За работата на архивния отдел за изпълнение на заявки на граждани и организации
Една от формите на работа на архивния отдел за използване на архивни документи е изпълнението на искания на заявителите, за да се гарантират техните права и законни интереси.
Изпълнението на искания на граждани и организации се извършва в съответствие с Федералния закон „За архивното дело в България“ (2004 г.), Закона на УР „За архивното дело в Удмуртската република“ (2005 г.), Федералния закон „За реда за разглеждане на жалбите на гражданите на Руската федерация“ (2006 г.), „Правила за организация на съхранението, комплектуването, отчитането и използването на документите от Архивния фонд на България и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации на Българската академия на науките“ (2007), както и разработения Правилник за дейността.
Административният регламент за извършване на общинските услуги е „Предоставяне на архивна информация и копия от архивни документи на граждани, организации“.
Административният правилник за изпълнение на обществените услуги е разработен от Комитета по архивите на UR и ние го използваме в нашата работа. Звучи така: „Предоставяне на държавните организации на Удмуртската република, други организации и граждани на архивни удостоверения и копия на архивни документи, съставени по установения ред, отнасящи се до собствеността на Удмуртската република и временно съхранявани в общинските архиви.“
Нашата UR собственост включва:
1. Всички документи, създадени и приети от архивния отдел преди 1994 г.;
2. Приети документи от държавни организации на УР.
Имаме 40% от документите за собственост на UR в нашия архив. Останалите документи са документи за общинска собственост (60%).
За посрещане на посетителитеАрхивът ни е оборудван с отделна витрина, места за чакане и информационен щанд за Кандидатите. Работното място на отговорното длъжностно лице е оборудвано с персонален компютър с възможност за достъп до необходимите информационни бази данни, печатащо устройство, както и възможност за достъп до Интернет. Всички компютри в архива са свързани в локална мрежа, като ръководителят на отдела може да контролира изпълнението на заявките към базата данни и да съветва Кандидатите за хода на тяхното изпълнение.
Приемането на граждани се извършва съгласно работния график на отдела, всички дни са приемни.
Според отчета за 1-во полугодие на 2016 г. в архивния отдел се съхраняват 23155 дела, от които 4589 или около 20% документи по личния състав.
Всички заявки се изпълняват в законоустановените срокове.
Нарастването на броя на заявките се дължи основно на два основни фактора:
1. Увеличаване на обема на документите за персонала, влизащи в архивния отдел за съхранение, което води до разширяване на информационната база на архива и степента на използване на тази база в интерес на гражданите. Този фактор от своя страна е свързан с масовата ликвидация на организации и предприятия, която се извършва от началото на 90-те години.
И така, през 1990-2013 г., отделът по архивиране получи повече от 3200 файла на персонала на такива ликвидирани предприятия и организации като: Киясовоагрохимия, Селкхозтекхника, PMK-13, Центърът за санитарен и епидемиологичен проучвания, Клонът на държавните услуги. Ленин и "Мушаковски", СПК "Ленинец", "Рассвет", "Колос", Киясовское МУ ППЖКХ и др.
Успоредно с увеличаването на броя на заявките се увеличи и тяхната сложност. Почти няма прости и познати искания за стаж и заплати. За почти всичкиПо тяхно искане органите на Пенсионния фонд са помолени да предоставят допълнителна информация: за реорганизация, преименуване на предприятия, периоди на непълно работно време, обучение, отпуск по майчинство и отпуск по болест, изплащане на обезщетение, застраховка, за потвърждаване на преференциална услуга - за марките на заваръчни машини, броя и потреблението на гориво в котелните и др.
Нарушенията на установените изисквания за поддържане на персонални и счетоводни записи сериозно усложняват изпълнението на исканията и поради това архивът често не може да предостави изчерпателна информация за изчисляване на трудов стаж или заплати за някои служители на ликвидирани организации. Например в счетоводните книги за изчисления на заплатите на колхозниците от колхоза Ленинец за 60-те и началото на 90-те години на миналия век са регистрирани само фамилните и собствените имена на работниците, бащините имена и датите на раждане отсъстват и освен това за 1970-1980-те години. общата сума на начислената заплата не е изчислена, трябва сами да сумираме всички начисления.
В своята работа архивният отдел активно си сътрудничи с отделите на Пенсионния фонд на Удмуртската република. Делът на постъпилите искания от органите на пенсионния фонд всяка година нараства. През 2015 г. в тези институции са постъпили 44,2% от исканията в електронен вид от общия им брой.
В същото време голям процент е броят на гражданите, подали заявление лично - 49,5%, само 3,7% са подали заявления по пощата и електронната поща, 2,6% от исканията са получени от МФЦ.
В момента можете да кандидатствате с искане до архивния отдел не само лично, чрез MFC, но и чрез единен портал на държавни и общински услуги. За съжаление досега сме получили само 1 заявка през портала за обществени услуги.
50 години също са много дълъг период за съхранение на документи, затова искам да ви напомня за отговорността на мениджъритеза осигуряване на безопасността на документите на персонала в организациите и моля само да подобря тези условия, но в никакъв случай да не ги влошавам.
През 2015 г. със заповед на Министерството на културата на България бяха утвърдени нови „Правила за организацията на съхраняване, комплектуване, отчитане и ползване на документи от Архивния фонд на България и други архивни документи в органите на държавната власт, местното самоуправление и организациите“. "Други архивни документи" - това са документи по личния състав. Тези правила повишават изискванията за осигуряване на безопасността на документите в организациите, например, ако по-рано беше възможно да се тапицират дървени врати с метален лист, сега вратите на помещението, в което се съхраняват документи (а това може да бъде както архивно помещение, така и офис), трябва да са метални (както се казва в правилата, „с повишена техническа здравина, оборудвани с брави с висока степен на сигурност“), документите трябва да се поставят само върху метални стелажи или в метални шкафове.
За съжаление има малко такива организации, в които помещенията за съхранение на документи отговарят на новите изисквания. Например деловодството, което има отделна стая за архив, файловете се намират в метални шкафове, в кутии за печат. Отдел по семейни въпроси, демография и защита на правата на детството. Този отдел няма отделно помещение за съхранение на архивни документи, както повечето организации, но във всички офиси на отдела са монтирани метални врати, плъзгащи се решетки на прозорците, документи за персонала (лични досиета на отделения, осиновени деца, многодетни семейства) се съхраняват в метални шкафове и сейфове.
Моля ръководителите да се съобразят с горното и да организират безопасносттатехните архивни документи в съответствие с правилника.