Баркодът на сертификата 2-NDFL (данък върху доходите на физическите лица, документ) - през 2019 г., какво е това

В наше време не всички компании са започнали да използват електронни средства за подаване на счетоводни и данъчни отчети. В същото време всеки начинаещ предприемач може да се сблъска с необходимостта да издаде сертификат 2-NDFL на своите служители, върху който трябва да има баркод.

Данъчната служба разработи специализиран метод за записване и обработка на информация, отразена на различни хартиени носители, и беше решено да се въведе използването на специализирани баркодове, с помощта на които държавните служители ще могат да решават огромен брой проблеми, свързани с воденето на записи и отчитането.

Мнозина не знаят защо е необходим баркод на сертификата 2-NDFL и как използването му се регулира от действащото законодателство през 2019 г.

Трябва или не

Основната цел на определянето на баркодове е да се осигури автоматизация на отчитането за данъчната служба. За всяка данъчна и друга форма има определена маркировка и всичко това като цяло представлява отделен елемент в развитието на електронния документооборот у нас.

Ако отчетите се подават на хартиен носител, а не на електронен носител, данъчните служители трябва самостоятелно да прехвърлят цялата необходима информация в своите програми.

Баркодът, който се чете с помощта на специално оборудване, дава възможност напълно да се откаже от необходимостта от ръчно въвеждане на данни и следователно неизбежните грешки също са изключени. За да предотвратите повреда на това поле, силно не се препоръчва да закрепвате няколко листа със стандартен телбод по време на процеса на документация.

В сертификата 2-NDFL той трябва да бъде зададен като задължителенпоръчка, тоест с вече поставен баркод, във връзка с който е одобрена определена форма на сертификат. Ако липсва, тогава в този случай данъчните власти просто няма да приемат информация за печалбите и като основание за отказ ще посочат, че представените сертификати не отговарят на приетите стандарти.

Ако отчетите за печалбата се попълват с помощта на специализирани счетоводни помощни програми, тогава в този случай не трябва да има никакви затруднения с поставянето на баркодове на 2-NDFL, тъй като програмата автоматично изтегля актуални формуляри.

Ако по някаква причина този формат не се използва, тогава в този случай е възможно ръчно да попълните всички необходими документи и да подадете отчети на хартиен носител, но това е разрешено само ако средният брой служители на организацията е по-малък от 25 души.

Ако средният брой служители на компанията е по-голям, тогава в този случай можете да използвате специална програма, публикувана на официалния уебсайт на данъчната служба, която помага да се изготвят данни във формуляра 2-NDFL за произволен брой служители с оглед на по-нататъшното им подаване под формата на данъчни декларации.

Правни основания

В съответствие с тези разпоредби е одобрено:

формата на предоставяне на информация за доходите на определени лица;
процедурата за издаване на формуляр за информация за печалбите на физически лица;
формата, в която се предоставя информация за доходите на физическите лица в електронен вид;
формулярът, по който трябва да се подаде декларацията за неудържане на данък, както и размерът на дохода на физическо лице, от който данъкът не може да бъде удържан, и общата удържана сума.

Освен това, в съответствие с тази заповед,беше напълно изравнена заповедта на данъчната служба № ММВ-7-3/611, в съответствие с която беше приета съществуващата досега форма за подаване на данни за доходите на физическите лица.

Характеристики на хартията

Необходимостта от отпечатване на такива документи със специализирани баркодове е фиксирана повече от две години, като е предвидено строго място върху документа за поставяне на този елемент - те трябва да бъдат поставени в горния ляв ъгъл на генерирания документ. Тази маркировка днес е задължителна, тъй като осигурява значително опростяване на обработката на отчетите.

Чрез използването на тази маркировка данните от сертификата ще бъдат взети предвид и записани директно в базата данни INFS, благодарение на което данъчните служители ще могат да спестят огромно количество време.

В тази връзка, ако се изисква издаване на сертификат под формата на 2-NDFL, той задължително трябва да съдържа уникален баркод и ако отчитането се извършва в многолистова версия, тогава в този случай е силно препоръчително да не се комбинират страниците с телбод, тъй като това може да доведе до повреда на двуизмерни елементи, които осигуряват оптимизиране на електронното управление на документи.

Ако върху използваните сертификати няма баркодове, тогава данъчните власти имат пълното право да откажат да приемат тази документация, тъй като техният дизайн се различава значително от формата, приет от закона.

Разбира се, ако поръчате съответните формуляри предварително, тогава в този случай ще бъдат раздадени документи, съставени в правилния ред, но във всеки случай е по-добре да проверите баркодовете в тази ситуация.

Както бе споменато по-горе, единственото решениеситуация, при която няма маркировка върху документа, е отчитане на хартиен носител, ако компанията има среден брой служители на ниво от 25 души, тъй като счетоводителите на такива организации имат възможност да представят отчети, попълнени на ръка, и е достатъчно да получите готови формуляри. За всички останали остава единствената възможност да използват програмата "Легален данъкоплатец", публикувана на официалния сайт на данъчната служба.

Пример за баркод на сертификат 2-NDFL

Целта на използването на баркода на сертификата 2-NDFL

В съвременната област на данъците и счетоводството използването на баркодове върху сертификата 2-NDFL се извършва за постигане на няколко цели:

значително опростяване на процесите, свързани с въвеждането на информация за дейността на определени организации;
повишаване нивото на работа на използваната база данни;
намаляване на грешките, свързани с въвеждането и обработката на данни за определени данъкоплатци.

Счетоводството се извършва по стандартизирани правила, приети за поставяне на такива кодове на отчетните страници или в процеса на издаване на декларация. Всеки отделен документ или различните му страници напълно съответстват на установения двуизмерен код, във връзка с което добре установената класификация ви позволява напълно да елиминирате възникването на всякакви трудности или грешки в процеса на извършване на различни проверки или собствено счетоводство.

Информацията от данъчната декларация, предоставена от упълномощения агент, впоследствие се прехвърля в електронен файл, във връзка с което всички необходими данни се събират на едно място. След това се извършва процедурата по детайлна обработка на електронния файл сс помощта на специализиран модул за печат, като системата изпраща цялата получена информация към съответния шаблон на данъчния орган.

Когато тази процедура приключи, всяко упълномощено лице или данъчен инспектор ще може да разпечата необходимата информация от базата данни, ако се изисква да контролира и регистрира различни организации или предприятия.

След като всички необходими мерки са напълно завършени, данъчният агент изпраща отчети до мястото на регистрация и регистрация на предприемача.

С помощта на машинен метод, както и специализирани технологии на центъра за обработка на информация, данъчните служители сравняват цялата получена информация, след което цялата получена информация се проверява, за да се определят всички видове грешки, недостатъци или отклонения от реалните показатели.

След това допълнителната обработка на баркода на сертификата 2-NDFL вече се извършва ръчно, но напоследък постепенно започнаха да се въвеждат и специализирани PDF417 технологии, които позволяват да се отървем от такава необходимост.

Ако говорим за предимствата от използването на такава система, благодарение на които тя стана толкова необходима днес, тогава си струва да се отбележат няколко основни:

спестяване на пари и време, които данъчните инспектори трябва да изразходват за обработка на цялата получена информация;
възможността за поддържане на удобно и просто счетоводство за съвременните компании, във връзка с което се изразходват много по-малко ресурси за събиране на цялата необходима информация за основната икономическа дейност;
значително увеличение на скоростта на обработка на цялата необходима информация.

Освен отОсвен това определени стандарти се прилагат и за формата за отпечатване на всички необходими отчети. В съответствие с изискванията на действащото законодателство е необходимо да се използва само висококачествена хартия, модерни модели принтери и в същото време да се отпечатват данни в едностранен формат.

Струва си да се отбележи, че по-рано използването на графично изображение се изискваше при изготвянето на някои други документи, като данъчни декларации за доходи, 3-данък върху доходите на физическите лица, ДДС и други документи.

Сега беше решено да се използват и баркодове в горния ляв ъгъл в процеса на издаване на сертификат 2-NDFL, където се поставят специализирани символи PDF417, което осигурява бърза идентификация на използвания документ. Всеки тип отчетност използва свой собствен уникален код и тази класификация е доста добре установена, като напълно елиминира всякакви трудности в процеса на обработка или обработка на подадени документи.

Ако не е предоставена

Често се случва данъчните агенти да използват най-новите версии на специализирани счетоводни програми, с помощта на които данъчният агент напълно се отървава от поставянето на 2-NDFL баркодове върху тяхната документация, тъй като вместо това тази процедура ще бъде напълно автоматично извършена от използваната програма. В крайна сметка тази помощна програма ще издаде сертификати, вече попълнени в съответния формуляр, на който веднага ще се появят всички необходими баркодове.

Ако по една или друга причина използваната помощна програма не поставя баркодове в процеса на работа, тогава в този случай е възможно да се действа в зависимост от броя на служителите, за които компанията представя отчети на държавните агенции.

Да сеза да се изключат всякакви недоразумения, свързани с използването на нови формуляри, от които някое оборудване не може да прочете информация или неправилно изпълнява тази процедура, тогава в този случай могат да се следват определени препоръки.

На първо място, най-добре е да не съединявате няколко листа с телбод или кламери, тъй като те могат да повредят използваните баркодове.

Ако в бъдеще се наложи корекция на вече попълненото удостоверение, отговорното лице ще трябва да преформатира използваните документи, както и да ги разпечата, ако наистина възникне такава необходимост.

В тази статия ще намерите образец за попълване на материална помощ в отчета 2-NDFL.

Пример за попълване на формуляра 2-NDFL можете да изтеглите тук.