Актуални проблеми на деловодството в организациите
Абонамент за списание
Други наши публикации
Рубрики в бр
Рубрика "Офис работа"
А.Е. Рибаков, директор на институцията "Белобългарски научноизследователски институт по документознание и архивистика", кандидат на историческите науки
Обяснете пълната класификация на поръчките. В какви случаи към регистрационните номера на поръчките се добавят буквите „k“, „l“ и „od“?
Параграф 142.3 от Инструкцията установява, че административните документи трябва да се регистрират по вид отделно от други вътрешни документи. Отделно се регистрират административни документи по основната дейност, по персонала, по административни и икономически въпроси. В допълнение, административните документи на персонала, за които са установени различни периоди на съхранение с актове на законодателството на Република Беларус, също трябва да бъдат регистрирани отделно.
В съответствие с тези стандарти организацията трябва да поддържа отделна регистрация на поръчки от четири групи:
За разграничаване на регистрационните индекси на поръчки от тези групи, подп. 142.4 от Инструкцията се установява, че регистрационният индекс на административния документ е серийният регистрационен номер, който му е присвоен в рамките на стопанската година. Следователно, при регистриране на поръчки за основната дейност, техните индекси ще бъдат серийни регистрационни номера, към които не се добавят допълнителни буквени обозначения, например: № 1, № 2, № 3 и др.
Добавянето на допълнителни буквени или цифрови обозначения към поръчките за основната дейност е разрешено от Инструкцията, в случай че сред тях се откроява значителен брой.обем, група от поръчки от определен вид и тази група от поръчки се регистрира отделно. Например, една организация може да създаде голям брой такива типове поръчки за основни дейности, като поръчки за извършване на промени в таблицата с персонала. В този случай към регистрационните номера на заповедите за изменение на таблицата с персонала трябва да се добавят азбучни или други символи, независимо установени от организацията, например: № 1-шр, № 2-шр, № 3-шр.
За разграничаване на регистрационни индекси на различни групи заповеди по персонал, подп. 142.4 Инструкцията установява, че буквите „k“ (за документи с 75-годишен срок на годност) или „l“ (за документи с 3-годишен срок на годност) трябва да се добавят към регистрационните им номера, присвоени в рамките на стопанската година, например: № 1-к, № 2-к, № 3-к и др.; № 1-Л, № 2-Л, № 3-Л и др.
Към регистрационните номера на заповедите за персонала могат да се добавят други буквени или цифрови обозначения, ако сред тях се откроява значителна група заповеди от определен тип и тази група заповеди се регистрира отделно. Например, ако в дадена организация са издадени голям брой заповеди за командировка, тогава тези заповеди могат да бъдат регистрирани отделно от други заповеди за персонал с подобен период на съхранение, оформени в отделен случай, а техните регистрационни номера трябва да бъдат допълнени с букви или други символи, установени от организацията, които ги разграничават независимо, например: № 1-км, № 2-км, № 3-км и др.
Имената на буквите, добавени към заповеди по административни и икономически въпроси, не са фиксирани от регулаторните правни актове на Република Беларус и се определят от организациятасамостоятелно, например: № 1-брадва, № 2-брадва, № 3-брадва и др.
Въз основа на разпоредбите на Инструкциите, както и изискванията на други актове на законодателството на Република Беларус в организации, в които регистрацията и формирането на дела се извършват само според четирите основни групи поръчки, към серийните регистрационни номера трябва да се добавят следните допълнителни буквени обозначения:
буквата"л" - към заповеди за предоставяне на отпуски, налагане на наказания, назначаване на дежурни, командировки.
Буквите "од" не трябва да се добавят към регистрационните номера на поръчките.
Нормативните правни актове на Република Беларус не одобряват формата на сертификата за лещи и няма специални изисквания за неговото изготвяне и изпълнение.
По правило в обективния сертификат се отразява следната информация за служителя: фамилия, собствено име, бащино име; месторабота и длъжност към момента на изготвяне на удостоверението; година на раждане; Място на раждане; образование; какво е завършил (кога); специалност по образование; наличие на държавни награди; дали е депутат; притежаващи академична степен; работа в миналото.
Референтната цел се съставя на шаблонен формуляр (референтният шаблон може да бъде инсталиран на компютър), подписан от ръководителя с дата, подпечатана и заверена от печата на работодателя (ако има такъв, официалния печат). Ако първият екземпляр от обективния сертификат е изпратен извън организацията, вторият му екземпляр или надлежно заверено копие се съхранява в личното досие на служителя.
Справката-обектив не е задължителен документ от което и да е лично досие. Не се изисква специално изготвяне на този документ с цел включване в личното досие на служителя.
Кой трябва да поставя визи върху оригинални поръчки на личнисъстав? Трябва ли изобщо да подкрепят?
Въпросите за разглеждане на документи, включително заповеди, се регулират от Инструкцията. Съгласно изискванията на параграф 59 от Инструкциите, документите, изготвени в организацията, преди да им се даде законна сила (подписване, одобрение, регистрация), ако е необходимо, подлежат на одобрение. Параграф 15 от Инструкцията установява, че правото на одобряване (визиране) на документи е залегнало в правилниците и уставите на организациите, правилниците за структурните подразделения, длъжностните характеристики на служителите и други местни правни актове на организацията.
По този начин проектите на заповеди за персонала подлежат на задължително одобрение от изпълнителите, правната служба на организацията и други заинтересовани служители. На практика кръгът от тези лица по правило включва служители на службата по персонала, счетоводството, отдела за организация на труда и заплатите. Конкретен списък на длъжностните лица, координиращи заповедите за персонала и (или) техните индивидуални разновидности, трябва да бъде фиксиран в местния регулаторен правен акт на организацията (инструкции за работа в офиса, листове с унифицирани форми на документи, длъжностни характеристики и др.).
В организацията са създадени няколко различни комисии (за отпускане на ваучери и санаториално лечение, за формиране на резерв от персонал и др.). Как правилно да се регистрират протоколите от заседанията на тези комисии - в отделен дневник за регистрация на всяка от комисиите или в общ дневник за организацията?
Процедурата за регистриране на протоколи в организацията е установена в съответствие с изискванията на клауза 142 от Инструкцията. Параграф 142.3 от Инструкциите определя, че регистрацията на протоколите се извършва по вид отделно от други вътрешни документи. Следователно организацията трябваизвършва се разделно регистриране на протоколи от различни видове, което предполага поддържане на отделни регистри за регистриране на протоколи от заседания на всяка от комисиите.
В предприятието колективният трудов договор предвижда изплащане на материална помощ във връзка с раждането на дете. Към коя група принадлежи заповедта за изплащане на материална помощ във връзка с раждането на дете и колко време трябва да се съхранява?
Нормативните правни актове на Република Беларус не установяват конкретни срокове за съхранение на заповеди за предоставяне на материална помощ. Условията за съхранение на поръчките са залегнали в чл. 16 от Списъка на нормативните документи на държавните органи и администрация, организациите на Република Беларус, индивидуалните предприемачи относно организацията на системата за управление, ценообразуването, финансите, застраховането, управлението на държавната собственост, приватизацията, външноикономическите отношения, като се посочват периодите на съхранение [2] (наричан по-нататък - Списък 2001). Тази статия установява условията за съхранение на поръчки за персонал от две групи:
Както се вижда, заповедите за предоставяне на материална помощ не са включени в списъка от 2001 г.
Законно ли е да се съхранява заявление за обезщетения на мястото на работа с всички документи (копия от документи), приложени към тях от кандидата, както и решението на комисията за назначаване на обезщетения, които да се съхраняват в личното досие на получателя?
Сред документите на личното досие, изброени в клаузи 6-8 от Инструкцията за реда за формиране, поддържане и съхранение на лични досиета на служители, не фигурират заявления и други документи за получаване на обезщетения, както и решения на комисии по тези въпроси.
Следователно молбите за обезщетения на мястото на работа с всички документи (копия от документи), приложени към тях от кандидата, не трябва да се включват в личното досие. Те са предметобособяване в самостоятелен бизнес, за който в номенклатурата на досиетата на организацията е установен съответният срок на съхранение (5 години).
По този начин решенията (протоколите) за назначаване на обезщетения също не подлежат на включване в личното досие на служителя. Те трябва да бъдат оформени в самостоятелно досие, за което в номенклатурата на досиетата на организацията е установен съответният (10 години) срок на съхранение.