Алтернатива на личното досие, или Как да съхраняваме документите на служителите

Свързани статии

Личното досие е форма за систематизиране и съхраняване на информация за служител, позната на всеки служител по персонала. В много компании работата с персонала се извършва с помощта на лични досиета, въпреки че те не са необходими за търговските организации. Има ли други, по-модерни методи за гарантиране на безопасността на личните данни? Да, има и днес ще говорим за алтернативни начини за съхранение на документи за персонала.

Начини за съхраняване на данни на служителите

Много кадровици водят лични досиета по стария начин и не искат да се откажат от тях, въпреки факта, че е много трудоемко. Тъй като в една търговска организация няма единни правила за водене на лични досиета, това поражда разнообразие от възможности за тяхното регистриране в мащаба на цялата българска кадрова практика. Въпреки това, по отношение на тяхното съдържание, личните файлове, използвани в различни организации, като правило се различават леко един от друг.

Днес служителите по персонала на неправителствените организации получават избор по въпроса как да систематизират информацията за служителите. Почти всички от тях имат възможност да използват електронни ресурси, разработени са много полезни и удобни програми, които значително улесняват процеса на обработка на лични данни. Документите, които работодателят трябва да притежаваРазбира се, ще трябва да се направи на хартия. Но за всички останали документи е неудобно и няма нужда.

В допълнение към личните досиета, най-често се срещат следните методи за систематизиране и съхраняване на лична информация за служителите: разделно съхранение на документи (в папки, формирани по теми) и съхранение в електронен вид. Кратко описание на всеки метод на съхранение, неговите основни предимства и недостатъци можете да намерите в таблицата на страница 50.

Начини за организиране и съхраняване на кадрови документи

Характеристики

Ползи

Недостатъци

Частен въпрос

Цялата информация за служителя под формата на оригинали и копия на документи се натрупва в специално оформена папка

– Основната информация за служителя е на едно място;

- скорост на обработка на информацията

- Висока интензивност на труда (необходимост от одобрени разпоредби, документи за подаване, инвентаризация, периодична проверка и запознаване на служителя, архивиране);

- необходимостта от допълнителни ресурси (отделен офис, сейфове, картотеки, архиви);

- необходимостта от допълнителни умения на изпълнителите (познаване на процедурата за работа с лично досие);

– риск от претенции от контролни органи

Отделно съхранение[1]

Всички документи се съхраняват на хартиен носител в тематични папки в съответствие с номенклатурата на организацията. По този начин всички документи на служители с едно и също предназначение, например: трудови договори, карти формуляр № Т-2, договори за отговорност, заповеди (по вид), се поставят в отделни папки и се поставят там обикновено по азбучен ред или по регистрационни номера. Документи с биографичен характер се съхраняват в картотека впо азбучен ред, използвайки папка с файлове отделно за всеки служител

- Ниски разходи за труд (в сравнение с воденето на лични досиета);

- няма допълнителни изисквания към квалификацията на HR специалист;

– по-малък риск от искове от контролни органи;

– липса на допълнителни ресурси (архив, сейфове и др.)

– Увеличаване на времето за събиране и предоставяне на необходимата информация за служителя;

– липса на ясна структура за съхранение на информация;

– риск от разкриване на лична информация на служители

Съхранение на електронен носител

Цялата информация (с изключение на задължителните формуляри на хартиен носител) се съхранява електронно чрез информационни системи и бази данни

– Няма нужда от други ресурси;

– спестяване на място и пространство;

– висока скорост на обработка на информацията;

– висока степен на защита срещу неоторизиран достъп;

– Възможност за неограничен срок на съхранение;

- няма нужда от работа с архива;

– най-прогресивната и перспективна организация на трудовия процес

– Необходимост от наличие на резервно копие на базата данни и информационната система;

– Очаква се скъп хардуер и софтуер;

- необходимостта от достатъчно висока квалификация на служителя

Какво да избера?

Така че вие имате право да изберете кой метод за съхраняване на данните на служителите е най-подходящ и удобен във вашата организация. Често методите за съхранение могат да се комбинират. Например, наред с управлението на лични досиета се създава електронна база данни с документи, която включва и данни за персонала. Трябва да се отбележи, че ако търговска организация официално реши да поддържа личнидела срещу своите служители, редът за тяхното водене се определя от вътрешните правила на тази организация.

В същото време работодателят трябва да бъде подготвен за факта, че проверяващият инспектор, след като е видял личното досие, ще се интересува какви документи са събрани в него и дали всички те отговарят на нормите на закона. Ако в личното досие попаднат документи, надхвърлящи списъка, установен от закона, той ще поиска доказателства, че самият служител е предоставил допълнителна информация за себе си.

Невъзможно е да не обърнем внимание на още един факт. Има компании, които по правило принадлежат към малки предприятия, които не водят управление на досиета на персонала, не систематизират и не съхраняват информация за служителите. Тук има предимства – няма разходи за труд и нужда от допълнителни ресурси, но има и огромен риск от отговорност пред контролните органи[2].

Какви документи организираме и съхраняваме?

Сега, след като се справихме с методите за съхранение, нека поговорим кои документи на служителите трябва да се съхраняват. Това са документи, които съдържат лични данни и носят цялата информация за служителя и неговата „съдба“ при този работодател. Условно могат да се разделят на две групи: документи, съдържащи лични и биографични данни, и документи, съдържащи данни, свързани с работата на служител в отделна фирма. Документите, които по принцип могат да се съхраняват от работодателя, са посочени на стр. 52, 53. Този списък е кумулативен и включва всички документи, които могат да се съхраняват.

Документи, съдържащи биографични данни

Въпросник;
автобиография;
копие от паспорт или друг документ за самоличност;
копие от удостоверение за присвояване на индивидуален номерданъкоплатец;
копие от удостоверение за задължително пенсионно осигуряване;
копия на документи за образование, повишаване на квалификацията, курсове;
копия на документи за военна регистрация;
копия от документи за присъждане на научно звание, научна степен;
характеристики и препоръчителни писма;
резултатите от медицински преглед за годност за изпълнение на трудовите задължения (за определени длъжности);
копия на удостоверения за брак и развод;
копия от удостоверения за раждане на деца;
други документи

Документи, свързани с работата

Трудов договор;
договор за отговорност (за материално отговорни лица);
личен лист за досиета на персонала;
допълнение към личния лист на досието на персонала;
лични изявления на служителя;
заповеди за напускане на служителите;
заповеди за приемане, премествания, уволнение;
копия на документи за стимули, включително присвояване на почетни звания;
копия от документи за налагане на наказания и тяхното премахване;
копия от документи за преминаване на атестация на служителите, оценка на персонала;
други документи

Трябва да се отбележи, че списъкът с документи от първа група е законово ограничен до задължителните документи, които трябва да бъдат представени при кандидатстване за работа[3]. Останалите документи, които не са предвидени в Кодекса на труда [4], като правило служителите по персонала все още изискват от служителите както при кандидатстване за работа, така и в процеса на работа във фирмата и впоследствие ги съхраняват в отдела за персонал. Често това се прави въпреки пряката забрана на законодателя[5]. Това не се отнася за случаитекогато самият служител се съгласи да предостави допълнителни документи при кандидатстване за работа или в процеса на кандидатстване. Сега все по-често можете да чуете за нежеланието на служителя да предостави допълнителна информация за себе си.

Документите от втората група възникват в хода на трудовата дейност на служителя и винаги се извършват на хартия. Заедно с картата на формуляр № Т-2, тези документи (с изключение на личния лист за досие на персонала и неговото допълнение) трябва да се съхраняват в отдела за персонал и да се представят на инспекционните органи.

Служителят трябва да изрази писмено съгласието си за предоставяне на допълнителни данни за себе си

Важно е, че служителят по персонала е длъжен да гарантира поверителността на документите, съдържащи лични данни на служителите. Като се има предвид, че не всяка организация може да отдели отделно помещение за отдела по персонала или специалист, работещ с персонал, а заедно с това и сейфове и картотеки за съхранение, става трудно да се изпълни изискването на закона за изпълнение на това задължение [6].

Следователно, ако работодателят разшири списъка с документи, които служителят трябва да представи и съхранява в отдела за персонал, тогава освен създаването на вътрешни правила [7], той трябва да вземе предвид съгласието или несъгласието на служителите за обработка на личните им данни, техните ресурсни възможности за осигуряване на безопасността на документите [8], разходите за труд за тяхната обработка, както и евентуалната отговорност на работодателя за неспазване на необходимите условия за поверителност.

Официален коментар

Ирина АКШОНОВА, държавен инспектор по труда на Държавната инспекция по труда в Москва:

– Държавният инспектор по труда осъществява надзор и контрол по спазването на трудовото законодателство от работодателите чрездокументални проверки (когато разглежда представените от работодателя документи, по негово мотивирано искане), както и проверки на място (когато освен запознаване с документите проверява и използваните от работодателя помещения и оборудване)*.

В същото време държавният инспектор няма право да изисква от работодателя представяне на документи и информация, които не са обект на проверка или не са свързани с предмета на проверка, както и документи, които не са предвидени от действащото законодателство за поддържане и съхранение от работодателя. Например, инспекторът няма право действително да изисква от работодателя документи от биографичен характер, които не са предвидени в член 65 от Кодекса на труда.

Но често се оказва, че работодателят се издава. На практика при анализа на представените от работодателя документи се откриват нарушения: например в правилника за вътрешния трудов ред организациите предписват сред документите, които трябва да бъдат представени на работодателя при сключване на трудов договор, документи, които е забранено да се изискват в съответствие с приложимото законодателство от лице, което постъпва на работа. Ако бъде установено такова нарушение, държавният инспектор по труда определено ще предприеме мерки за реакция на инспектор към работодателя.

[1] По правило при този метод работодателят съхранява информация и копия от документи, които не надвишават изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация.

[2] В съответствие с чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения България. Нарушаването на трудовото законодателство води до налагане на административна глоба на длъжностни лица в размер от 1000 до 5000 рубли; за лица, занимаващи се с предприемаческа дейност без образуване на юридическо лице - от 1000 до 5000 рубли. или административно спиране на дейност до 90 дни; Наюридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейността до 90 дни.

[3] Член 65 от Кодекса на труда на България предвижда задължително представяне на паспорт или друг документ за самоличност, трудова книжка, удостоверение за държавно пенсионно осигуряване, в определени случаи документ за военна регистрация, документ за образование при кандидатстване за работа.

[4] Например характеристики и препоръчителни писма, TIN, документи на службата по вписванията.

[5] Част трета на чл. 65 от Кодекса на труда на България гласи: „Забранено е да се изискват от лице, което кандидатства за работа, документи, различни от предвидените в този кодекс, други федерални закони, укази на президента на Република България и постановления на правителството на Република България.

[7] Образец на Правилника за работа с лични данни ще намерите в електронното тематично приложение „Банка местни нормативни документи и длъжностни характеристики” към № 6, 2009 г.

[8] Как да оборудваме помещенията за службата за персонал, вижте № 3, 2010 г.