Ефективност на организационните комуникации, фактори на растежа, Основи на управлението

Комуникационният процес е обменът на информация между двама или повече хора, групи и организации. Основната цел на процеса е да се осигури разбиране на информацията, която е обект на обмен, тоест комуникация ny.

В първия случай това са междуличностни комуникации - предаване на всяка информация (факти, мнения и т.н.) във вербална (устна или писмена форма) или невербална (жестове, пози, интонации и т.н.) форма, за да се получи желаната реакция в отговор. Ефективната междуличностна комуникация е изключително важна в управлението, т.к решаването на много задачи в управлението се основава на взаимодействието на хората помежду си (началник-подчинен, подчинени помежду си).

Във втория случай това са организационни комуникации - информацията се предава в контекста на групи или организации (презентации, заповеди, инструкции, заповеди и др.). Основната задача на организационните комуникации е формирането и подобряването на информационните потоци в комуникационната мрежа. Комуникационната мрежа на една организация включва хоризонтални, вертикални и диагонални връзки.

Установяват се вертикални връзки между ръководителя и изпълнителите. Пример за такива връзки е предоставянето на отчетна информация (отдолу нагоре). Съществуват хоризонтални комуникации между отделите на организацията или нейните членове, принадлежащи към едно и също ниво на организационната структура.

Диагоналните комуникации са връзки с подразделения на други нива на организацията, които не са свързани с вертикални връзки.

В процеса на обмен на информация се разграничават четири основни елемента:

изпращач - лице, което генерира идеи или събира информация и я предава;
съобщение - всъщност информация,кодирани с помощта на символи;
канал - средство за предаване на информация;
получател - лицето, за което е предназначена информацията и което я интерпретира.

При обмена на информация изпращачът и получателят преминават през няколко взаимосвързани етапа. Тяхната задача е да съставят съобщение и да използват канала за предаването му по такъв начин, че и двете страни да разберат и споделят първоначалната идея. Посочените етапи са както следва:

раждането на идея - формулиране на идея и подбор на информация;
кодиране и избор на канал. Подателят трябва да използва символи, за да кодира информация с помощта на думи, интонации и жестове. Кодирането превръща една идея в послание. Добре известните канали включват: предаване на реч и писмени материали, електронни средства за комуникация, включително компютърни мрежи, електронна поща, видеокасети и видеоконферентни връзки. Често се използват две или повече комуникационни медии за постигане на ефективна комуникация;
съобщения – използване на избраните канали;
декодирането е възприемането и тълкуването на това, което се предава по канала в ясен смисъл за получателя.

При наличие на обратна връзка подателят и получателят сменят комуникативните си роли. Първоначалният получател става подател и преминава през всички стъпки в процеса на обмен на информация, за да предаде своя отговор на първоначалния подател. Обратната връзка може да допринесе за значително повишаване на ефективността на обмена на управленска информация.

Двупосочният обмен на информация, макар и по-бавен, е по-точен и повишава увереността в правилната интерпретация на съобщенията. Обратната връзка увеличава шансовете за ефективен обмен на информация, позволявайки и на двете страни да елиминират смущенията или шума. източници на смущения,създаване на бариери пред обмена на информация, варираща в зависимост от езика (във вербална или невербална форма), разлики във възприятието, поради което значението в процеса на кодиране може да промени кодирането и декодирането, и до разликите в организационния статус между лидер и подчинен.

Основни видове комуникации

Организациите използват различни средства за комуникация с елементи от тяхната външна среда. Те комуникират с потребителите чрез реклама и други промоционални програми. В сферата на отношенията с обществеността се обръща внимание на създаването на определен имидж на организацията на местно, национално или международно ниво. Подчинени на държавата, организациите попълват различни писмени отчети. В същото време дискусиите, срещите, преговорите, меморандумите, докладите, циркулиращи в рамките на организацията, често са реакция на възможностите или проблемите, създадени от външната среда.

Има няколко вида комуникации в една организация:

комуникации между нивата - движението на информация в рамките на вертикалната комуникация. Може да се случи надолу (съобщение до подчинените нива за взетото управленско решение), нагоре (доклади, предложения, обяснителни бележки);
комуникации между различни отдели или хоризонтални комуникации. Организацията се състои от много отдели, следователно обменът на информация между тях е необходим за координиране на задачите и действията. Ръководството трябва да се погрижи отделите да работят заедно, за да придвижат организацията в правилната посока;
комуникация "ръководител - подчинен". Свързани с изясняване на задачи, приоритети и очаквани резултати; осигуряване на участието на отдела в решаването на проблеми; обсъждане на проблемиефективност на работата; уведомяване на подчинения за предстоящата промяна; получаване на информация за идеи, подобрения и предложения на подчинени;
комуникация между лидера и работната група. Позволете на лидера да повиши ефективността на действията на групата;
неформални комуникации. Каналът за неформални комуникации е канал за разпространение на слухове. Тъй като информацията се предава по каналите на слуховете много по-бързо, отколкото по каналите за официална комуникация, лидерите използват първите за планирани изтичания и разпространение на съхранение на определена информация като "между нас".

Вътрешноорганизационните комуникации трябва да имат редица характеристики:

бъдете ясни и точни;
прозрачност и докладваната информация се основава на достоверни факти;
трябва да се обръща към най-добрите интереси на хората и да помага в борбата с атмосферата на недоверие в екипа.

Често обаче вътрешноорганизационните комуникации се пренебрегват. Това се случва по няколко причини, сред които са липсата на време за мениджърите (важни проекти, бързи срокове, срещи и т.н.), общото претоварване с бизнес информация и дълга, ако не и вековна традиция на еднопосочна комуникация отгоре надолу.

Факторите, които намаляват ефективността на комуникацията, се наричат комуникационни бариери. Освен обективни причини комуникациите се затрудняват и от субективни фактори. Например, предубежденията на хората, които отхвърлят нови идеи поради тяхната новост, която на пръв поглед изглежда съмнителна, или поради стереотипи. В резултат на това възприемането на съобщението се изкривява и в резултат на това ефективността му намалява, а процесът на обратна връзка се забавя.

Ефективността на комуникациите може да варира. Според чужди изследванияефективността на хоризонталните комуникации достига 90%, вертикалните - 20-25% (такова количество информация, идваща от мениджърите, достига до служителите и се разбира правилно от тях). С други думи, изпълнителите могат да реализират функциите си само с една пета от предназначената за тях информация.

Недостатъчната ефективност на вертикалните (както възходящи, така и низходящи) комуникации се потвърждава от данните, че най-близкият ръководител на работниците (бригадир), напускайки кабинета на първия ръководител на предприятието, извлича само 30% от информацията, а началникът на цеха - около 40%. Комуникацията отдолу нагоре е още по-неефективна, тъй като не повече от 10% от информацията достига до властите. Това убедително показва, че не се използват всички възможности в организацията на комуникациите.

Също така е важно да се помни, че успехът на комуникационните процеси е органично свързан със спазването на етичните стандарти от страна както на получателя, така и на подателя на информацията. Ефективността на комуникациите зависи и от това как е изградено съобщението. При създаването му е необходимо да се спазва следната последователност: от внимание към интерес, от интерес към основните положения, от изясняване на подробности до възражения и въпроси, след това към заключение и призив за действие.

Ефективността на комуникационните процеси зависи от много фактори.

За подобряване на комуникацията препоръчваме:

За успешна комуникация мениджърите трябва да се ръководят от следните правила:

Преди комуникация ясно определете идеите, които да вложите в съобщенията. Необходимо е да се вземат предвид целите и нагласите на тези, към които е насочено съобщението, и тези, за които то се отнася.

Анализирайте истинската цел на всяка комуникация. Трябва да се определи най-важната цел и след това езикът да се адаптира,интонация и подход като цяло, така че всички да допринасят за постигането на целта. Не трябва да постигате твърде много с едно общуване.

При планиране на комуникация е необходимо да се консултирате с други служители; често е важно да се търси участието на други служители. Това може да придаде допълнителна убедителност и обективност на съобщението. Често тези, които са помогнали за планирането на комуникацията, ще я подкрепят активно.

Възползвайте се от възможностите, когато се предоставят, да включите в съобщението нещо полезно и ценно за неговия получател. Подчинените реагират по-лесно на такива съобщения.

Необходимо е да се установи комуникация не само за днес, но и за бъдещето. Въпреки че комуникацията е насочена предимно към решаване на непосредствени проблеми, тя трябва да бъде организирана, като се вземе предвид миналия опит и да съответства на дългосрочните интереси и цели на организацията.