Бюджетни спестявания във вашите ръце
За вътрешна употреба
Използвайки тази таблица, ще можете да:
установете имената на използваните стоки (колона "Имена");
знаят честотата и обема на използване на стоки от всяка позиция (колони "Количество" и "Дата");
знаят за какви цели се използва даден продукт.
Искам да обърна специално внимание на колоната „Забележка“, където ще запишете целите на използване на средствата. Попълването му ще ви позволи първо да съберете данни и след това да предложите възможни начини за оптимизиране на разходите. Можете да дадете следния пример за оптимизация с помощта наотчитане на разходите:
В нашата компания бяха изразходвани солидни бюджети за закупуване на химикалки. Химикалки в цели опаковки бяха поръчани в секретариата и веднага разпръснати в офисите, а на следващия месец всичко се повтори. Изглежда, че във фирмата работят писари, които попълват всички документи на ръка. Писалките постоянно се губеха, отнасяха се от посетители и т.н.
За да оптимизираме консумацията на писалка, предприехме следните стъпки:
1. Разработихме стикери за канцеларски материали (химикалки, моливи, линийки, маркери, телбод, ножици - вече всичко имаше свой собствен етикет). Стикерите имаха стандартен вид и отразяваха следната информация: фирмено лого, име на продукт, офис, номер на маса (всички комплекти канцеларски материали бяха прикрепени към работните места - маси, които имаха собствен номер);
2. Формирахме списък с офис консумативи, които са необходими и достатъчни за всяко работно място (след това започнахме да използваме този шаблон при предаване / приемане на работно място, когато служител излиза на почивка и т.н.);
3. Залепени етикети на всички канцеларски материали.
Сега всеки служител имаше необходимотонабор, който вече не се актуализира всеки месец, а веднъж на всеки шест месеца / година. С помощта на тези средства успяхме да намалим бюджета за офиса 3 пъти.
Следният пример ще помогне за оптимизиране чрез замяна на стоките с технитепо-евтини аналози. Моля, не си мислете, че "по-евтино" означава най-евтино, защото всички знаем английската поговорка: "Не сме достатъчно богати, за да купуваме евтини неща."
За да определите съотношението цена / качество на всеки продукт, струва си да правите пробни покупки и постоянно да събирате обратна връзка при закупуване на стоки от нов доставчик. Сега разнообразието от канцеларски продукти е толкова голямо, че очите се разпръскват при избора, но нашата компания обръща внимание не само на цената, качеството, но и на екологичността. Разработваме и проекти за електронен документооборот.
Оптимизирайте използването на средства чрезСтандартизация.
В миналото ръководителите на компанията правеха списъци с „желания“ за закупуване на офис консумативи и ние внимателно копирахме артикулните номера, количеството и цената на стоките от каталозите. Отне много време и беше трудно да се планира „списъкът с желания“ на служителите. Днес счетоводител иска химикал, утре химикал с гел и след това химикал. Как да планираме бюджет, когато няма елементарна възможност за предвиждане?
Решихме този проблем с помощта на стандартен комплект канцеларски материали за всяко работно място. Сега всичко е еднакво за всички и ако решим да заменим някой продукт, първо използваме контролна покупка, тестваме го и след това вземаме окончателното решение за замяната.
Този подход значително намали времето за поръчка на стоки: сега служителите не търсят артикули в каталози и не се страхуватгреша. Тоест направихме процеса на закупуване на канцеларски материали по-предвидим и планиран.
Друг пример, при който можете да видите оптимизация чрез повечестойност за парите.
Компанията обърна голямо внимание на създаването на имидж на професионалист, опитвайки се по всякакъв начин да създаде впечатление за успешен и стабилен. За тази цел всички мениджъри по продажбите, които имаха личен контакт с клиентите (посещаваха клиентите и практикуваха чести срещи лице в лице), бяха „набити“ със скъпи химикалки.
След известно време забелязахме, че такива химикалки вече се използват не само на срещи, но и на работни места. Мениджърите са лесни за разбиране: бързо се свиква с добрите неща, но компанията харчеше допълнителни пари и нашата задача беше да спестим.
След известно мислене направихме следното:
2. Обособяване на място в секретариата за съхранение на "полеви комплекти";
3. Екипите за гостуване бяха раздадени на мениджърите за срещата и след това взети на съхранение до следващата среща.
В самото начало на проекта срещнахме известна съпротива от страна на мениджърите, но след разяснителен разговор и разясняване на причините за подобни нововъведения вече нямаше проблеми.
Друг, не съвсем обичаен начин за оптимизиране на разходите, но, повярвайте ми, работи доста добре -инструкции за употреба на места за употреба.
Ако искате да използвате този метод, тогава ви препоръчвам да се запознаете с инструмент като визуализация и да съставите шаблон стъпка по стъпка инструкция за работа с копирна машина.
Поканете служител, който не работи с офис техника, и го помолете да копира, като използвате инструкциите. Забележете моментитекоито създават затруднения, не забравяйте да направите корекции в инструкцията и да проведете „пилотния проект“ отново, но с друг служител. След няколко повторения трябва да можете да развиете прост и ясен стил при писане на тези инструкции.
Използваме инструкции, наред с други неща, за да демонстрираме получаването на желания резултат при използване на фотокопирна машина. Например, знаете, че често се налага да правите копия на документи и понякога трябва да имате и снимка, и регистрация на една страница.
Служителите, които рядко използват фотокопирна машина (а те са мнозинството), често преработват копията няколко пъти, защото неправилно поставят листа в копирната машина. Налични са разходи за хартия, касета. Окачихме инструкции как да направим това или онова копие и това помогна значително да намали цената на консумативите. Как да разбираме това, ще попитате. Всичко е съвсем просто: на места, където се намират копирни машини, имаме определено количество хартия. В момента, когато тази наличност започна да стига за по-дълъг период, осъзнахме, че инструкциите ни носят осезаеми ползи.
Друг важен, но доста времеемък процес за намаляване на офис разходите епреминаването към електронен формат. За това използваме единна програма 1C, където механизмът за съгласуване на договори, одобряване на разхода на средства, има напомняния за ваканция и т.н.
В нашата компания използваме програмата 1C за отчитане на разходите на единицата. Воденето на записи вече не отнема време. Можете също така да внедрите аналитичен блок: сумата за всеки артикул ще бъде автоматично сумирана и ще видите динамиката на използването на средствата в таблицата. Предпочитам в такива случаи визуалното показване на информация под формата на графики,където линиите с различни цветове ще показват колебания в разходите през различните години.
Разполагайки с такава база, можете лесно да идентифицирате пикове и спадове в използването на определени средства, да залагате "растеж" на употреба от година на година. Тоест, с математическа точност ще можете да планирате бюджет за закупуване на едно или друго и винаги ще имате възможност за общо планиране на средствата в бюджета.
С помощта на прости методи за оптимизация постепенно ще направите бюджета си по-изгоден за компанията.
Не спирайте, когато получите първите положителни резултати, бъдете наблюдателни, обръщайте внимание на това как се изпълняват определени действия и се опитайте да помислите за начини за оптимизиране на работата. Този подход ще бъде заразителен за вашите колеги и скоро цялата компания ще започне да работи върху малки подобрения, които могат да донесат значителни спестявания на бюджета.