Управление на проекти чрез работен процес

Управлението на задачи в плътен поток от проекти е като жонглиране. Една топка падна от дузина - това вече е голям проблем. Опитът да го вземете увеличава риска от изпускане на останалото. Забравете за това - представянето ще бъде по-лошо. И във всеки случай доверието в професионализма на жонгльора е подкопано.

Мениджърът на проекта е още по-труден. Жонгльорът е ценен за ярко шоу, а работата на пием трябва да бъде възможно най-невидима. Въпреки това, толкова много проекти често се натрупват в рамките на проекта, че постоянните провали във всеки от тях се превръщат в норма. И пием започва да се цени за шоуто за вдигане на топките. Тоест за загуба на ресурси, изразходвани за коригиране на преди това създадени губещи ситуации.

Виждаме решението на този проблем в използването на корпоративни стандарти за управление на повтарящи се задачи. Корпоративен - защото стандартите трябва да бъдат разработени преди наемането на PM. Мениджърът може сам да избере най-доброто решение за конкретен проект/екип, въз основа на предварително описани правила, а не да измисля нови правила на играта за всеки нов случай.

Онлайн курс "Професия - интернет маркетинг"

Cossa препоръчва:практически курс по онлайн маркетинг от Ingate, дигитална агенция с 18 години опит.

19 седмици
Менторска подкрепа
Диплома
Стаж в топ агенции в България
Помощ при намиране на работа

Научете повече >>

Основата на стандартите - 2 вида документи

Работен процес

Ако начинаещият не може да разбере за 1 минута как е организирано взаимодействието между участниците в проекта и на какви етапиизпълнението на услугата е разделено, имаме лош работен процес. Добрият документ позволява на професионалиста да разбере за 5 секунди на кого точно е заседнал процесът, ако проектът внезапно спре.

Регламенти

Те описват подробно работния процес, описвайки точно как се получават и прехвърлят информация / данни / материали и каква технология стои зад изпълнението на всяка задача.

Създадох непрекъсната работа в производството на Kinetics на 2 етапа:

Стъпка 1. Дефинирайте единичен работен процес

Ключови въпроси за формиране на единни комуникационни потоци:

Каква е последователността на работа?

Кой е отговорен за всеки етап?

Каква е последователността на комуникацията между служители/отдели?

Какъв вид комуникации се осъществяват?

За визуално представяне на взаимодействието разделих работата за всяка услуга на блокове:

Диаграмата използва следната нотация:

Реализацията на работния процес чрез блокови диаграми ви позволява да отразявате голямо количество информация в компресиран том.Нека вземем един фрагмент:

- Ръководителят на проекта поставя задача заформиране на хипотези (1).

- PM формизадание за извършване на промени в сайта (2).

- След изпълнение на задачата, стратегът информира piem за готовността за стартиране, piem проверява, тества варианта и дава зелена светлина за започване на тестването. Това се счита задоставка на произведения (4).

Подробностите съм ги описал в регламента: как точно се поставят задачи, откъде да се вземе шаблон за попълване на хипотези, как да се генерират правилно, как да се тестват и т.н. Обикновено начинаещи или младши използват правилата, а опитни специалисти се обръщат само към работния процес, т.к. правила за работа итехнологиите вече са им познати и са в RAM.

Стъпка 2. Ретроспективи. Правене на потока по-ефективен

Голям плюс на такава схема е възможността за ретроспективни проекти, когато трябва да разрешите провал или някакъв проблем в управлението на проекти. В този случай ръководителят на отдела или директорът разбира: кой какво е направил и кога и с кого е общувал. За няколко секунди можете да определите на какъв етап е възникнал проблемът и къде трябва да се коригират разпоредбите, така че грешката да не се повтаря.

Същото важи и за служителите, участващи в проекта; всеки може бързо да си спомни къде има проблеми в работата си и мениджърът бързо ще коригира тези точки.

Със сигурност мнозина имат Талмуд (свое собствено уики), където се казва „всичко е същото“. Това е страхотно, но ускореното възприемане на информация чрез схемата е мощен аргумент в полза на работния процес. Опитът показва, че в сравнение с текстови записи или схеми на мисловни карти, такъв работен процес се депозира в паметта многократно по-бързо.

Актуализиране на работния процес и синхронизиране на бизнес процесите

Необходимостта от това възниква в два случая:

Добавена или променена услуга;

Открит е бъг в съществуващ процес (неточност / непълнота / повредени стъпки).

По последната точка актуализирането е 90% от работата.

За да улесните изпълнението, препоръчвам да следите стриктността на изпълнение на работата в връзката CRM-Workflow-Regulations-Project Management System:

Имената на задачите и имената на процесите трябва да бъдат абсолютно еднакви в целия пакет;

Влагането на задачи/процедури трябва точно да отразява структурата на задачите/съхранение на документи.

Служителите също ще намерят грешки във взаимодействието (но е по-добре да не разчитате на тях), или вие, когато одитирате внедряванетозадачи и обратна връзка с клиентите. Но си струва да подчертаете само повтарящи се сигнали / недоволство / желания и да не бързате да редактирате процеси при първото обаждане от клиента, тъй като процедурите за актуализиране са труден етап, който се разделя на:

Промени в нормативни документи;

Уведомяване на заинтересованите лица за промени;

Контрол на внедряването на промяна (95% от времето).

Често всичко това изисква сериозна инвестиция във време на високоплатени служители.

Когато разработвате работен процес, не трябва да забравяте, че прекомерната подреденост води до факта, че трябва да отделите твърде много време и следователно пари за поддържането му.

Грешките и неточностите са навсякъде и след определена точка борбата с тях е по-скъпа от загубите от тях. В същото време тоталният контрол е скъпо и съмнително удоволствие. Разбирането какъв точно обхват от процедури изисква описание идва с опит. Отне ми една година непрекъсната практика за това и сега постоянно виждам подобрения.

Така че при управлението на повтарящи се задачи е важна последователността в работата на екипа и ръководителя на проекта. Ключова роля за това играе визуалното описание на (бизнес) процесите и удобството при работа с тези файлове. Нарочно не пиша “с тези документи”, т.к хората не запомнят сложно структурирана информация в текст, независимо дали е PDF или резюме на хартия. Но блок-схемите на работния процес се усвояват перфектно. Опитай.