EDMS CompanyMedia - преглед, прегледи, алтернативи
Алтернативи на CompanyMedia
Преглед на системата CompanyMedia
CompanyMedia е комплекс от системи, които автоматизират работата в офиса, работния процес и бизнес процесите.
Не всички задачи за работа с документи могат да бъдат решени в рамките на обща система за автоматизация на офиса. Наличието на отделни системи, които автоматизират различни бизнес процеси (управление на човешките ресурси, обслужване на клиенти и др.), Както и работа с различни видове документи (договори, жалби на граждани, заявления и др.), Ви позволяват да организирате бизнес процесите в пълно съответствие със стандарта и да решавате съответните задачи на високо професионално ниво.
В същото време във фирмата могат да бъдат внедрени една или няколко системи CompanyMedia във произволна комбинация, в зависимост от това кои процеси трябва да бъдат автоматизирани.
CompanyMedia включва системи:
- автоматизиране на деловодството и документооборота ("CompanyMedia-Офис Управление", "CompanyMedia-Документи", "CompanyMedia-Информационно-справочна система", "CompanyMedia-Факс", "CompanyMedia-Споразумения", "CompanyMedia-Обръщения на граждани", "CompanyMedia-Workflow"); - осигуряване на информационна поддръжка на работни процеси, присъщи на всяка организация ("CompanyMedia-Клиенти и контакти", "CompanyMedia-Планиране", "CompanyMedia-Срещи"); - автоматизиране на работата на службата за персонал ("CompanyMedia-Personnel Management"); - автоматизиране на взаимодействието на потребителите с отдела за техническа поддръжка (система "CompanyMedia-HelpDesk"); - предоставяне на възможност да научите как да работите в системата CompanyMedia („CompanyMedia-Корпоративно обучение“).
CompanyMedia предоставя на потребителите ключови функции като:
- подготовка исъгласуване на документи; - регистрация на всички видове фирмени документи, включително входяща и изходяща кореспонденция, вътрешни документи, организационни и административни документи и др.; - създаване и поддръжка на папки с документи; - създаване на инструкции, решения за всички видове документи и възможност за регистриране на отговори към тях; - контрол на изпълнението на документи и решения; - сканиране на голям брой документи, създаване и поддържане на електронни архиви на документи; - изготвяне, регистрация на договори, одобряване, заверяване, съхраняване на текущия им регистър; - информационна поддръжка на работа с клиенти; - планиране на работата, контрол на изпълнението на плановете; - управление на проекти; - отчитане на работното време на служителите; - подготовка на срещи и срещи, контрол върху изпълнението на решенията; - автоматизация на деловодството на персонала; - автоматизиране на взаимодействието между потребителите и техническата поддръжка.
CompanyMedia се характеризира с редица изгодни предимства:
- готовността за работа, т.е. липсата на необходимост от разработване или моделиране на система, базирана на дизайнер, дава възможност да започнете да я използвате незабавно, намалявайки рисковете от внедряването на системата и спестявайки време и материални ресурси; Модулността на CompanyMedia, тоест наличието в нейния състав на няколко независими и в същото време взаимосвързани системи, които автоматизират различни процеси, ви позволява да изберете правилните и да автоматизирате точно онези процеси, които се нуждаят от това; гъвкавостта, т.е. способността да автоматизирате не само работата в офиса, но и много други процеси (а CompanyMedia включва повече от 10 системи, предназначени за различни задачи), ви позволява да разширите границите на автоматизацията;
- възможностконфигуриране или модифициране на системата, така че да автоматизира процесите, които могат да бъдат присъщи на конкретна организация, което позволява да се вземат предвид спецификите на бизнеса на компанията, както и допълнително да се адаптира към променящите се изисквания самостоятелно, спестявайки време и пари;
- скалируемост (възможност в бъдеще, след внедряване на системата, за свързване на други системи на CompanyMedia към нея, автоматизиране на нови работни места) дава възможност за автоматизиране на необходимите бизнес процеси в точното време, свързване на правилните служители за работа в системата;
- корпоративността, т.е. способността на системата да работи в компании с комплекс (няколко отдела, отдели и т.н.), включително географски разпределена структура (няколко клона, дъщерни дружества, разположени в различни градове в различни часови зони), ви позволява да свържете служители на основните, дъщерни и зависими компании, за да работят в нея. Чрез свързване за работа в системата на всички служители на компанията (както в централния офис, така и в клонове и дъщерни дружества), работещи с документи, строг контрол върху спазването от тях на служебните им задължения, наредби и процедури, приети в компанията, се повишава прозрачността на нейния документооборот и бизнес процеси, ускоряват се информационните потоци, което повишава управляемостта на компанията;
- внедрената в системата възможност за поставяне под контрол на изпълнението на документите и инструкциите към тях, т.е. предписване на сроковете за изпълнение на документа и инструкциите към него, кой трябва да участва в тяхното изпълнение, както и възможността да се проследи кой е документът, на какъв етап на изпълнение е (координиран, прегледан и т.н.) води до опростяване на получаването на информация за текущото състояние на документа, увеличаване наизпълнителска дисциплина;
- възможността за разграничаване на правото на достъп до информация въз основа на служебните задължения на служителя гарантира сигурността на работния процес от неоторизиран достъп, като по този начин елиминира възможността за изтичане на информация;
- наличието на механизми за създаване на правно значимо електронно управление на документи ви позволява да преминете към напълно безхартиено управление на документи;
- съвместимостта на системата с различни операционни системи (Sun Solaris, Linux, Windows) ви позволява да работите с операционната система, инсталирана във фирмата, и да не купувате нова, като по този начин спестявате пари за закупуването й и не сте обвързани с конкретен доставчик на оборудване;
- интегрируемост на CompanyMedia с други системи, които вече се използват в предприятието (1C, SAP R3, Galaxy), ви позволява да взаимодействате с тях, да използвате информацията, съхранявана в тях;
- възможността за работа през уеб браузър осигурява незабавен достъп до документи, съхранявани в CompanyMedia, дори ако служителят не го е инсталирал локално (например, ако е в командировка, на почивка), което му позволява винаги своевременно да обработва входящи документи и инструкции по тях;
- възможността за поддържане на единен стандарт за работа с електронни документи в системата осигурява унификация, формализиране и строго регулиране на офис технологиите, работния процес и бизнес процесите;
- надеждността, високата "отказоустойчивост" на системата позволява да работи почти 24 часа в денонощието, 365 дни в годината.
CompanyMedia е една от най-старите системи за управление на документи на българския пазар. Той съчетава опита на много компании, които са го внедрили и използват у дома. Избирайки CompanyMedia, Виеизберете не само продукт, но и екип от висококвалифицирани специалисти, които имат богат опит и обичат работата си.
Работата на CompanyMedia елиминира рисковете от:- ненавременно предоставяне на информация; - неизпълнение или ненавременно изпълнение от страна на служителите на инструкции, издадени от ръководството; - загуба на информация при нейното предаване и съхранение; - дългосрочно съгласуване на проекти на документи и, съответно, неприемливо бавна реакция на промените във външната бизнес среда; - ненавременно изпълнение на бизнес задължения.
Системата CompanyMedia може да функционира в големи компании и корпорации, които имат обширна система от клонове в градове, разположени в различни часови зони. Това ви позволява да създадете единно информационно пространство между централния офис и клоновете на компанията.
CompanyMedia може да използва технологии, които осигуряват сигурно, правно значимо електронно управление на документи. По-специално системата Locker. Той извършва операции по криптиране и изчисляване на цифров подпис в средата на Lotus Notes въз основа на сертифицирани средства за криптографска защита (CIPF). Със системата работи перфектно и eToken - електронен ключодържател, който ви позволява да откажете да използвате хард диск и флопи дискове за съхраняване на паролата за достъп до системата, осигурява висока сигурност на информацията и дава възможност за лесна работа със системата от различни работни места.
CompanyMedia е създадена в строго съответствие с държавните стандарти в областта на офис работата и отговаря на изискванията на действащата държавна регулаторна рамка, което се потвърждава от сертификати за качество на Държавния стандарт на Руската федерация, сертификат за съответствие с ISO 9001-2001. Той е разработен в консултация сспециалисти на Всебългарския научноизследователски институт по документознание и архивистика (ВНИИДАД).