Трябва ли да сканирам всяка входяща бутилка за системата EGAIS
Защо е необходимо всяка входяща бутилка да се разчита със скенер?
Днес въпросът за приемането на стоки на бутилка остава спорен. Тъй като за приемането на всяка бутилка са необходими колосални средства. И ръководителите на дребно и ИТ директорите имат много мнения по този въпрос. Към днешна дата изборът дали да приеме всяка алкохолна единица или не остава на конкретен търговски обект.
В тази статия искаме да споделим нашето мнение относно бутилирания метод за получаване на стоки. Защо е необходимо и защо отделяте толкова много време и усилия.
Този въпрос засяга три връзки, а именно: получаване на стоки, парични транзакции и системата EGAIS. По този начин можем да кажем, че е необходимо да се направи бързо приемане на стоките, за да се намалят логистичните разходи. А дългите манипулации на касиерите могат да увеличат времето за обслужване на потребителя и нарастването на опашките, което може да доведе до спад в търсенето и продажбите. И в крайна сметка самата система EGAIS забавя целия процес.
На първо място, искаме да говорим за самия принцип на системата EGAIS. Тъй като тази счетоводна система е коренно различна от принципа на работа, на който са действали всички търговски предприятия.
Първото нещо, което предприемачите трябва да вземат предвид, е, че системата EGAIS не изразява факта на икономическите операции, като например: плащания, сметки или фактури, наддаване 12, а само факта на преместване на търговска единица, нейното количество, откъде идва и откъде идва.
Преди това търговските обекти имаха възможност със задна дата да записват данни в документи за сближаване на взаимните разплащания. Но сега, с въвеждането на счетоводната система EGAIS, е необходимо незабавно да се изпрати документация за приемане или изпращане на алкохолни напитки.
За какво е: при зареждане на салда в баланса, всички баркодове на всяка единица се въвеждат в системата EGAIS, точно както диапазонът от баркодове се фиксира по време на изпращане. При продажба чрез сканиране на бутилка има възможност по време на сляп обмен на данни със системата EGAIS, без действително да се свързва с реални бутилки, изходът да премине през касата бутилка, която според документите TTN е посочена като връщане или изобщо не е пристигнала (отменен TTN).
И също така в системата EGAIS е създадена собствена номенклатурна директория, която се различава от директориите на търговски обект или доставчик, а продуктите, съдържащи алкохол, в нея имат присвоени артикулни номера или в друг код, например:
Този код е зашит в акцизната марка. Те също имат своя собствена особеност, едни и същи бутилки с подобни етикети могат да имат напълно различни кодове.
Поради това, което се случва: всичко идва от производителя и вносителя, тъй като те имат собствена софтуерна система EGAIS (голяма EGAIS), в която въвеждат данните за своите продукти, факта на тяхното производство, доставка и т.н. Както и различни производствени предприятия или дори различни производствени линии и различни магазини за бутилиране в един и същи завод могат да имат различни кодове и това се прави, за да може производителят на този алкохолен продукт да проследи движението на всяка единица в цялата страна.
Например, дистрибутор опакова продукти в големи контейнери от 6 или 20 бутилки и ги продава с отстъпка. Служител на склада взема всеки палет и го прехвърля на преопаковане, докато всички палети от различни фабрики се смесват, което означава, че според документацията на EGAIS ще има един продукт, но всъщност той е различен, въпреки че по време на визуална проверка е напълно идентичен един с друг.
Да анализирамедруг пример. На мястото на продажбата касиерът пробива бутилка с код, който според системата EGAIS не е влязъл в магазина. Според документацията тази бутилка е посочена в магазин в град Рязан и се опитват да я продадат в Москва, възниква въпросът как тази бутилка се е озовала в друг град или къде магазинът купува нелегални алкохолни продукти.
Да предположим, че по време на одита беше разкрито, че магазинът не бутилира и не купува подземни продукти, тогава възниква въпросът откъде идва тази бутилка в магазина. Доставчикът е виновен за този проблем, а магазинът не е проверил продуктите и не ги е пуснал за продажба.
В тази статия анализирахме, че надеждните и законни акцизни марки, ако са неправилно приети и записани в системата EGAIS, могат да навредят на организацията и да доведат до проверки и глоби. А това означава, че най-сигурният начин за избягване на подобни ситуации е принципът на приемане на стоките бутилка по бутилка.
На първо място, трябва да проверите такива нюанси като:
1. Дали марката подлежи на сканиране.
2. Проверете кода на алкохолните продукти с TTN кода в системата EGAIS.
3. Проверете производителя и вносителя с TTN в системата EGAIS.
4. Дали има акцизни марки в документите TTN, които всъщност са.
Разбира се, сканирането на бутилка е краен случай. На практика можете да намерите начини да отрежете ъглите и да сканирате избирателно. Например, проверете 2-3 бутилки от кутия. Проверете някои доставчици по-внимателно от други. Или сканирайте една номенклатура изцяло, друга избирателно, а третата общо, една бутилка на палет. Изберете само за вас.
Обобщавайки, бих искал да кажа повече за софтуера. От многото разновидности според нас най-добрият за складове е Mobile Smarts EGAIS. В товаСофтуерът разполага с всички основни функционалности за автоматизиране на складови операции. С помощта на терминал за събиране на данни със скенер за баркод е възможно да се провери доставката на стоки с TTN данни в системата EGAIS, да се провери законността на продуктите и да се проверят данните за акцизните марки.
А за търговските обекти е разработен софтуерът Mobile Smarts Shop 15, в който цялата създадена функционалност е подходяща за мобилни устройства с вграден баркод скенер. Този софтуер е предназначен да автоматизира всички работни процеси за отчитане на стоки и инвентар в магазин за търговия на дребно, както и да оптимизира работните места.