За електронния документооборот в България, смешните му местни особености и ситуацията като цяло

Но не, един от най-забавните проблеми е саботажът на служителите. Защо? Защото когато внедряването приключи, мениджърът ще може по-добре да вижда всеки конкретен документ (който и да е от всеки служител). Това означава повече контрол. Казано по-просто - по-специално, кражбата ще стане много по-трудна.

Първият пример за саботаже, когато се въведе система за работен процес заедно с автоматизация на процеса едновременно. В този момент хората са дълбоко възмутени от метода на "квадратно гнездене" и други нововъведения и почти събират митинги, че всичко това е от лукавия. Най-често се наблюдава в отдалечени филиали, където за първи път по някакъв начин идва контролът. Решава се, разбира се, само по волята на един от първите лица на компанията, в противен случай има всички шансове да се забиете в междуведомствени "разборки".

Втори етап- след внедряване, когато идва ясното разбиране, че трябва да се работи прозрачно. В една държавна компания потребителите дори написаха трактати, че неравномерното отваряне на екранните форми на системата допринася за влошаване на зрението и развитие на епилепсия.

Но нека започнем отначало, защо въобще има нужда от EDMS на България, когато вече има пакет хартия, химикал, печат и перфоратор.

Веднага трябва да кажа, че имаме готови проекти в атомната енергетика, целият счетоводен отдел на М.Видео се върти на базата на ECM платформата, която сме събрали, има няколко проекта с отворен код, базирани на Alfresco, например един за държавна институция с 250 потребители. По-долу има примери за решения за различни известни компании, но засега ще ви разкажа за пазара.

Защо една компания се нуждае от EDMS?

Първо, контрол. Кой, къде и какво е правил, кой не е работил. Като всяка автоматизация, EDMS решава този проблем доста ефективно. Освен това можете да видите подробности за това кой и какво прави до последнолице в компанията. Можете да видите къде е заседнал документ и кой е виновен.

Второ, премахване на хартията. На първо място вече идват продукти и решения, които ви позволяват да спестявате тук и сега. Плащайте по-бързо, покажете резултати по-бързо. Хартиената логистика е скъпа и ако можете да се отървете от печатането и изпращането на хартиени документи в рамките на група компании (холдинг), това вече е значително ярко постижение. За него инициаторът може да получи звездата на героя и като цяло да отбележи кариерата му. Също така мнозина се интересуват от функционалността на ръкописен електронен подпис (не EDS, а този, когато клиент или служител се подписва на електронно табло върху изображението на подписания документ). Това помага да се приемат документи от различни мобилни устройства, плюс, както казват западните колеги, когато човек се подписва всеки път, а не натиска бутон, това сериозно увеличава отговорността.

Трето, наличието на информация. Всяка важна за компанията информация трябва да бъде достъпна в системата по всяко време, дори когато служител напусне. Ако никога не сте търсили лист хартия за пратката на стоманена кола в компания със сто фабрики, не разбирате тази болка.

И накрая, има още един важен аспект на изискванията за EDMS - системата трябва да е удобна, така че служителите да не си блъскат главите в стената, а да работят нормално в нея (в противен случай нивото на саботаж нараства). Хората трябва по подразбиране да изберат този инструмент, вместо да изпращат файлове по пощата или да ги съхраняват на локално устройство.

В проектите за EDMS изградихме решения както на западни, така и на вътрешни платформи. От Western ECM има положителен опит с EMC Documentum и Alfresco. Първият е голяма търговска платформа от голям доставчик. Втората е компактна, но не ограничена версияECM с отворен код.

От български продукти работим с DocsVision и Directum. Те се отличават от западните ECM с богата функционалност, специализирана за EDMS задачи. Тоест можете да започнете проект за внедряване и да получите добър резултат много по-бързо. Честно казано, трябва да се каже, че има функционално разработени добавки над западните ECM, които улесняват изпълнението на EDMS проекти. В КРОК например такава добавка е изградена върху Documentum и Alfresco.

Има и отделен клас платформи, с които можете да решите проблемите на електронното управление на документи. Става дума за BPM платформи. Например, нашето управление на договори е автоматизирано на K2+Documentum. Платформата K2 Blackpearl BPM отговаря за маршрутизирането на електронни документи, които се хостват в хранилището на Documentum.

Кой има нужда от EDMS в Русия

Първоначално в България нямаше системи за електронен документооборот. Имаше перфоратор. След това дойде електронното номериране на входящи-изходящи (някакво никакво, но счетоводство), след това - съхранението на изображения, защото хартията често се губеше. Тоест основната причина тогава беше създаването на електронен архив на книжата, архивиране. Едва в началото на 2000-те години движението започна да създава процеси в електронна форма - това, което ще се превърне в модерни EDMS. Точно през 2005 г. нашият проект започна в Перм, където всички служители трябваше да бъдат прехвърлени в SED. Отначало там работеха секретарки за лидерите, защото малко хора дори разбираха какво е това и защо, но желязната воля на най-важните доведе до факта, че постепенно всеки лист и всяка стотинка (преувеличавам) започнаха да се вземат под внимание (представете си „радостта“ на всички участници). Поколението се смени и системата работи, но лидерите вече са свикнали. Между другото, там въведохме и правно значим цифров подпис, което беше достатъчнотрудно по това време.

За мнозина обемът на документите е нараснал толкова много, че старият EDMS просто не дърпа основата. Звучи смешно, но това често е достатъчно голям проблем за компании със стари реализации.

Доста компании сега изграждат от нулата. По правило големият бизнес вече има някакво решение. Ако EDMS е правилно внедрена, тогава тя е помощ за бизнес процеси или общо базирана система за поддръжка на процеси. Всичко в компанията опира до него и затова, ако станеш голям бизнес, автоматично вече имаш нещо такова. Ако има проблеми в системата за електронен документооборот, значи цялата организация има проблеми.

Имаше например случай, когато компания остана на EDMS, която спря да се развива преди 2-3 години. Необходими са нови функции - но продавачът не може да ги направи. Някъде бяха изковани патерици, някъде бяха заковани външни модули, някъде просто загубиха част от процесите.

Една от новите причини за модернизиране на EDMS са интерфейсите. Хората са свикнали с контактите във Facebook и EDS трябва да е също толкова лесно за тях. Случва се разходите за обучение в даден момент да надхвърлят разходите за модернизация. И повечето от новите EDMS са почти винаги използваеми.

За Федералната служба за държавна статистика (Росстат)надграждахме SED, който те вече имаха. Проектът в Росстат е реализиран от КРОК на базата на първото решение, базирано на EMC Documentum. Етапът на обучение на служителите за работа със системата беше организиран с помощта на „облака“ – Виртуалния център за данни на КРОК. От важното се постигна:

Преход към безхартиено обращение (има редица особено важни документи, които се подписват ръчно, но те не са много).
Мониторинг на състоянието на изпълнение на документите (което е много важно за голяма организация). Благодарение на принципа на управление от край до крайуправленският персонал получи възможност да контролира изпълнението на своите инструкции на всеки етап и ниво от организационната йерархия;
Повишаване на производителността на персонала (всичко е под ръка плюс съвети за напомняне). Икономическият ефект върху всеки от тях е 144 хиляди рубли. през годината;

За Росавтодорвнедрихме електронна система за управление на документи, предназначена за повече от 2000 потребители. Решението разполага с пълен набор от функции, необходими за работа в офис и архив. С помощта на системата „Контрол на изпълнението на договорите“ служителите на Росавтодор водят записи на сключените държавни договори, контролират изпълнението на задълженията от изпълнителите, проследяват времето и обема на извършената работа и вземат предвид искове и съдебни дела по договори. Важно: ефективна групова работа по подготовката на документи, добре изградена комуникация между централния офис и регионалните поделения, висока степен на информационна сигурност, интеграция на системата за управление на документи със системата за сканиране в линия.

За една много голяма банкавнедрихме система за повече от 4000 потребители на централен офис и териториални клонове. Системата ви позволява да създавате и координирате различни форми на приложения и маршрути за тяхното преминаване. Като част от проекта системата е интегрирана с HP OpenView ServiceDesk за синхронизиране на директории с информационни ресурси, както и статус на инциденти за изпълнение на заявки. Основен приоритет е намаляване на времето за подготовка и обработка на документи.

В НЛМКнаправихме първото внедряване на система за електронен документооборот под Linux в България. Като цяло това е първата ни реализация, много, много стара. Бизнес приложението автоматизира 100 административни задачиапарат. Единен формат на документа и правилно архивиране и архивиране - тогава това беше щастие за тях.

За една много голяма индустриална група от нефтения и газовия секторнаправихме EDMS за повече от 4000 души (приблизително 6,5 милиона документа на година).

Използвани: Oracle Database 11.2.0.3, EMC Documentum Content Server 6.7 SP1 сървър за съдържание, ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5 сървър за приложения, също EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.0, плюс IBM ODM система за управление на бизнес правила 8.5. Интеграция с клиентски информационни системи: SAP ERP, 1C, ASV NSI, BOSS-Kadrovik, ISUP, клиентска банка, система за сканиране, пощенски и факс сървър, Active Directory, OeBS, ESUID (Oracle OIM).

Преди това нямаше унифицирана система за обмен и следователно производителността често се основаваше на обмен на хартия, преобразуване и като цяло странни логистични проблеми. Освен това се появиха всички прелести на контрола и точното проследяване.

За себе си(имаме повече от 2000 служители и до 3000 проекта в процес на година, от които около 20% с бюджет над един милион долара) използваме Documentum и K2 базирани EDMS. За да се опрости одобрението на документи от висшето ръководство, беше организирана система за напомняния по пощата с възможност за одобрение с натискане на бутон.

В същото време корпоративната социална мрежа Jive се използва за сътрудничество по документи, обсъждането и съхраняването им, както и за качване на напомняния за рождени дни.

EDMS и Jive могат да бъдат интегрирани един с друг, за да се опрости работата с документи (имаме този процес на ранен етап). Социалната мрежа е реализирана по следния начин:

Ето изгледа на профила:

И изгледът на дизайна:

Ако погледнете западната ситуация, пазарът на ECM там расте с около 8-10% годишно. Имаме подобен курс, но има две големи фундаментални разлики: първо, делът на решенията с отворен код е доста голям по света (а ние едва започваме да ги разглеждаме), и второ, средно делът на системите за електронно управление на документи в продажбите на ECM е около 40%, а ние имаме 50%.

В нашата страна в началото на 2014 г. има повече от 6,25 милиона работни места, които могат да бъдат автоматизирани с помощта на функционалността на ECM системите. Тоест, конкретно в България нуждата от електронни платформи за управление на документи все още не е приключила, пазарът тепърва ще се развива и ще расте до етапа на насищане поне за няколко години (като се има предвид сегашната ситуация, нещо повече, процесът се забави).

Защо така? Много просто, факт е, че средният бизнес навлиза на този пазар. Да речем преди 10 години имаше само вариант да напишеш нещо свое, малко приложено. Лицензът за крайния продукт беше просто твърде скъп за цената. Сега има възможност да закупите нещо доста достъпно и в същото време напълно функционално или да го сглобите от компоненти с отворен код (ако имате необходимата квалификация). Естествено публичният сектор оказва голямо влияние върху развитието на системите за електронен документооборот в България - има голямо движение за електронен обмен между ведомствата и в сравнение, отново със ситуацията от 10 години, има разлика. Освен това работи естественият фактор на географското разпределение - далеч не всяка компания в България, поради разстоянията, често можете да пътувате лично, така че за големите компании става важно да повишат ефективността на управлението. Това е, на първо място, да видим всички отговорни и да се отървем от безконтролния обмен на хартия, да намалимпериод на търсене на документи.

В условията на криза има шансове за растеж - въвеждането на EDMS може да намали разходите за печат и значително да повиши ефективността на процесите. За някои кризата ще бъде шанс най-после да „прокарат“ отдавна необходимата програма за изпълнение.

Вече почти всеки разбира, че електронното управление на документи е важно. Мнозина искат да инсталират система, за да спестят от същата хартиена логистика, много искат да заменят скъпия внос с ново, по-достъпно решение. На практика те заменят един внос с друг. Те често преминават от етикети с високопоставени марки към отворен код. Продавачите опаковат отворения код в български етикет и го наричат роден български продукт. Пазарът се разраства (поне растеше доскоро), толкова много играчи идват, което поражда цели групи задръствания по време на внедряването - от банално неразбиране на мащаба и натоварванията в различни точки на инфраструктурата до недостатъчна способност за реагиране на промените в клиентските процеси.

Често виждаме как малки играчи се опитват да преминат търсенето на съвпадение на данни в държавни компании по време на интеграция - там простата задача за получаване на данни в правилния формат може да сложи край на цялата идея. Умеем да работим, умеем да показваме прототипи веднъж седмично, умеем да преговаряме коректно – без опит няма накъде. В края на краищата ние сме в състояние да устоим на огромната вълна от първите дни на обаждания за поддръжка след внедряването. И едва след шест месеца или година мъки можете да видите как процентът на просрочените документи, например в държавна компания, започва да се отразява на бонуса на мениджър или длъжностно лице - и как всички процеси изведнъж магически започват да се въртят по-бързо.