15 грешки при внедряването на електронен документооборот
6. SED е добър, но не за всеки
Навикът е силно нещо: не всеки може да разбере, че работата с хартиени документи е миналия век. Хората, които прекарват целия си живот в лъскане на хартия, може да не оценят тази дяволска машина. Не можете да им обясните, че EDMS ускорява работата, прави я по-ефективна. И така, какво да направите, ако вече сте подписали договор, инсталирали сте система, а служителите я игнорират?
Такива неща трябва да се обмислят предварително. Струва си да обясните на служителите за какво служи, като описвате всички предимства на работата в програмата, преди да инсталирате системата. Ако SED вече е в действие, тогава силата на убеждаване няма да помогне тук. Поставете потребителя в позиция, в която той сам осъзнава, че има нужда от нова система.
Освен това не забравяйте, че програмата трябва да бъде приятелска към неопитен служител - в края на краищата той все още не е трябвало да сравнява обичайното и електронното управление на документи.
Това води до следващата точка.
7. Научете, преди да е станало твърде късно
Помогнете на вашия служител - научете го как да използва EDS. Самообучението, разбира се, е добро, но в тази ситуация може да създаде редица ненужни проблеми и да забави работата на цялата компания.
Ако очаквате да извлечете максимална полза от работния процес и да подобрите работата на служителите чрез въвеждане на електронно управление на документи, тогава определено не трябва да губите от 25% до 95% от възможностите на програмата, за които потребителите просто няма да знаят. Освен това не забравяйте, че служителите могат да напуснат, ако нещо не ги устройва. Например сложна и непозната програма. И всичко е заради спестяванията от обучението на служителите.
8. Сам в полето не е войн
Както показва практиката, прилагането на EDMS изолирано от други системи е лоша идея.
Интеграция със счетоводни системи вв повечето случаи е по подразбиране. Така че в крайна сметка е много по-удобно, когато EDMS автоматично взаимодейства с други програми, повишавайки производителността на служителите.
Системите за бизнес автоматизация поддържат експортиране на данни в Word/Excel/PDF формати, които след това могат да бъдат заредени в EDMS за преглед или архивиране. Благодарение на това една модерна система за управление на документи може да играе ролята на единно хранилище на документи за една организация.
За да избегнете оплаквания от страна на служителите, че трябва да вършат допълнителна работа, а АСЕД е неефективна, по-добре е да не пренебрегвате възможността за интеграция. В такава ситуация изолацията ще доведе само до неудобства.
9. Анархията не е майка на реда
Подчиненият постави ли задачата на ръководителя? Документът отиде ли в грешен отдел? Не са спазени правилата за работа, зададени в документооборота? Това е нормално, когато служителите все още не са свикнали да работят и тепърва се запознават със системата. Въпреки това, този процес на „тестване“ не трябва да се оставя да продължи твърде дълго.
Опитните доставчици, които обичат своите клиенти и им желаят добро, като правило предлагат вече разработени правила за работа с техните EDMS като част от пакета за внедряване. Стандартната наредба за електронно управление на документи в организацията описва накратко процедурата за работа с основните функции на всеки EDMS. Ако е необходимо, лесно е да го пренапишете "за себе си" и вашите служители.
10. Не забравяйте за мобилността
За съжаление (или за щастие), бизнес условията изискват да сме винаги и навсякъде във връзка, по всяко време, за да изпълним задачата. Често темпото на работа на неговите колеги зависи от ефективността на служителя, така че той винаги трябва да бъде в системата на своята организация.
Ако вашите служители вече са свикнали да работятджаджи, тогава връщането към компютър при най-малка нужда от тях ще бъде истинско наказание. Бизнес процесите ще вървят по-бавно.
11. Не ограничавайте използването на системата от предучилищния отдел
Всеки продукт е добър, когато ресурсите му се използват максимално. Същото е и с работния процес: за да се оправдае и да работи 100% ефективно, не можете да го фокусирате само върху чиновниците.
Съществуващите EDMS успешно автоматизират контролната и счетоводната функция на офиса, ускоряват обработката на документи - сканиране, регистрация, търсене, прехвърляне, печат и т.н., намаляват загубата на документи, но процесите на създаване на самите документи (създаване, одобрение, одобрение) ще останат зад кулисите, ако обхватът на системата е ограничен само от отдела на предучилищната образователна институция.
Няма да бъдат обхванати процесите, произтичащи от резултатите от одобрението на документа - възлагане на задачи на служителите и контрол на тяхното изпълнение. Междувременно съвременните EDMS съдържат функционалност, която улеснява приемането на управленски решения и контрола върху тяхното изпълнение. Тази функционалност е включена в стандартния пакет на всеки EDMS и е грях да не се използва това, за което са изразходвани средствата.
12. Не пропускайте актуализации
Не е достатъчно да си купите кола – трябва и да я поддържате в добро състояние. Същото е и със SED. Необходимо е постоянно да се актуализира системата, да се коригират грешки в работата. Ако този елемент не бъде спазен, съществува риск след известно време да се разпредели бюджет за нов EDMS. имате нужда от него
Прехвърлянето на системата в постоянна експлоатация е най-трудната част от проекта. В процеса на внедряване на електронно управление на документи, клиентът постоянно се сблъсква с различни нюанси, които доставчикът трябва да противодейства „в движение“ с постоянни актуализации.
Затова е важно поне в първияшест месеца до една година след внедряването на системата, доставчикът се е ангажирал да ви предостави корекции на грешки и промени по ваше желание, както и да поддържа системата в стабилно състояние. Подновяването на вашия договор за поддръжка също ви гарантира актуални актуализации - двете вървят ръка за ръка.