Управление на времето
| Произведения на изкуството | 4911 |
| Биографии | 2004 г |
| Библиографии | 10 251 |
| Речници | 161 |
| Речникови статии | 1 244 706 |
| Автор | Гранин Д. |
| Име | Управление на времето |
| Годината на издаване | 2004 г |
| Глава | Книги |
| Рейтинг | 0,21 от 10,00 |
| Zip архив | изтегляне (272 Kb) |
| Търсене по работа |
Определяне на времето за работа
Никога няма да изпуснете влак, ако вече сте го изпуснали поне веднъж в живота си. J.K. Честъртън
Всеки ден на работа или поставяте срокове, или ги координирате. Сроковете са важни и всеки ги има. Почти всяка работа има краен срок.
Как да не правите грешки при определяне на срокове за работа?
Някои срокове са очевидни, защото една работа трябва да бъде завършена до определена дата и да стане предпоставка за друга. Например, месечните отчети трябва да се подават в края на всеки месец, за да може счетоводният персонал да следи качеството на организацията като цяло. Други дати не са задължителни. Например анализ на картотеки: тук можете също да си зададете краен срок, който ви се струва реален, но ако не го спазите, тогава няма да се случи нищо ужасно.
Основните причини за проблемите при поставянето на срокове са, че или изобщо не ги свързваме с реалността, или се съгласяваме с тези, които ни се предлагат, без да се замисляме за смисъла на случващото се.
Как мога да се науча да се вписвамцелеви дати?
За да спазвате винаги крайните срокове, в работата си се опитайте да се придържате към следните правила:
Планиране по алпийския метод
Година след година ставаме все по-подготвени да изпълним нашите стремежи. Но към какво се стремим? Лорънс Питър
Какво представлява алпийският метод?
Методът на Алпите е сравнително прост и след някои упражнения ще ви трябват средно не повече от 10 минути, за да направите дневен план.
Методът включва пет етапа:
- задачи за изготвяне;
- оценка на продължителността на планираните действия;
- резервация на време (в съотношение 60:40);
- вземане на решения за приоритети и пренасочване на отделни операции;
- контрол (отчитане на неизвършеното).
Какво дава методът "Алпи"?
Използването на алпийския метод осигурява следните основни предимства:
- Най-доброто настроение за предстоящия работен ден.
- Планиране за следващия ден.
- Ясна представа за задачите за деня.
- Подреждане на потока на деня.
- Преодоляване на забравата.
- Концентрация върху най-същественото.
- Намаляване на количеството "хартиена" работа.
- Вземане на решения за приоритизиране и преназначаване.
- Намалете смущенията и нежеланите прекъсвания.
- Намаляване на стреса и нервното напрежение.
- Подобряване на самоконтрола.
- Повишено удовлетворение и мотивация.
- Печалба във времето поради методическата организация на работа.
С успешното използване на техники за планиране на времето и методи за научна организация на труда можете да спестите от 10 до 20% от времето си всеки ден!
Как да започнем планирането по алпийския метод?
Първият етап е подготовката на задачите. За да направите това, запишете под съответните заглавия на „План за деня“ всичко, което искате или трябва да направите на следващия ден:
- задачи от списъка със задачи или от седмичния (месечния) план;
- неизпълнен предния ден;
- добавени случаи;
- срокове за спазване;
- повтарящи се задачи.
Използвайте съкращения, които съответстват на вида дейност или заглавия във формуляра „План на деня“, например:
Б - посещения, срещи;
Г - делегиране на дела;
P - в процеса, в бизнеса;
PC - пътувания, командировки;
PR - писмена работа, бизнес писма, диктовки;
H - процесът на четене (доклади, циркуляри, вестници и др.).
Списък със задачи за деня, съставен по този начин, може да изглежда така:
PC - ново офис пространство;
Б - Шишкин (компютърна програма);
Б — Иванов (партньорска проверка);
P - проект за проучване на пазара;
К - Сидоров (статистика на продажбите);
PR - Василиев (писмо);
H - специално списание за мениджъри;
Т - Кошкин (липса на персонал);
T - Сергей (вечерна игра на билярд).
С малко практика можете да направите списък със задачи по такъв начин, че:
P - проект за проучване на пазара;
Б — Иванов (партньорска проверка);
PC - ново офис пространство;
H - специално списание за мениджъри;
К - Сидоров (статистика на продажбите);
PR - Василиев (писмо);
Т - Шишкин (компютърна програма);
Т - Кошкин (липса на персонал);
T - Сергей (вечерна игра на билярд).
Това обаче е само началото на вашия дневен план.
Какво да направите след определяне на списъка със задачиза ден?
Не забравяйте, че реалистичният дневен план винаги трябва да бъде ограничен до това, което действително можете да направите. След като определите списъка със задачи за деня, трябва да прецените приблизителната продължителност на планираните дейности, например:
P - проект за проучване на пазара;
V - Иванов (партньорска проверка)
PC - ново офис пространство
Ch - специално списание за мениджъри
К - Сидоров (статистика на продажбите)
PR - Василиев (писмо)
Т - Шишкин (компютърна програма)
Т - Кошкин (липса на персонал)
T - Сергей (вечерна игра на билярд)
Очевидно продължителността на отделните случаи не може да бъде оценена с абсолютна точност. Въпреки това, след като натрупате известен опит, ще се научите да планирате времето си по-точно. Също така имайте предвид, че работата често отнема толкова време, колкото имате на разположение. Така че, като зададете конкретен период от време за отделни случаи, вие се принуждавате да се вместите в това конкретно време. Работите много по-концентрирано и по-последователно се отървавате от смущения, ако сте отделили определено време за определена задача.
Колко време трябва да се запази "в резерв"?
Когато планирате деня си, се придържайте към основното правило за планиране на времето, според което планът трябва да покрива не повече от 60% от времето ви и приблизително 40% трябва да оставяте като резервно време за неочаквани неща. Ако започнете от 10-часов работен ден, това означава, че трябва да покриете не повече от 6 часа с плана. Все пак целта ви трябва да е 8-часов работен ден, а планираното време да е приблизително 5 часа!
Ако сте планирали повече от 60% от времето си, тогава трябва неумолимо да вземетевашия списък със задачи към посочените параметри, задаване на приоритети, преназначаване на задачи и намаляване на времето, определено за тях. Останалите дела трябва или да се пренесат за следващия ден, или да се задраскат, или да се свършат за сметка на извънредния труд.
Как завършва планирането по алпийския метод?
Четвъртият етап на планиране: вземане на решения за приоритети, съкращения и преназначаване. Цел: намалете времето, отделено за изпълнение на задачите за деня, до 5-6 часа.
За да направите това, първо, задайте недвусмислени приоритети за вашите дела и конкретизирайте задачите за деня в съответствие с тях. Второ, проверете отново изчисленото си изискване за време и намалете времето за всички случаи до абсолютно необходимото. Разгледайте всяко действие от гледна точка на способността му да бъде делегирано и рационализирано.
Крайният план за деня може да изглежда така:
P - проект за проучване на пазара;
0,5 часа, възложени на г-н X
В-Иванов (експертна оценка)
PC - ново офис пространство
К - Сидоров (статистика на продажбите)
PR - Василиев (писмо)
Възложено на г-н Ву
Ch - специално списание за мениджъри
Т - Шишкин (компютърна програма)
T - Сергей (вечерна игра на билярд)
Защо се препоръчва денят да се планира предната вечер?
Направете план преди започване на работа, а именно вечерта на изминаващия ден: с повече увереност и спокойствие ще се приберете у дома и с повече концентрация на сили на следващата сутрин ще започнете нов ден!
Още на път за вкъщи и на път за работа сутрин, вашето подсъзнание обработва задачите за деня и подготвя възможните решения. Тъй като формулирането на основните задачи е пред очите ви и са очертани подходите за тяхното решаване, новотоденят вече не изглежда сив и тежък, а видим, планиран и управляем.
Франклин планиране
обичаш ли живота Тогава не си губете времето, защото това е материалът, от който е направен животът. Бенджамин Франклин
Какви са характеристиките на планирането на Франклин?
Много мениджъри и ръководители в западни компании успешно използват системата за планиране, приписвана на Бенджамин Франклин. Тези, които използват тази система на практика, отбелязват, че тя помага за значително повишаване на ефективността на работата - както чрез по-добро управление на времето, така и чрез планиране на самата работа.
За разлика от системите, изградени на базата на вече прекарано време, системата на Франклин е "напред" - работи с това, което трябва да се направи. Глобалната задача е разделена на подзадачи, а тези - на още по-малки подзадачи. Визуално тази система може да се покаже като стъпаловидна пирамида, а процесът на нейното приложение може да се покаже като процес на изграждане на тази пирамида:
Ориз. Планиращата пирамида на Франклин.
Как изглежда на практика процесът на „изграждане на пирамида“?
Как точно ще изглежда процедурата за съставяне на моя дневен план на делата според системата на Франклин?
Както подсказва името,приоритетите са задачи, които не търпят забавяне - кървене от носа, но решете!Второстепенни са задачи, които също е желателно да се решават възможно най-бързо, но нищо страшно няма да се случи, ако в краен случай се забавят с ден или два (ако обаче отлагате решението на второстепенна задача твърде дълго, тя може да стане приоритетна). И накрая,незначителните задачи са задачи, които трябва да бъдатрешете (би било хубаво, разбира се, днес), но сроковете не изтичат и ако няма време днес, можете да ги отложите за утре, вдругиден или в началото на следващия месец.
През деня човек трябва да разпредели времето си по приоритет - първо да се занимава с приоритетни задачи, когато са решени - да премине към второстепенни и само ако остане време, той може да направи малко важни неща. Например, имате планирани следните задачи за днес:
Първата задача е приоритетна за вас, т.к. днес изтича срокът на работа по програмата и клиентът трябва да я получи днес, максимум - утре, но не по-късно от 8 часа сутринта. Третата задача също е приоритетна - точно на този ден човек трябва да бъде поздравен за рождения му ден.
Четвъртата и шестата задача са второстепенни - трябва да направите и двете през следващите няколко дни, би било хубаво да го направите днес, но ако сте твърде заети и не можете да отделите време за тези задачи, можете безболезнено да ги отложите за утре.
Втората и петата задача са незначителни за вас (тъй като крайният срок за изпращане на статията е все още далеч и сакото може да лежи в химическото чистене) - можете да ги отложите без много щети за себе си.
В резултат на това списъкът, ако е сортиран по приоритет на задачата, трябва да приеме следната форма:
Човек, който внимателно планира деня си, като правило успява да реши всички основни задачи, често има достатъчно време, за да се справи с второстепенните, а ако имате късмет, тогава има време за второстепенни задачи.
Системата на Франклин предоставя ли специални формуляри за водене на записи?
Да, при условие. Американците използват специални дневници за улеснениеизползвайки системата на Франклин.
Първите (или последните) страници на дневника са запазени за списък с житейски ценности (1-ви етаж на пирамидата), описание на глобалната цел (2-ри етаж) и таблица за записване на генералния план (3-ти етаж).
В началото на дневника има няколко подходящо маркирани страници, посветени на списъка с цели за годината (всъщност дългосрочният план е 4-ти етаж).
В началото на всеки месец и/или всяка седмица една страница е посветена на таблица със задачи за този период (краткосрочен план - 5-ти етаж).
И накрая, всеки ден има своя собствена страница с таблица за списък със задачи за деня (6-ти етаж). Освен това в таблицата са предвидени колони за посочване на приоритета на задачите (препоръчително е приоритетните задачи да се обозначават с буквата "А", вторичните - с буквата "Б" и маловажните - с буквата "С") и за знак, показващ състоянието на задачата. Тези колони трябва да се попълват по време на работа и трябва да се проверяват в края на деня. Приключените случаи е препоръчително да се обозначават с буквата "V ". Отменено, - по една или друга причина, - с буквата "X " (желателно е да се въведе и причината, поради която задачата е била отменена). За висящи дела записът се копира в плана на друг ден (най-често следващия), като в колона "Статус" за текущия ден се рисува стрелка и се въвежда датата, в дневния план на която е вписана тази задача.