Внедряване на информационна система като начин за подобряване на бизнес процесите на предприятието
Автори: Дмитрий Докучаев, Мария Каменнова, Олег Новожилов
Необходимостта от успешно функциониране в тежка конкурентна среда диктува своите изисквания към ефективността на бизнес процесите на предприятието. Решаването на проблема с подобряването на ефективността е неразривно свързано с осигуряването на информационна поддръжка на процесите, така че днес практически никой не се съмнява в необходимостта от изграждане на корпоративна информационна система. Повечето хора, които вземат решения в тази област, споделят мнението, че въпросите за изграждане на информационна система трябва да се разглеждат в контекста на подобряване на бизнес процесите. Също така има ясно разбиране, че системата, която осигурява непрекъсната информационна поддръжка на производствения цикъл, от разработването на нов продукт до пускането на готови продукти, ще бъде най-ефективна.
В същото време, въпреки високата готовност на предприятията да внедряват информационни системи, подходите за тяхното изграждане и методи за внедряване, меко казано, са разнообразни. В същото време всяко предприятие, което се заема с внедряването на информационна система, се стреми да извърши този процес във възможно най-кратки срокове и с високо качество, поради което налага повишени изисквания към организацията на процеса на внедряване. Съвременните методи за внедряване се основават на така наречения процесен подход, а самото такова внедряване обикновено се нарича процесно-ориентирано или просто процесно-базирано. Ще говорим подробно за същността на процесния подход малко по-късно, но засега отбелязваме, че самата възможност за неговото прилагане налага определени изисквания към внедрената система. На първо място, такава система изисква възможност за възпроизвеждане на бизнес процесипредприятия и наличието на инструменти за тяхното подобряване. Сред другите изисквания, ключовите са наличието на единна информационна среда и възможността за съвместна работа на потребителите с едни и същи информационни обекти.
Известно е, че процесите на планиране и управление на производството се основават на информация, която се появява на етапа на проектиране и технологична подготовка на производството. Следователно ефективността на цялата информационна система пряко зависи от уместността и пълнотата на данните, получени на този етап. С други думи, проектирането и технологичната подготовка на производството служат като информационна основа за решаване на производствени проблеми.
Автоматизирането на работата на дизайнерите и технолозите започна с разработването на AWP (автоматизирани работни станции), тоест инструменти за решаване на инженерни проблеми и издаване на съответната документация. Когато големи количества информация започнаха да се появяват в електронен вид, имаше нужда от управление на тази информация - PDM и PLM системите започнаха да навлизат на сцената. По този начин резултатите от работата на локалните средства за автоматизация се интегрират от третата система, а локалните работни станции получават възможност да използват обща справочна информация.
В нашия случай имаме работа с принципно различен начин на работа с дизайнерска и технологична информация. Системата TechnologiCS (и ще говорим за нея в бъдеще) е преди всичко централизирано хранилище на информация за продукти (база данни). От тази гледна точка тя е много подобна на традиционните системи за управление на предприятието (EMS). Въпреки това има значителна разлика, която позволява да се преодолее традиционният недостатък на такива системи - липсата на релевантност на данните и често възникващата необходимост отповторно въвеждане на информация. TechnologiCS предоставя на собствениците на информация - дизайнери и технолози - възможността да работят директно с базата данни. В същото време достъпът до базата данни се осъществява чрез удобен интерфейс, във всеки случай фокусиран върху изпълнението на определена функция (подобно на AWS); осигурени са и всички необходими средства за автоматизация за решаване на инженерни проблеми.
Предмет на по-нататъшно разглеждане ще бъде подготовката за въвеждане на информационна система в областта на проектирането и технологичната подготовка на производството (на примера на голямо машиностроително предприятие - Новосибирския завод за химически концентрати).
Процесен подход
Бизнес процес обикновено се разбира като верига от логически свързани повтарящи се действия, които съвместно изпълняват определена бизнес задача или цел на предприятието. Съвременната процесно-ориентирана организация (фиг. 1) е набор от специализирани функционални отдели, от една страна, и набор от бизнес процеси, от друга. Във всеки от отделите се изпълняват отделни функции на бизнес процеси, а служителите на такива организации, в допълнение към класическото функционално подчинение, са подчинени в рамките на изпълняваните бизнес процеси на съответните собственици на тези процеси.
Ориз. 1. Процесно-ориентирана организация
Трябва да признаем, че днес много машиностроителни предприятия в България са функционално ориентирани организации (фиг. 2), чиято структура, за разлика от процесните организации, има вертикална топология, изградена в съответствие с изпълняваните функции, и строга йерархична подчиненост отгоре надолу.
Ориз. 2. Функционално ориентирана организация
Недостатъците на такава организация салипсата на собственици на процеси, отговорни за крайния резултат, както и наличието на неволна разрушителна конкуренция между отделите и изолацията на служителите от крайния резултат. Бизнес процесите на такива предприятия са сегментирани, т.е. съществуват в рамките на отделни функционални звена, а ефективността на функциите, изпълнявани от отделни структури, често се постига за сметка на ефективността на целия процес. В такава организация взаимодействието и обменът на информация между отделите е изключително сложно, опитът за внедряване на информационна система в такива предприятия чрез последователно автоматизиране на отделни функции води в най-добрия случай до невъзможност за интегриране на внедрената функционалност, а в най-лошия - до провал на проекта. След като изразходва значителни средства, предприятието не получава очакваната възвръщаемост на инвестицията.
При внедряването на информационни системи във функционално ориентирани организации проблемът с преструктурирането на дейността на предприятието в контекста на разбирането и подобряването на бизнес процесите е много остър. Процесният подход е призован да промени ситуацията, тоест използването на система от процеси в организацията, заедно с тяхното идентифициране и взаимодействие, както и управление на процесите. Предимствата на този подход стават очевидни при съпоставяне на процесната и функционалната организация, а допълнителен аргумент в негова полза е акцентът върху прилагането на процесния подход в системата за управление на качеството:
Функционална и процесна реализация на ИС
Подходите за внедряване на информационни системи също могат да бъдат функционални или процесни. В същото време съществените разлики между двата различни подхода са ясно видими още на етапа на подготовка на проекта за изпълнение.
Ако компанията ще автоматизирадейности на отделни служители или услуги на предприятието (по отношение на нашата предметна област, като правило, говорим за инструменти на дизайнери или технолози), тогава има функционален подход: желанието за автоматизиране на отделни функции на предприятието. Най-добрият възможен резултат от такава автоматизация е да се намали времето за изпълнение и да се подобри качеството на тези функции (в този случай разработването на подходяща документация). В същото време от системата обикновено се изисква да предоставя на потребителите максимално удобство при изпълнение на съответните функции, а въпросите за по-нататъшното използване на възникващата информация остават на заден план.
Много по-голям ефект може да се постигне чрез прилагане на процесния подход и внедряване на процесна реализация. В този случай бизнес процесите от край до край служат като обект на автоматизация - следователно, когато задавате задача, е много важно правилно да идентифицирате тези, които трябва да бъдат изпълнени с помощта на информационна система. Разбира се, изборът на процеси, които ще се автоматизират, трябва да бъде съобразен с корпоративната стратегия за ефективност. Избраните бизнес процеси се анализират и след това се проектират за внедряване в информационната система. С този подход се постига синергичен ефект от автоматизацията на отделните функции, тъй като системата организира съвместната дейност на служителите и фирмените служби. На базата на проектираните процеси се определя обхватът на внедрената функционалност (конфигурация на работното място), който покрива нуждите на процесите и едва след това избраните процеси се внедряват в системата.
Предварителната дейност се отнася до етапа на подготовка на проекта за изпълнение. В случай на функционално изпълнение е необходима подготовкакратко време: в началните етапи функционалният подход може да доведе до бързи резултати. Подготовката за внедряване на процеса изисква доста дълго време и по-значителни разходи - но това внедряване осигурява резултати от фундаментално различно ниво, многократно по-високи от всички възможни предимства на първия вариант.
В допълнение, разработчикът на ARIS е консултантска компания, което означава бързо внедряване на софтуерни модули, фокусирани върху използването на нови методи и като се вземе предвид опитът на консултантите в по-нататъшното развитие на системата.
Информационен системен и процесен подход
Помислете за няколко типични случая на автоматизация в производствено предприятие.
Отделите на предприятието използват само хартиени документи. Получавайки информация под формата на документи от външния свят или от други отдели, те я обработват в съответствие със своите функции, като същевременно генерират нови документи, които се въвеждат към други услуги или се изпращат към външния свят.
Основният носител на информация е документът, обработката на информацията е последователна.
Наред с директното използване на хартиени документи (случай 1), част от тях се въвеждат в системата за последваща обработка и получаване на обобщена информация. Агрегираните данни (отново под формата на хартиени документи) се използват от услугите, които консумират тази информация. С очевидни предимства този метод има също толкова очевидни недостатъци. Достатъчно е да се каже, че корпоративната база данни е разделена от документи от източника на информация (дизайнер, технолог) и нейния потребител (MTS услуги, планиране, производствени звена). Определено време се изразходва за въвеждане на информация - следователно нивото на уместност на данните намалява, увеличава североятността от грешки както при въвеждане, така и при използване на данни.
В този случай, въпреки появата на централизирано информационно хранилище (база данни), естеството на бизнес процесите остава практически непроменено в сравнение с първия вариант. Последователният характер на обработката на информация остава непроменен.
Когато едно предприятие автоматизира определени функции поотделно, се формира картина на така наречената пачуърк автоматизация. Качеството на изпълнението на тези функции, разбира се, се повишава, времето за тяхното изпълнение също се намалява, но резултатите от работата на локалните системи са въплътени под формата на всички същите документи. Начинът на обработка на документите не се променя (включително при взаимодействие с автоматизираната система за управление) и няма никакво значение дали документите се отпечатват на хартия или се обменят електронни файлове.
Използването на традиционните PDM и PLM системи ще оставим извън рамките на разговора - това е тема за отделна дискусия. Освен това, както вече беше споменато, има различни тълкувания на самата концепция за „единна информационна среда“ и принципите за организиране на съвместна работа с информация.
Какво дава въвеждането на системата TechnologiCS по отношение на прилагане на процесния подход и подобряване на бизнес процесите?
Единната информационна среда от източници и потребители на информация, на първо място, позволява радикално да се промени целта на хартиен документ и да се разглежда не като носител на информация, а като отчет, генериран въз основа на съответния информационен обект на базата данни. Хартиеният документ става носител на правен статут и представлява набор от данни от базата данни, отпечатани върху формуляр. В този случай файлът (електронен документ) се съхранява в централизиран електронен архив, който е неразделна част от системата и е свързан с базовия обектданните, въз основа на които е получен. Създателите на информация (дизайнери, технолози) и нейните потребители работят директно със съответния информационен обект, като същевременно имат достъп до електронни документи в рамките на правата, предоставени им от системата. Процедурата за организиране на работа с документи, когато те се използват като носители на информация и отчети в базата данни, е показана на диаграмите (фиг. 3, 4).