6 правила за ефективно финансово управление на адвокатска кантора

Защо някои адвокатски кантори успяват, докато други винаги се опитват да останат на повърхността? Отговорът на този въпрос може да се намери чрез внимателен анализ на законите на управление, според които работят най-печелившите и успешни играчи на пазара.

1. Финансова осведоменост на партньорите

Много често финансовото управление на адвокатска кантора е поверено на един отдел, докато останалата част от компанията слабо се интересува от този въпрос. Не е необичайно дори собствениците на фирми и управляващите партньори да не знаят почти нищо за текущите приходи и разходи. Но практиката показва, че колкото по-добре партньорите разбират финансовото състояние на нещата, толкова по-изгодна е работата на компанията като цяло.

Невъзможно е да се постигне успех в легалния бизнес, ако управляващите съдружници и мениджъри:

не планират бъдещи разходи и приходи;
стремят се да увеличат печалбата на компанията, без да увеличават оборотния капитал;
фокусирани само върху техническите детайли на проектите и качеството на изпълнение на поставените от клиента задачи;
избягвайте подробни обсъждания на парични въпроси с клиенти;
не информирайте другите служители за тяхната роля за увеличаване на рентабилността на компанията.

Можете да избегнете тези грешки и да направите управлението на адвокатска кантора възможно най-ефективно, ако:

увеличаване на оборотния капитал, предназначен за покриване на оперативни разходи, в съответствие с нарастването на обема на продажбите;
следи състоянието на вземанията, като стимулира навременното плащане на издадените фактури към клиентите;
разпределете печалбата между партньорите така, че да има средства за покриване на текущи разходи и дългосрочни инвестиции;
отказват да предоставят услуги, които не носят печалба;
своевременно увеличаване на цената на услугите, особено в популярни райони;
не забравяйте, че стойността на конкретен проект се крие не само в качеството на изпълнението му, но и в получаването на плащане от клиента;
постоянно информира партньорите и служителите на фирмата за финансовото състояние, обучава ги във финансовите основи на правния бизнес;
своевременно решаване на всички възникнали финансови затруднения, предотвратявайки превръщането им в снежна топка.

2. Официално разпределяне на отговорностите на всеки партньор

Ръководството на адвокатска кантора трябва да осигури съгласуваността на работата на всички нейни отдели. За да направите това, е изключително важно компетентно да разпределите управленските функции между партньорите на всички нива и да наблюдавате изпълнението на техните задължения.

Изглежда, че всичко е ясно. Но в действителност не всички партньори са готови да поемат решаването на стратегически задачи, предпочитайки да посветят по-голямата част от времето си на работа по клиентски проекти. Освен това мнозина просто не искат да следват установените правила, считайки, че не са длъжни да се подчиняват на никого.

Можете да разрешите този проблем, ако:

сключва споразумение със съдружници, в което ясно се определят отговорностите на всеки по отношение на участие в управлението;
непрекъснато работи върху интереса на собствениците и служителите в реализирането на дългосрочни перспективи за развитие на компанията;
изоставете прекомерната формализация на процеса на управление, оставяйки място за развитието на предприемаческия дух на партньорите;
разпределете времето на партньорите по такъв начин, че да поддържате баланс между решаването на краткосрочни задачи и работата в стратегически области.

Да управляваш адвокатска кантора е като да спортуваш.За да получите очаквания резултат, е важно да правите по малко, но всеки ден, вместо да работите до отпадане, а веднъж годишно.

Ефективен финансов мониторинг може да бъде установен, ако:

редовно обсъждат с ръководителите на отделните области финансовите резултати на своите отдели;
организира подобни срещи между ръководители на отдели и ръководители на проекти, обикновени юристи;
анализира съответствието на получените резултати с планираните цели и данни за минали периоди;
след всяка среща направете списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени в близко бъдеще.

4. Създаване на система за контрол и напомняне

Всеки знае колко често думите не съвпадат с делата. А правилното възлагане на задачата на ръководителя на отдела или на отговорния му юрист не е гаранция, че те ще изпълняват стриктно задълженията си. В резултат част от проектите остават в спряно състояние, което се отразява неблагоприятно на рентабилността на легалния бизнес.

Можете да постигнете баланс между „да го направим“ и „задачата е изпълнена“, ако:

излага на хартиен носител резултатите от проведените срещи като част от финансовия мониторинг;
редовно напомняйте на служителите за техните ангажименти;
създаване на удобна за потребителя система за информиране за работата в конкретни области.

Този подход ще намали броя на нереализираните задачи, както и ще направи управлението на адвокатска кантора възможно най-просто и ненатрапчиво за обикновените служители.

5. Разработване на удобна форма за отчетност

За партньорите и адвокатите ще бъде много по-лесно да решават текущи проблеми, ако:

винаги предоставя самоактуална структурирана информация, изоставяне на отчетите за измерване с куп безполезни обобщени таблици и остарели данни;
подават информация на части и навреме;
следи как крайният потребител е разбрал предоставения му отчет и, ако е необходимо, коригира формуляра за подаване на данни.

6. Индивидуална работа с партньори и ръководители на отдели

Управлението на адвокатската кантора е не само бдителен контрол върху дейността на служителите, но и навременна помощ на тези, които се нуждаят от нея.

Възможно е да се повиши ефективността на работата на партньорите и адвокатите, ако:

провеждат лични разговори с тези, които не постигат планираните цели, като съвместно анализират причините за неуспеха;
ясно описват очакваните резултати и определят конкретни срокове за тяхното постигане;
организира допълнително обучение на служителите по методи за управление на времето и финансово управление, правни и маркетингови умения;
предоставят помощ под формата на наставничество от по-опитен партньор;
разработват система от морални стимули и индивидуални принципи за нейното прилагане.

Много е важно да се разбере, че адвокатската кантора е цялостна система, чиято ефективност зависи от координираните действия на всички собственици, партньори и служители. А успех може да се постигне само ако като управляващ партньор или лидер поставите корпоративните интереси пред личните си амбиции.