Журнал УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ - Писането на харта на проекта не е лесна задача

Всеки знае, че хартата на проекта е началото на цялата дизайнерска работа. Именно с него започва стартът на проекта и именно той официално обявява съществуването на проекта в компанията. Въпреки това, често ръководителите на проекти правят една грешка, когато пишат харта. Те му обръщат твърде много внимание, опитвайки се да натъпчат нещо в документа, за което не е предназначено. Да вземем за пример подобна ситуация...

В една малка компания, да я наречем традиционно, "Рога и копита" реши да поддържа управленско счетоводство за центровете за финансова отговорност (CFD). Въпреки че финансовият директор се занимаваше с такова счетоводство на предишното си място на работа, създаването на управленско счетоводство за Централния федерален окръг в предприятието беше неизследвана област за него. Във фирмата в отдела за информационни технологии работеше ръководител на проекти, не особено опитен, но да не кажа, че беше напълно без опит. И те решиха да започнат проекта. За финансовия директор беше удобно ръководителят на проекта да поеме цялата организационна част от работата, а ръководителят на проекта прояви интерес към идеята, макар и не нова. Казано, сторено. Проведохме среща, идентифицирахме заинтересованите страни, рисковете и дори взехме решение за обема на работата по проекта и етапите, на които ще бъде детайлизиран. Не бяха толкова малко заинтересованите страни, цели седем: генералният директор, който представяше отчети пред акционерите и отговаряше за работата на компанията,финансовият директор, който отговаряше за изготвянето на управленските сметки и контрола на разходите на поделенията, млад специалист в отдела за финансово планиране и контрол, който изпълнява работата по изготвяне на отчети, главният счетоводител, който предоставя данни за отчитане, ръководителят на отдела за продажби и директорът на информационните технологии, чиято работа трябваше да бъде засегната от иновациите.

След като реши всичко, което трябваше да бъде включено в Хартата, ръководителят на новоизсечения проект седна да го напише. Хартата имаше само девет раздела: обосновка на проекта, цели и задачи на проекта, назначаване на ръководител на проекта и неговите правомощия, заинтересовани страни в проекта и техните изисквания, роли в проекта, структура на проекта, първоначални рискове на проекта, одобрения на проекта, измерими цели на проекта. След като страда няколко дни и написа Хартата, ръководителят на проекта я изпрати в електронен вид за одобрение от всички заинтересовани страни по проекта. Няколко дни по-късно първите редакции дойдоха от главния счетоводител. Седмица по-късно всички редакции бяха събрани, но както се оказа, много от тях си противоречат, защото. интересите на много заинтересовани страни бяха различни. Ръководителят на проекта беше изправен пред избор: да ескалира проблема до главния изпълнителен директор или да се опита да свика среща и да стигне до консенсус. След като избра втория начин и написа дневния ред на срещата, ръководителят на проекта изпрати покани за срещата до всички заинтересовани страни. Въпреки това, както се оказа, ръководителят на продажбите отлетя в командировка в деня на срещата и срещата трябваше да бъде отложена с три дни. След последната среща, след като записа споразуменията в протокола, ръководителят на проекта преработи хартата и я изпрати отново за одобрение. Но беше редактиран.

След като направи още няколкоитерации със срещи и ревизии, ръководителят на проекта все пак стигна до логично заключение, за да се премахнат споровете и противоречията, е необходимо да се изключат спорните точки. Премахвайки противоречивите точки от Хартата на проекта, ръководителят на проекта бързо успя да се съгласи по него. Проектът стартира официално.

Мисля, че същността на проблема е ясна. Хартата на проекта е документ, който не е предназначен да фиксира обхвата на проект или детайлни изисквания. Този документ има за цел само да посочи официалното начало на проекта, назначаването на ръководител на проекта, дефинирането на целите на проекта от високо ниво и, в общи линии, рисковете на проекта. Не трябва да съдържа подробности. Трябва да се помни, че всеки документ трябва да се появи навреме. В началния етап ръководителят на проекта се гмурва в същността на проекта много по-дълбоко от другите заинтересовани страни, но това не означава, че всички придобити знания трябва да бъдат съгласувани писмено с всички заинтересовани страни. По-късно, когато други участници се включат в проекта, ще бъде много по-лесно да се споразумеят документи, съдържащи важна информация.