Бенчмаркинг или сравнителен анализ
Бенчмаркингът е процес на сравняване на продуктите, услугите или процесите на една организация с тези на друга организация. Понякога се правят сравнения в една и съща организация. Целта на този процес е да се търсят подобрения в сравняваните аспекти.
По правило бенчмаркингът се използва от организация, която иска да подобри своята производителност.
За сравнение с техните процеси (или продукти) се избира компания, която заема водеща позиция в определен въпрос. Не е необходимо да се избират преки конкуренти, за да се направи сравнение. За сравнение може да бъде избрана компания от различна сфера на дейност или работеща с различна група потребители.
Бенчмаркингът ви позволява да прилагате най-добрите практики на други компании в работата си. Но първо трябва да постигнете пълно разбиране на собствените си процеси, защото. невъзможно е да се направи адекватно сравнение, без да имате представа за собствените си дейности. За да направите това, трябва да знаете границите на разглежданите процеси, извършените операции, текущото ниво на изпълнение на процесите и други параметри, които характеризират работата.
Видове бенчмаркинг
В зависимост от обектите на сравнение, бенчмаркингът може да бъде разделен на няколко вида:
Вътрешен бенчмаркинг – този тип бенчмаркинг сравнява процеси (продукти, услуги) в организацията. Като обекти се избират близки или подобни процеси (продукти, услуги). С вътрешния бенчмаркинг е доста лесно да се съберат данни, но сравненията са ограничени и резултатите могат да бъдат пристрастни.
Конкурентен бенчмаркинг – прави се сравнение с преки конкуренти (по предоставени продукти илиуслуги), работещи на местния, регионален или международен пазар. За този тип бенчмаркинг е необходимо да се изберат конкуренти, разположени на различно „ниво“ на пазара. Например организация, работеща на местен пазар, може да избере да сравни организация, работеща на международен пазар. В този случай данните, получени от сравнението, ще бъдат по-разумни и важни, но те са доста трудни за получаване.
Функционален бенчмаркинг - сравнява процесите на вашата собствена организация с подобни процеси на друга организация, но работещи в различна сфера на дейност.
Обобщен бенчмаркинг - за този тип бенчмаркинг се избират организации, които имат най-добрите процеси и подходи в своя сегмент.
Стъпки за сравнителен анализ
За подобряване на производителността се използват един или повече видове бенчмаркинг. Обектите на сравнителния анализ и фокусът на изследването могат да бъдат различни, но основните етапи за всички видове сравнителен анализ ще бъдат еднакви. Тази последователност от действия се е развила в резултат на практиката на прилагане на бенчмаркинг от много организации.
Основните етапи на сравнителния анализ включват:
1. Дефиниране, анализ и спецификация на обекта на бенчмаркинг. Обектът може да бъде процес, услуга или продукт на организация. На този етап е важно да се разбере колко ресурси и усилия е готова да отдели организацията за процеса на сравнителен анализ – дали това ще бъде еднократно събитие или сравнителният анализ ще се превърне в постоянна практика на организацията. 2. Идентифициране и дефиниране на характеристиките, за които ще се извърши сравнителен анализ. Това може да са важни потребителски свойства на продукт или услуга или параметри за качество на процеса. . Сформиране на бенчмаркинг екип. По-добре е да включите специалисти в екипаот различни отдели на организацията, така че да е възможно по-широко и обективно да се оценят възможностите както на техните процеси (продукти, услуги), така и на процесите (продукти, услуги) на партньорите за бенчмаркинг. 4. Избор на партньори за бенчмаркинг. Водещи организации, които са постигнали успех в прилагането на характеристиките на интерес (идентифицирани в стъпка 2), могат да действат като партньори. Партньор може да бъде една или няколко организации. Ако се извършва вътрешен бенчмаркинг, тогава такива партньори ще бъдат свързани отдели, процеси или продукти, предоставени от самата организация. Събиране и анализиране на информация, необходима за сравнение. За да се направят сравнения, може да е необходимо да се представи получената информация в същата форма, както е представена в организацията. Например, ако се сравняват техническите характеристики на даден продукт, тогава наборът от тези характеристики може да се различава за различните производители. Характеристиките ще трябва да бъдат доведени до една "база". 6. Провеждане на оценка на способността на организацията да постигне необходимите характеристики в сравнение с партньор (или партньори) за бенчмаркинг. Оценката може да се извърши чрез различни методи, които ви позволяват да оцените съществуващата "пропаст" между работата на вашата собствена организация и работата на партньор за сравнителен анализ (например, използвайки GAP - анализ). 7. Идентифициране на възможни промени в съществуващите работни практики. Създава се "визия" за бъдещото състояние на организацията. Тази визия трябва да се основава на резултатите от адаптирането на процесите на бенчмаркинг партньора към условията на тяхната организация. 8. Разработване на стратегически цели и планове за тяхното изпълнение за постигане на желаното ниво на изпълнение. В зависимост от мащаба на промените, плановете могат да включват промени в процеси, системи за управление, организациясистеми, култура на изпълнение на труда и други аспекти. 9. Изпълнение на планираните промени и постоянно наблюдение на хода на трансформациите в организацията. При необходимост се правят корекции на плановете. 10. След постигане на поставените цели и изпълнение на плановете се взема решение за повторение на цикъла и изпълнение на всички етапи на бенчмаркинг за нови условия. Преди бенчмаркингът да се използва като инструмент за подобряване на ефективността, една организация трябва да реши колко ресурси може да разпредели за нея. Ако се вземе решение бенчмаркингът да се използва като един от инструментите за непрекъснато подобрение, той може да бъде отделен в отделен процес.
Ползите от сравнителния анализ
Когато се прави правилно, бенчмаркингът може да донесе много ползи на компанията. Критериите за успешен бенчмаркинг са правилно подбран екип, дълбоко детайлизиране на процесите, заинтересованост на ръководството от резултатите, интегриране на резултатите от бенчмаркинга със стратегически планове за развитие.
По време на изпълнението на работата екипът за сравнителен анализ има възможност да погледне организацията си отвън. Това ви позволява да надхвърлите ежедневните дейности и съществуващите ограничения и да намерите нови идеи за подобряване на работата. Чрез използването на бенчмаркинг могат да се избегнат много грешки, както и да се увеличи печалбата на организацията за относително кратко време.