Единна държавна система за документация за управление
Класификация на формите на документи
Изисквания за документация
Реквизити, издадени в процеса на подготовка на писмо
Нова инструкция и GOST 6.30-2003
В надпреварата за автоматизиране и по-специално търсенето на „софтуер за документиране“, който да реши всички проблеми на офис автоматизацията, мнозина не обръщат внимание на нормативния аспект на прилагането на „безхартиени“ технологии.
С Постановление на Държавния стандарт на България от 03.03. 2003 N 65 одобрен и въведен в действие GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията.
Действителната причина за отмяната беше изискването на правната служба да изключи от държавния стандарт някои правни норми, свързани с изпълнението на документи, които в съответствие с правния статут не могат да бъдат регулирани от стандарта.
Трябва да се добави, че въз основа на споменатия стандарт от 1997 г. в Стандартните инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (Росархив, М., 2001) е изграден разделът „Документация“, където основните правни разпоредби са правно фиксирани и се използват активно в практиката на документиране.
Освен това беше необходимо да се направят някои промени и пояснения в стандарта поради развитието на нормативната база за документация и коментари и предложения от потребители.
Държавен стандарт 6.30-2003 се отнася за организационно-разпорядителната документация, свързана с Единната система за организационно-разпорядителна документация, която е част от Общобългарския класификатор на управленската документация за клас 020000. По-подробно, чрез изброяване на обхватаразпространението на стандарта не е установено. Ориентацията към документите, включени в OKUA, показва, че правилата за регистрация се прилагат еднакво за документи както на държавни организации, така и на стопански субекти на недържавни структури.
Класификация на формулярите на документи
В зависимост отразположението на детайлитесе задават два варианта за формуляри:
- ъглови;
- надлъжно.
В зависимост отвида на документаформулярите се делят на:
- обща форма;
- бланка;
- форма на определен вид документ (с изключение на писмо).
Фиг. 1. Класификация на документните форми
Всяка форма съчетава три характеристики на класификацията. Например, форма на писмо от генералния директор с ъглова подредба на детайли (Фигура 2), форма на акт (за организацията като цяло) с ъглова подредба на детайли (Фигура 3).
Фиг. 2. Формуляр на писмо от генералния директор с подробности в ъгъл
Фиг. 3. Формата на акта с ъглова подредба на детайли
Изисквания към дизайна на формулярите на документи
Празен документ е стандартен лист хартия с постоянни данни, отпечатани върху него. В работното поле на формуляра, предназначено за променлива информация, могат да се поставят и символни графични знаци (ограничителни маркировки): ъгли, линии и др., Които служат като насоки за подготовка на документи, указват местоположението на променливи детайли, маркират места за пробиване на отвори за подаване на документи.
GOST R 6.30-2003 установява два стандартни формата за формуляри на документи: A4 (210x297 mm) и A5 (148x210 mm) (съответства на международния стандарт ISO 216:1975). В офис работанамира приложение и във формат А3 (297x420), използван за изготвяне на големи таблици, диаграми, диаграми като приложения към различни видове документи.
Съгласно GOST R 6.30-2003, всеки лист от документ, издаден както на формуляр, така и без него, трябва да има полета най-малко: 20 mm - ляво; 10 мм - дясно; 20 мм - отгоре; 20 мм - по-ниска.