Защо служителите не работят в SED
Въпрос-отговор по темата
Как да докажа на директора, че внедрената набързо EDMS не работи, а не само поради съпротивата на персонала?
За да бъде успешен проект за внедряване на EDMS, той трябва да се изпълнява в съответствие с правилата и стандартите за управление на проекти. Трябва да се има предвид, че всеки стандарт за управление на проекти трябва да включва фазата на планиране и оценка на проекта.
Според статистиката 70% от успеха се залага на етапа на планиране на проекта. Това се потвърждава от множество чуждестранни и местни изследвания.
Основните причини за неуспешните проекти за внедряване на АСЕД са неоценените рискове от внедряването и функционирането, неправилно формулираните изисквания за функционалност или сигурност на АСЕД, както и липсата на инфраструктура.
Важно е да се разбере защо компанията внедрява системата. Необходимо е правилно да се формулират целите на изпълнението, както и критериите за тяхното постигане. Въпреки факта, че това са прости измерими показатели, но тяхното прилагане ще ни позволи да говорим за успеха на проекта.
Етапът на формиране на целите на проекта е изключително важен, тъй като именно върху целите трябва да се съсредоточите през целия проект. Разбирането защо се извършва внедряването на EDMS до голяма степен определя какво точно и как да се внедри. Целите на проекта, за разлика от последователността на внедряване и изискванията към функционалността на решението, остават непроменени по време на изпълнението. А липсата на планиране и оценка на риска от внедряването на EDMS може да доведе не само до забавяне на проекта, но и да бъде причина за значително увеличение на разходите за неговото внедряване.
Хаосът не може да бъде автоматизиран, така че въвеждането на EDMS трябва да започне с описание и оптимизиране на процесите. Без това систематане само няма да опрости и рационализира документационните процеси, но и ще направи работата на служителите още по-малко ефективна. Ако EDMS пречи на работата, тогава служителите ще се противопоставят на използването му. И в такива условия ще бъде изключително трудно да се завърши проектът за изпълнение.
В същото време трябва да разберете, че внедряването е само първата стъпка към автоматизацията. За да бъде системата полезна, е необходимо да се планира и организира нейната работа. Трябва да помислите предварително за поддръжка на софтуер и хардуер, за техническа поддръжка за потребителите, както и за осигуряване на обучителни процеси за нови служители.
Необходимо е да се осигури активно използване на системата, за да работи тя ефективно в организацията. Ако това не бъде направено, след известно време служителите ще спрат да използват EDMS, третирайки го като допълнителен безполезен товар.