10 проблема на разпределените екипи

31 март 2017 г

Днес няма да изненадате никого с разпределен проектен екип. С тяхна помощ малките компании спестяват от офис разходи, а големите организации привличат правилните специалисти от други региони към проекти.

Въпреки очевидните предимства на разпределените екипи, много подходи, като Scrum, силно препоръчват избягването на напълно разпределени екипи.

Нека да разгледаме 10 често срещани проблема с разпределени екипи.

недоразумение

Ако вашият екип се състои от специалисти от различни страни и организации, вероятно ще срещнете недоразумения между служителите. Различните страни имат различни културни норми и етикет, да не говорим за езиковата бариера. Подходите за взаимодействие също се различават при хората от различните поколения. Подходът към работата може да се различава между служителите на големи организации и свободните професии. Всички тези различия водят до неразбиране между хората.

Разбира се, общата цел обединява хората и те ще се научат да се разбират, но това може да отнеме време.

Какво да направите: Обяснете позицията си. Запишете важни точки и ги изпратете на екипа - целта на проекта, основните резултати, кой е клиентът на проекта и какво очаква - и поискайте обратна връзка. Отделете време и се уверете, че сте разбрани правилно.

Бавни комуникации

Кореспонденцията отнема много повече време от едно обаждане или разговор в офиса. Предвид разликата в часовите зони, отговор може да се очаква дълго време. Екип, събран в една и съща стая, прекарва много по-малко време в комуникация.

Трудности при събирането

Членовете на разпределените екипи нямат единен работен график - различна е заетостта, режимът на наличност и ходят на обяд по различно време. Но всичко това би билотолкова сложен проблем, ако не беше разликата в часовите зони. (Трябваше да работя по проект с колеги от Забайкалия, Новосибирск и дори Китай - разликата във времето е до четири часа. Беше много трудно да се събере екип за среща - прибл. Per.).

Никой не иска да се събужда в 5 сутринта или да чака до 23:00, за да има едночасова среща. И какво настроение ще имат такива хора?

Какво да направите: Трудно е да се направи нещо относно часовата разлика. Редовните срещи в предварително определени часове, като ежедневните срещи в Scrum, ви позволяват да изградите целия си график около тях. Освен това плановици като Outlook или Google Calendar могат да ви улеснят при създаването на оптимален график.

Дълги срещи

Разпределените екипи са склонни да имат по-дълги срещи. Губи се време за свързване със сървъра, споделяне на файлове по време на дискусии, технически затруднения и т.н. Освен това е по-трудно да се поддържа дисциплина, когато подчинените са на хиляди километри.

Какво да направите: Ограничете времето на срещата, проверете предварително канала за комуникация и информирайте колегите за срещата. По-добре е да инвестирате в надежден комуникационен инструмент с постоянна техническа поддръжка и да обучавате колеги как да го използват.

Неефективни срещи

Участниците губят фокус, конструктивното и бързо взаимодействие не работи. И колкото по-дълго продължава срещата, толкова по-нетърпеливи са членовете на екипа да направят нещо полезно.

Какво да направите: Изпратете дневния ред на всички предварително и ограничете времето на срещата. Наличието на рамки и въпроси, върху които да се съсредоточите, поддържа фокуса на екипа и оползотворява максимално времето за срещата.

Загуба на контрол

Когато сте в офиса, е по-вероятно да знаете каквовашите подчинени го правят - седят наблизо, вие обсъждате нещо в асансьора, на кафе машината или на обяд. По такъв лесен начин можете да разберете за състоянието на задача или проблем и да сте наясно с проекта. Вие, като мениджър, можете да ви напомните за задание и просто да видите какво прави даден служител. Но е трудно да разговаряш на кафе с член на екипажа на 3000 мили разстояние.

Проблемът с контрола е особено остър при почасова заетост по проекта. Трудно е да сте сигурни, че член на екипа наистина работи върху това, което е важно за проекта.

Какво да направите: Ясната визия за проекта и правилните цели помагат на служителите да останат фокусирани върху това, което е важно за проекта. Уверете се, че членът на екипа разбира как допринася за постигането на поставените цели и вижда резултатите от работата си.

Претоварване с информация

Много често членовете на разпределени екипи се оплакват от твърде много информация. Това се дължи на софтуера, който използваме за работа. За да осигурят нормалното функциониране на проекта, отдалечените служители постоянно използват месинджъри, програми за проследяване на времето, имейл клиенти, календари, хостинг на файлове и много други програми. Те постоянно сигнализират за нещо - в чатовете идват съобщения, напомняния, известия за отваряне и затваряне на споделени файлове, да не говорим за всякаква ненужна информация. Лесно се губи фокус!

Какво да направите: Първо, ограничете броя на комуникационните канали, към които е „свързан“ отделен служител. Второ, обсъдете „пощенската етика“ и правилата за взаимодействие с вашите колеги. Съгласете се да не пишете много малки писма, да се обаждате по-често, да пишете по-ясни и по-сложни съобщения. Практиките за управление на времето също ще ви помогнат да запазите фокуса.

Загуба на равновесие

споделяне на работа ипочивката е необходима, за да се предотврати прегарянето и да се поддържа продуктивността в дългосрочен план. Проблемът е, че когато работите от вкъщи, е трудно да отделите работното време от времето за почивка, особено когато се случи нещо важно и спешно. В резултат на това служителят работи неефективно и също така почива неефективно.

Какво да направите: Уведомете служителите си, че не очаквате от тях да работят 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата и внимателно пазете свободното си време. В идеалния случай направете работен график и се опитайте да го спазвате. Проследяващите време могат да ви помогнат да следите работното време.

Скрити конфликти

Във всеки екип се случват конфликти - и това е добре! Но в разпределените екипи е трудно за мениджъра да забележи и незабавно да разреши конфликта - в крайна сметка външните признаци на конфликта няма да бъдат забележими, докато самите те не решат да го ескалират. Дотогава може да е твърде късно.

Какво да направите: Ако сте лидер, бъдете особено внимателни, когато правите групови разговори. Също така, опитайте се да провеждате редовни разговори един на един с членовете на вашия екип. Разберете какво ги притеснява и как се чувстват. Това ще ви помогне да идентифицирате проблема.

Дух на колективност

Екипният дух е важен компонент на успешния проект. В добрия екип участниците са по-мотивирани, чувстват се отговорни за общата кауза и следователно работят по-ефективно.

Дистанционната работа е лишена от онези важни малки неща, които създават екип: общи събирания в бар или кафене, съвместни разходки до метрото или просто леки разговори на различни теми по време на обяд.

Какво да направите: Включете хората! Насърчавайте неформалното общуване и забавната атмосфера в екипа. Като лидер се опитайте да включите екипа в общи дейности за свободното време. Може да бъде онлайн тест, компютъротборна игра, размяна на снимки и лични истории. Постоянно търсете начини да развеселите екипа - и тя ще ви благодари за това.

За да подобрите ефективността на разпределен екип:

Звънете си по-често̶, за да е по-лесно да сте сигурни, че сте разбрани правилно. Обажданията помагат за изграждането на по-близки отношения с колегите.
Планирайте внимателно срещите си. Изберете удобно време за редовна екипна комуникация. Ограничете времето и се придържайте към дневния ред.
Създайте работен график. Разделете работното и свободното време. Уважавайте своето и работното време на другите. Избягвайте емоционалното прегаряне.
Справете се с конфликти. Ако имате конфликт, ескалирайте го до ръководителя на проекта и се опитайте да го разрешите незабавно. Ако сте ръководител на проекти, разберете какво тревожи членовете на екипа в личен разговор.
Ясна визия и ясни цели. Екипът трябва да има обща цел и да вижда своя принос за нейното постигане.
Поддържайте отборния дух. Общувайте не само по работни теми, опитайте се да се опознаете по-добре, играйте игри.