§ 18. Контролен въпросник
Контролен списък (контролен списък)- предварително съставен систематизиран списък от въпроси, отговорите на които позволяват на одитора директно по време на одита да получи информация, достатъчна за оценка на състоянието на обекта на одита.
Контролният въпросник е своеобразен "мамичен лист" за одитора.
ПРИМЕРНА ФОРМА НА КОНТРОЛНАТА АНКЕТА
Длъжност и пълно име събеседник
Въпросите, включени в контролния въпросник, трябва да дават възможност за подробни отговори. Въпросите трябва да бъдат структурирани по такъв начин, че отговорите на тях да дават на одитора правилната представа за одитирания обект.
Внимание!Одиторът трябва да избягва общи, недостатъчноконкретни въпроси.
Пример за грешен въпрос:
Подготвен ли е обектът за извънредни ситуации?
Пример за добри въпроси:
Кои контролни точки на сайта са критични?
Кой упражнява контрол (мониторинг) на тези точки?
Къде се записват данните от контрола (мониторинга)?
Как се анализират данните от контрола (мониторинга)?
Има ли в обекта план за предотвратяване на аварии, локализиране и отстраняване на последствията от тях?
Назначени ли са официално лицата, отговорни за изпълнението на дейностите по този план?
Отговаря ли квалификацията на служителите на установените изисквания?
Кой, кога и как провежда обучения с работниците на обекта? [5]
Осигурени ли са работниците на обекта с подходящи работни инструкции?
ПРИМЕР ЗА ВЪЗМОЖНИ ВЪПРОСИ ЗА ПРОВЕРКА
СЪОТВЕТСТВИЕ С ИЗИСКВАНИЯТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ISO 9001
ДОКУМЕНТАЦИЯ И ЗАПИСИ
Изисквания на ISO 9001
стр. 4.2.3. контролдокументация
Трябва да се установи документирана процедура, която включва:
а) одобрение на документи, потвърждаващи тяхната адекватност преди освобождаване;
в) анализ на актуализиране на документи;
в) гарантиране, че промените са идентифицирани и статусът на преразглеждане на документите преди тяхното използване;
г) наличие на документи на местата на тяхното използване;
е) осигуряване на идентификация на външни документи;
g) предотвратяване на непреднамереното използване на остарели документи и използването им за всякакви цели.
стр. 4.2.4. Управление на записи
Трябва да се създават и поддържат записи, за да се демонстрира съответствие с изискванията и ефективността на функционирането на СУК. Записите трябва да бъдат ясни, лесно разпознаваеми и достъпни. Създава се документирана процедура за контрол на идентифицирането, съхранението, защитата, извличането, задържането и унищожаването на записи.
- Предвижда ли се проверка на документите по СУК преди одобрението им? Ако да, кой го прави?
- Осигурен ли е анализ и актуализация на документите на СУК? Ако да, кога и от кого?
- Записан ли е статусът на ревизираните документи?
- Как документите се предоставят на потребителите?
- Какви са средствата за управление на документи?
- Има ли списък на външните документи, използвани в СУК?
- Има ли списък на вътрешни справочни документи, използвани в документите на СУК?
- Как се предотвратява използването на остарели документи на СУК?
- Как се определя съставът на задължителните записи? Къде е поправено?
- Кой и кога разработва формуляри за записи?
- Установени ли са лицата, отговорни за воденето на документацията?
- Записите ясни и разбираеми ли са за потребителите?
- Как се съхраняват и защитават записите?
- Има ли срок за съхранение на записите?
Как се унищожават записите?
ПРИМЕР ЗА ПРОЦЕСОРИЕНТИРАНИ ВЪПРОСИ
- Идентифицирани ли са клиентът и доставчикът на процеса?
- Установени ли са документирани изисквания за входове и изходи на процеса?
- Как се осигурява контролът на процеса?
- Има ли достатъчно правомощия и ресурси на мениджъра на процеса за ефективни управленски действия?
- Инфраструктурата на организацията гарантира ли, че процесът отговаря на определени изисквания?
- Производствените условия гарантират ли, че процесът отговаря на определените изисквания?
- Има ли доказателства за оценка на подобряването на процеса?
- Има ли доказателства за предприемане на действия по обработени жалби на потребители?
- Има ли систематичен преглед на ефективността и подобряването на процеса?
- Какви са данните от такъв анализ?
За разлика от работата с въпросник, работата с контролен въпросник дава възможност на одитора да:
обясни на събеседника, ако е необходимо, зададените въпроси,
изясняване на отговорите на събеседника чрез допълнителни въпроси,
поискайте потвърждение на положителни отговори,
задайте един и същи въпрос на няколко събеседника, за да повишите обективността на получената информация,
използвайте получените отговори за допълнителен анализ.
Попълнен и подписан от одитора (и, ако е необходимо, от неговия събеседник), контролният въпросник, подобно на въпросника, може да се счита за официален документ на одита.
Внимание!Checklist-methodicalauditor's tool, especially significant atthe initial stage of his work.The use of a checklist should not limit the scope of the auditaudit, which can changedepending on the information collected induring the audit.
Списъците за проверка трябва да бъдат систематично актуализирани, тъй като след като системите за управление са внедрени и няколко планирани вътрешни одита са извършени в съответствие с изискванията на ISO 9001 (ISO 14001), следващите одити вече не разкриват слабости. Въпросите, задавани от одиторите, стават рутина. Служителите на одитираните звена предварително знаят какви въпроси ще им бъдат задавани. W. Frey нарича такава ситуация „феноменът на умората от одита” [6].