Управление на телекомуникационните разходи

Изброяваме основните пречки пред управлението на разходите за телекомуникации. 1. Сметките за телекомуникации обикновено са големи и трудни за четене. Поради бързото и непрекъснато развитие на телекомуникационните услуги, някои услуги се прехвърлят на фиксирана такса, докато други все още се плащат на минута. Разликата в структурата на таксуването прави управлението на разходите тромаво. 2. Доставчиците на телекомуникационни услуги рядко имат стандартен формат на фактура, което затруднява работата с тях, особено предвид наличието на различни доставчици за местни, междуградски, клетъчни и други услуги. 3. Съпоставянето на използването на услугите и информацията, предоставена във фактурата, е много трудна задача и изисква сериозна аналитична работа. 4. Бъдещите нужди на компанията в областта на телекомуникациите са трудни за прогнозиране. 5. Телекомуникационните услуги са динамични. Технологии, доставчици, оферти и цени се променят почти непрекъснато. Проучванията, проведени през 2003 г., вече не могат да се прилагат за 2005 г. За най-новите телекомуникационни технологии е трудно да се извърши компетентна оценка на качеството и страхът от промяна възпрепятства въвеждането на нови технологии, които биха могли да намалят разходите.

Прекарано време

Събиране на информация

Ясно е, че почти половината от процеса на управление на разходите за телекомуникационни услуги е събирането на необходимата информация. На първо място, CIO трябва да разбере дали има хора, на които може да бъде възложена подобна аналитична работа и дали те имат подходящия опит за този проект. Разбират ли телекомуникационните сметки, тарифи, данъци, пазарни и технологични тенденции? За големи организации проекти свързани с управление на разходитетелекомуникации, може да изисква няколко месеца работа от професионален анализатор.

Освен това трябва да разберете как вашата компания планира да промени структурата на телекомуникационните услуги, дали има аргументи за аутсорсинг или против.

След като по този начин стесним сферата на дейност, ще разработим детайлно съответните договори. В същото време трябва да се обърне внимание на датите на началото на предоставянето на услуги и края на договорите, преходните периоди от един доставчик на услуги към друг, тъй като винаги се предлагат специални тарифи за преходни периоди. Някои доставчици на услуги практикуват минимални ангажименти, минимални минути и други подобни и това също трябва да се вземе предвид. Трябва внимателно да анализирате цените на минута, да се уверите, че договорите документират основните използвани тарифи, да изработите договори за гъвкави тарифи в зависимост от трафика, да разберете кои географски области са включени в договора на по-ниски тарифи и т.н. Например, популярна форма е да предоставите избор от три държави с намалена цена за връзка на минута.

Освен това трябва да установим дали се е случвало да плащаме на доставчици за услуги, за които няма договори. Това може да се дължи на факта, че някои отдели или офиси на компанията независимо са подписали договори с доставчици на телекомуникационни услуги.

Накрая трябва да съберете сметките за самите услуги. Срокът за анализ на платените фактури не трябва да е кратък – това е много често срещана грешка. Ако е възможно, съберете данни за тези услуги за последните три години.

След като данните бъдат събрани, можете да започнете да ги анализирате. Тук има много опции. Един от тях е да изберете произволен запис околоразговор и въз основа на продължителността на разговора и цената му в сметката, изчислете цената на минута. След това проверете съответствието му с договора. При изчисляване е необходимо да се вземат предвид всички характеристики на таксуването на първите секунди, ако има такива, цената на връзката и други показатели. Практиката показва, че дори такъв прост механизъм като поминутно плащане с постоянна ставка не гарантира срещу грешки във фактурите. Статистически 45% от сметките на телекомуникациите съдържат грешки и по-голямата част от грешките играят в ръцете на доставчиците на услуги.

Плъскане и тъпчене

През последните няколко години засилената конкуренция добави два нови термина към речника на телекомуникациите - затръшване и натъпкване. Всъщност това са нечестни бизнес практики на доставчици на телекомуникационни услуги с цел спечелване на нови клиенти.

Slamming е замяната на един доставчик на телекомуникационни услуги с друг без съгласието на клиента. Например, един широко използван метод беше доставчикът на услуги да се свърже с клиента относно предоставяната нова услуга, но „забрави“ да информира клиента, че изборът на новата услуга ще доведе до преминаване към нов местен или междуселищен доставчик.

Управление на разходите

И накрая, сега можем да дадем някои съвети относно управлението на разходите. Вече обсъдихме подробно методите за намиране на грешки в сметките. Освен това няма много начини за намаляване на разходите за телекомуникационни услуги:

намаляване на обема на потребяваните услуги или оптимизиране на вътрешните бизнес процеси, което облекчава тежестта върху телекомуникационните услуги;
договори с по-евтини доставчици на услуги;
използвайки по-ефективни и по-евтини технологии.

отот тях първата точка е най-интересна за обсъждане, тъй като зависи изцяло от нивото на управление на ИТ в компанията. Тук има редица организационни въпроси, които ИТ директорът трябва да реши ясно.

Каква е практиката за формиране на бюджети за телекомуникационни услуги? Колко оптимално е?
Как се прилагат най-добрите практики за управление на разходите в телекомуникациите? Можете ли да посочите няколко успешни примера?
Как комуникационните мрежи могат да бъдат преструктурирани, за да отговорят най-добре на настоящите и бъдещите бизнес изисквания? Колко лесно е технологията мащабируема и гъвкава, за да се адаптира към бизнес промените?

Идеален модел

правене на конфигурацията и технологията гъвкави и мащабируеми, за да отразяват адекватно намаленията на разходите в резултат на технологични подобрения;
За да гарантира, че мрежовите инвестиции са в съответствие с бизнес културата, ИТ директорът трябва да избягва дългосрочните инвестиции в проекти, които изискват бърза възвращаемост.
финансовите задължения към доставчиците на телекомуникационни услуги трябва да бъдат достатъчно гъвкави, за да могат да се адаптират адекватно към промените в организационната структура на компанията, съкращенията и бързия растеж;
необходимо е периодично да се разглеждат всички алтернативни начини за подпомагане на основния бизнес с телекомуникационни услуги.