Документация за срещата
Свързани новини
Срещите са съществена част от ежедневната работа на една организация. И като всяка производствена дейност, и тази има нужда от документация.
Срещата е съществена част от ежедневната работа на една организация. И като всяка производствена дейност, тя се нуждае от документация.
Както знаете, има много видове срещи и те се класифицират по различни критерии - от честотата на провеждане до броя на участниците. Но независимо от вида на срещата, нейното документиране се свежда до три етапа: подготовка, записване и оформяне на протокола. Нека разгледаме подробно тези етапи от гледна точка на документацията.
Подготовка. Каним ви на среща
Писмото с покана е вид бизнес писмо, което означава, че е съставено в пълно съответствие с ГОСТ Р 6.30-2003 Държавен стандарт на България. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за документация (по-нататък - GOST R 6.30-2003). Няма да повтаряме общите правила за дизайна на детайлите, ще се докоснем само до няколко функции.
Текстът на поканата е прост. Съдържа име, тема на събитието, дата, място и час на провеждането му, както и координати на лицето за контакт за уточняване на информация. Дневният ред на събранието, неговата програма, информационни и справочни материали за запознаване на участниците и др. могат да бъдат изпратени като приложения към писмото-покана.
среща на високо ниво
Съгласно член 34 от същия закон общото събрание се свиква от изпълнителния орган на дружеството, тоест ръководителя. Процедурата за свикване на участници и провеждане на събрание е регламентирана и се съдържа в Устава или Правилника за процедуратасвикване и провеждане на общо събрание на участниците в дружеството.
Според общото правило ръководството на организацията издава заповед за основната дейност, в която определен брой служители получават указания за подготовката и обслужването на предстоящата среща. Спомнете си, че съгласно закона е необходимо да се уведомят участниците в дружеството за предстоящото събрание не по-късно от тридесет дни преди провеждането му.
Въз основа на тази заповед се изготвя писмо-покана. Към писмото се прилага копие от заповедта, както и дневния ред на отделен лист, доклади и други информационни и справочни материали за преглед, списък на участниците в заседанието - при необходимост. Най-добре е да доставяте такива писма от куриер, който ще се погрижи за знака за получаване на визовото копие на писмото, или да изпратите с препоръчана поща.
Основният документ на срещата без съмнение е протоколът. Можете да разберете как се изготвят протоколите в следните нормативни документи:
Подробности за протокола
Протоколът съдържа следните подробности:
- име на организацията - тъй като протоколът е съставен на общ формуляр на документи, нищо не трябва да се измисля; достатъчно е просто да подготвите формуляр в съответствие с Приложение B към GOST R 6.30-2003 (Фигура B.1 е общ формуляр, Фигура B.5 е формуляр на конкретен тип документ);
- наименование на вида на документа - ПРОТОКОЛ;
- заглавие към текста - тук може да се посочи вида на срещата, нейната тема или състав;
- дата на документа - датата на срещата;
- регистрационен номер на документа;
- мястото, където е съставен документът;
- текст на документа;
- подписи на председателя и секретаря;
- визи за запознаване.
В допълнение към изброенитезадължителни реквизити, протоколът може да съдържа и:
- печат за одобрение (ако протоколът подлежи на одобрение);
- резолюция - това не е съвсем правилно от гледна точка на класическата офис работа, но когато протоколът дойде в организацията от по-висш орган за изпълнение без мотивационно писмо, мениджърът трябва да постави резолюцията точно върху протокола.
Отбелязване за наличие на заявление след текста на протокола не се прави. Информация за наличието на приложения обикновено се дава в текста на протокола.
Автор: Евгения Кожанова, специалист по предучилищни образователни институции и управление на човешките ресурси
Публикуваме статията със съкращения. Пълният текст на статията, който съдържа и примери за писмо-покана, протокол и решения от събранието, както и процедурата за контрол на неговото изпълнение, можете да намерите в бр.
Надяваме се, че получената информация ще ви помогне да работите по-ефективно с документи и да избегнете много често срещани грешки.
Хипермаркет на професионална информация
Наръчникът на секретаря и офис мениджъра е водещото месечно списание за професионално развитие за секретари, изпълнителни асистенти, асистенти, чиновници и офис мениджъри.