Аутсорсинг на управление на досиета на персонала, цената на услугите за поддържане на досиета на персонала в пълен размер

Поддържането на HR записи е досаден процес, често страничен за отдела по човешки ресурси. Изглежда, че всеки отговорен служител може да се справи с работата в офиса на персонала! И работният процес е поверен на неосновен специалист на непълно работно време. Добре работещият служител по персонала не изглежда по-различен от зле работещия - и двамата подготвят документи, подписват ги със служителите и след това ги архивират. Реалното състояние на нещата и грешките в кадровата политика често се превръщат в неприятна изненада в случай на проверка от Rostrud / Roskomnadzor или производство от прокуратурата / полицията / миграционната служба. Стотици хиляди рубли глоби и значителен удар върху репутацията на компанията - цената на официален документооборот "за показ".

Направете онлайн тест и преценете обективно текущата ситуация

Причините за това състояние на нещата са различни.

Управлението на HR записи е задача, за която организацията няма:

  • време и ресурси
  • високоспециализирани служители
  • разбиране на важността

Поддържането на документи за персонала е допълнителна тежест за специалисти, чиито преки задачи са напълно различни:

  • набиране и адаптиране на персонал
  • разработване на система за мотивация на служителите
  • ведомост за заплати

Значителни рискове

  • Финансови и данъчни
  • Съдебна
  • репутационен

Ако работодателят откаже да регистрира чуждестранен работник, който не е регистриран по местоживеене, компанията нарушава 109-FZ „За миграционната регистрация на чужди граждани и лица без гражданство в България“.Размерът на глобата: за длъжностно лице - до 50 000 рубли; за компания - до 500 000 рубли; за индивидуални предприемачи - до 500 000 рубли. (гл. 4Изкуство. 18.9 от Административния кодекс на България).

Ако трудовият договор със служител не е правилно съставен (например договорът с чуждестранен служител не съдържа подробности за полицата на VHI или данните за документа, въз основа на който той има право да работи в България - патент / разрешение за работа), компанията нарушава Кодекса на труда на България (чл. 327.2, част 2).Размерът на глобата: за длъжностно лице - до 20 000 рубли; за компания - до 100 000 рубли; за индивидуални предприемачи - до 10 000 рубли. (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на България).

Ако при наемане изисквате копия от документи от служител (за образование, лични и т.н.) и след това ги съхранявате, но не подписвате съгласие за обработка на лични данни с него, такива действия се считат за нарушение на 152-FZ „За защита на личните данни“.Размерът на глобата: за ръководителя на компанията - до 20 000 рубли; за компания - до 75 000 рубли; за индивидуални предприемачи - до 75 000 рубли. (член 13.11, част 2 от Кодекса за административните нарушения на България).

Ако видът на начисленията за служителите не е определен в Правилника за бонусите, но се изплаща редовно на служителите, плащанията не могат да бъдат приети като разходи на компанията. Съответно компанията систематично надплаща или по-малко плаща данък върху дохода.

Чужденецът е нает на срочен договор за срока на валидност на разрешението за работа. Няма такова основание за сключване на срочен, а не на безсрочен договор. Ако чужд гражданин бъде уволнен след изтичане на договора, служителят ще бъде възстановен на работа по съдебен път и компанията ще трябва да възстанови съдебните разходи, средната печалба за всеки ден принудително отсъствие, работните дни ще бъдат включени в трудовия стаж за изчисляване на годишния платен отпуск и евентуално служителят ще изисква и обезщетение за морални щети.

Уволнението на служители поради съкращаване на персонала е процес, при който правилното изпълнение на документите за персонала играе важна роля. По-специално, ако щатното разписание не се поддържа правилно, намаленият служител може да обжалва съкращаването чрез съда и да бъде възстановен, като докаже, че не са му били предложени всички възможни свободни позиции. Компанията ще възстанови средната печалба за всички дни на принудително отсъствие, ваканция, съдебни разноски.

Работодателят се старае да предвиди всички възможни рискове и приема като стандартен трудов договор, изтеглен от Консултанта/Гаранта и допълнен с отделни клаузи. Многостраничен документ изглежда впечатляващо и сериозно! Но ако възникне трудов спор, твърде подробният трудов договор може да навреди на компанията в случай на съдебен спор. Само опитен практикуващ адвокат може да определи кои елементи са допълнителна „вода“, кои могат да играят в полза на служителя и кои са необходими и ще защитят страната на работодателя.

Ако служителите на компанията на практика разберат, че управлението на досиета на персонала се извършва във фирмата „веднъж и отново“, репутацията на работодателя страда и лоялността на служителя намалява. Тъй като в по-голямата си част документите за персонала се подписват късно, а някои изобщо не са подписани, служителят може да влезе в конфликт при уволнение и да се опита да изнудва.

До 2002 г. Кодексът на труда на България позволяваше в щатното разписание да се посочват "вилици" на заплатите за длъжности. Например, заплатите на мениджърите по продажбите могат да варират от X до XX. Сега тази практика е незаконна, в щатното разписание е необходимо да се посочи само точен размер на заплатата, еднаква за всички служители, работещи на една и съща длъжност. Ако фирмата останеместен нормативен акт по стария образец, където са посочени „вилиците” на заплатите, а служителите знаят заплатата на своите колеги, това ще предизвика излишни задкулисни разговори.

Отпускът на служителите, работещи на ротационен принцип, не трябва да пада върху почивката между смените. Ако компанията няма календар на отпуските, който да отчита този аспект от организацията на графика, или календарът не се спазва, това неизбежно ще предизвика недоволство сред служителите, които са добре запознати с правата си.