора на търговията на дребно с храни, се обърна към нас миналата година със задачата да мигрира към нашия софтуер за касови апарати от чуждо решение. В този случай имаше само една причина за преместването - високите разходи за плащане на лицензи поради рублата спрямо долара. Често софтуерните надстройки се извършват от чуждестранни доставчици срещу пари, в резултат на което, за да отговори на новите изисквания на българските регулатори, компанията трябва постоянно да плаща на доставчика на софтуера.

В същото време беше необходимо да се запази цялото съществуващо оборудване и бизнес процеси, които са се развили през годините. На новото решение бяха наложени редица изисквания: системата трябваше да поддържа оборудването, което вече е на разположение на клиента, да отговаря на законите и изискванията на регулаторите (EGAIS, FZ-54), да има функционалност за ограничаване на достъпа на служителите до фронт и бек офис системи.

В резултат на това беше комбинирана една системавсички устройства, използвани в магазините на клиента, дори тези, които преди това е трябвало да се управляват отделно, включително информационни павилиони, контролери за цени и везни. Освен това те успяха да се откажат от оборудването, което стана ненужно - старият софтуер не можеше да извършва връщане на карти на същата каса, където се извършваха продажбите, магазинът трябваше да поддържа отделен банков терминал за тази задача.

Мениджърите на магазини получиха възможност да преглеждат отчети за работата на касите и касиерите и да задават правата за достъп на служителите до различни системи. Вече можеха да регулират натовареността на касиерите - чрез вградените в софтуера инструменти да контролират опашките на касите. Сред другите нововъведения е възможността за отпечатване на етикети с цени от софтуера на касовия апарат, такава функция за архивиране е полезна, когато BO (Back Office) временно не е достъпен за магазина.

Компанията успя да спести много от подобрения на чужд софтуер; тези пари бяха достатъчни, например, за отваряне на нови магазини.

Автоматизация на отделни процеси: интегриране на системи за лоялност

Също така се случва компаниите да използват външни системи, които трябва да бъдат интегрирани и автоматизирани в рамките на едно решение. Не толкова отдавна един клиент, център за дилър на автомобили, който предоставя следпродажбено обслужване и продава свързани продукти, ни постави такава задача не толкова отдавна.

Компанията използва няколко системи за лоялност наведнъж - самостоятелно написана за предоставяне на отстъпки за редовни клиенти, както и редица партньорски - например Aeroflot Bonus и Благодаря ви от Sberbank.

Имаше доста сложни правила за прилагане на тези бонуси - например, ако на клиент се кредитират мили от Aeroflot, тогава предоставянето на точки „Благодаря“ е забранено. Процесът на прилагане на системите за лоялност не беше автоматизиран,следователно, всеки път, когато служителите на представителството са вземали решения относно присъждането на точки, ръководени от хартиена блок-схема. За целта е използвана отделна каса за отпечатване на разписки.

Беше необходимо да се създаде решение, което автоматично изчислява отстъпки, като се вземат предвид всички изисквания, въвежда данни в ERP системата и отпечатва фискални документи.

За решаването на този проблем е използвана комбинация от софтуера за касов апарат Profi-T и принтера POSprint FP510-F. Нашият преден софтуер може да работи с различни външни програми, така че успяхме да автоматизираме процеса на натрупване на точки в съответствие с различни правила, като същевременно минимизираме участието на служителите на дилърския център.

Заключение: 5 съвета за автоматизиране на магазина

В заключение изброяваме основните съвети, които ще ви помогнат да избегнете грешки при автоматизирането на инфраструктурата на магазина:

Маркетинговите функции на софтуера са много важни

Не трябва да използвате самонаписан софтуер за касови апарати- всеки трябва да си гледа работата и не е работа на търговеца да пише софтуер. Многократно сме се сблъсквали със ситуация, при която компаниите мигрират към нашите решения от самостоятелно написан софтуер - неговото създаване и поддръжка от собствените им разработчици е твърде скъпо, докато бизнес функционалността често се оказва не много широка.

Чуждестранните решения са трудни и скъпи за поддръжка и модифициране— когато избирате софтуер от чуждестранни доставчици, трябва да разберете, че в бъдещеБългарските реалности ще изискват сериозни инвестиции.

Важно е да разберете дали решението ще може да работи с текущия хардуер- при мигриране към ново front-end решение е важно системата да може да работи с оборудването, което вече е налично в магазина: касови апарати, контролери за цени, везни, електронни етикети с цени (писахме повече за това тук).

Трябва да мислите за мащабиране от самото начало- когато стартирате магазин, трябва да разберете дали той ще остане единствен или бизнесът ще прерасне в мрежа с времето. Във втория случай софтуерът на касовия апарат трябва да ви позволява да управлявате оборудването на всеки търговски обект. Ако първоначално избраният софтуер не знае как да направи това, тогава той ще трябва да бъде заменен, а миграцията винаги е свързана с допълнителни разходи.