Защо прозрачността е толкова важна за подобряване на работата на екипа
Когато работите по проект, можете ли да кажете точно кой изпълнител какво прави в даден момент? Какво се случва, когато екип се натъкне на неочаквани закъснения или препятствия, които се появяват изневиделица? Знаете ли как да решите тези проблеми?
Разговаряхме с Бейли Шеменски, бивш ръководител на операциите в аналитична компания SimpleRelevance Company, и тя описа как се е опитала да изпълни тази задача, като е носила бележник с всички подробности за проекта. Междувременно членовете на нейния екип използваха бели дъски, за да пишат списъците си със задачи. Не е най-удобният вариант.
Оперативният отдел трябваше да отделивреме в търсене на правилната информация в тетрадки или имейли, за да бъде в крак със случващото се.
„Продължавах да губя от поглед дребните неща, защото не можех да определям крайни срокове в календара или да споделям информация с колеги“, спомня си Шеменски.
Нещо подобно се случи в Only-apartments, които отдават апартаменти под наем по целия свят. Маркетинговият му отдел се състоеше от осем отдела и в допълнение към ежедневната работа беше включен в стартирането на нов сайт от нулата. Екипът се бореше да свърши работата,изпращайки стотици имейли и питайки за тарифиимайки десетки срещи. Отново не е най-добрият вариант.
Според Рамон Глинке, маркетинг директор на Only-apartments, те се нуждаеха от ясна картина за това как всички отдели взаимодействат помежду си и кой получава тези или онези задачи.
Решението, както се оказа, беше да се постигне прозрачност в целия работен процес.
Какво е прозрачност на бизнеса
Прозрачността на бизнес процесите е един от професионалните термини вкоито срещате на всеки сайт за бизнес софтуерни решения. Това не означава охранителни камери или дистанционно управление на работния плот, а преди всичконалична информация, която създава по-пълна картина на всичко, което се случва в компанията.
Тоест прозрачността не предполага прекомерен контрол или наблюдение на служителите. По-скоро това е начин за по-добро разбиране на вътрешната механика на екипа, така че да може да бъде подобрена.
Прозрачността подобрява рентабилността на компанията
В случая на SimpleRelevance и Only-apartments и двете компании постигнаха необходимата прозрачност, като възприеха Wrike като централна платформа за съхранение и достъп до данни. Днес екипите могат да намират клиентски данни или информация, без да се ровят в безкрайни имейли, да провеждат ненужни срещи или да чакат отговори на подадена заявка.
„Проектите напредват много по-бързо“, казва Стив Роуз, мениджър на акаунти в SimpleRelevance. „Когато всичко е събрано в една система, за хората е много по-лесно да работят заедно по проекти и информационните бариери са унищожени.“
„Прозрачността на информацията и възможността за оценка на натоварването на всеки служител на отдела ни позволява да обслужваме клиентите много по-бързо и по-ефективно“, добавя Шеменски.
Какъв е резултатът от повишената прозрачност? SimpleRelevanceнамали времето, необходимо за изготвяне на клиентски отчети с 30%.
Избор на правилните инструменти за увеличаване на прозрачността
Няма да получите повече прозрачност само като кажете, че искате да знаете как работят нещата. За да направите това, имате нужда от правилния инструмент с подходящите възможности. Когато избирате такъв инструмент, обърнете внимание на следните характеристики:
- Ленти със задачи. Те ви позволяват да заснемете всички важни данни с един поглед.
- Доклади. Редовни автоматизирани отчети за работата на екипа, състоянието и други аспекти на изпълнението на проекта.
- График на работното натоварване. Позволява ви да проверите нивото на натоварване на отделен член или на целия екип.
- Управление на ресурсите. Помага за разпределяне на екипните ресурси (както физически, така и финансови).
„Подробните отчети с възможност за персонализиране за проекти, персонал и напредък на екипа ни помогнаха да постигнем страхотни резултати при стартирането на проекти“, казва Глинке от Only-apartments.
Готови ли сте да увеличите прозрачността на вашия бизнес?
Може да продължите да работите по начина, по който сте работили преди, като ви е трудно да разберете какво прави вашият екип и как напредва проектът. Може да се наложи да изпратите няколко дузини писма и да проведете няколко досадни срещи, за да направите това.
Или можете да намерите възможности за увеличаване на прозрачността в работата си, като внедрите решение за работен процес като Wrike.