Електронен документооборот - удобен за счетоводител

„Горещият“ период за счетоводителите наистина започна - те нямаха време да докладват за първото тримесечие и да подготвят счетоводство за годината, тъй като законодателите подготвиха още една изненада: поредица от нови заповеди, установяващи електронни формати за текущата „основна“.

Става дума по-специално за разпорежданията на Федералната данъчна служба на България:

Документите са одобрени едва наскоро. Поради това към момента липсват официални разяснения относно реда и практиката по прилагането им. Но ние ги разбрахме вече "по горещо преследване".

Нововъведенията не могат да зарадват платците - сега, с одобрението на форматите, стана възможно да ги качвате по електронен път чрез TCS с EDS (електронен цифров подпис - EDS) за прехвърляне на данъчните власти и контрагентите. Основната цел на електронните формати е, че след тяхното въвеждане ще бъде възможно пълноценното използване на EDS.

Няма съмнение, че с приемането на електронни формати на основните първични документи между продавача и купувача ще намалее делът на хартиения работен поток по отношение на обмена на товарителници, фактури с ДДС, подписани с EDS. Освен това ще е възможно тези документи да се използват в електронен вид, без да е необходимо всеки път да се разпечатват на хартия.

Също така, предимствата на преминаването към електронно взаимодействие и формирането на актуални първични документи включват факта, че това ще позволи на вашите клиенти да изключат посещения в офиси, да ускорят обмена на първични документи, да оптимизират документооборота с данъчните власти и като цяло да подобрят качеството на офисната работа.

Друг е въпросът как ще работи новият формат на практика. Решението му е въпрос на време и практика.

Най-накрая решипроблем за онези счетоводители, които работят с голям брой стокови позиции. Както знаете, особеност на документирането на транзакции с купувачи е, че за всеки продукт се издава отделна товарителница и фактура с ДДС. Ако има само няколко стокови позиции, тогава не е трудно да създадете фактура и фактура за тях и няма да отнеме много време. А ако броят на стоките за една година е повече от 40 000 например? Очевидно при големия оборот има проблем с големия документооборот за всеки продукт. Сега ще бъде възможно не само да се състави „първичният“ в електронен вид, но и да се изпрати на контрагенти, инспектори чрез TCS и няма да е необходимо да се отпечатва тази купчина документи на хартия и ситуацията с легитимността на EDS е легализирана.

Предимството на преминаването към електронен документооборот в този случай е очевидно. Тук единственото внимание е, че първичните счетоводни документи в електронен вид са съставени в утвърден формат и подписани с квалифициран електронен подпис.

И всичко това, защото електронен документ, еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан със собственоръчен подпис, е информация в електронна форма, удостоверена с квалифициран електронен подпис.

Освен това инспекторите обръщат особено внимание и на реда за издаване на електронни документи на хартиен носител и често не ги приемат като документи, които "оправдават" разходите. Това е така, защото спорен остана въпросът дали хартиеното копие на електронен документ трябва да бъде заверено с подписа на отговорното лице и печата.

Подпис на факсимиле върху фактури

По отношение на въпроса за наличието на подпис на ръководителя иглавен счетоводител по фактури, особено чрез факсимилно възпроизвеждане, той винаги е бил спорен. Това предизвика непрекъснати разногласия между данъчни служители и платци. Предполага се, че въвеждането на електронно обращение на фактури ще елиминира възможния дебат, тъй като пряко установява възможността за използване на EDS.

Инспекторатът отказа да приложи удръжката за фактури, подписани чрез факсимилно копие. Инспекторите мотивираха отказа си просто с несъответствието на реда за попълване на фактури с установените изисквания.

Съдиите подкрепиха инспекторите, като мотивираха отказа за приспадане на ДДС с факта, че законодателството не позволява съставянето на първични счетоводни и данъчни счетоводни документи с факсимилен подпис на лица, упълномощени да ги подписват.

Освен това възможността за факсимилно възпроизвеждане на подписа при издаване на фактура не е предвидена от разпоредбите на член 169 от Данъчния кодекс. Законът за счетоводството също повлия на присъдата на съдиите, установявайки, че счетоводните документи трябва да съдържат лични подписи на съответните лица, а отклонението от установените правила води до отказ за прилагане на данъчни облекчения за такива фактури.

Арбитрите не се съгласиха с инспекторите, че тези фактури не могат да потвърдят извършването на бизнес операции, тъй като не съдържат оригиналните подписи на управителите. Действащите данъчни и счетоводни закони не съдържат правила относно допустимите начини за подписване на фактури и не забраняват на ръководителите да подписват документи чрез поставяне на факсимилен печат. Следователно наличието на факсимилен подпис в първичните документи само по себе си не води до отказ за приспадане на ДДС.

Фактури вв електронен формат

Напомняме, че фактурата може да бъде издадена на хартиен носител или в електронен вид. Параграф 9 от член 169 от Данъчния кодекс установява задължението за одобрение:

процедурата за издаване и получаване на фактури в електронен вид от TCS с помощта на EDS;
формати на фактури, книги за покупки и книги за продажби.

Първият от тях вече е одобрен, сега с въвеждането на формати платците имат възможност да използват пълноценно електронното взаимодействие.

Възможността за генериране на фактури в електронен вид не е иновация.

Появата на Заповед № ММВ-7-6/138@ е продиктувана от изпълнението на задължението на Федералната данъчна служба на България да утвърди форматите на фактурите, регистъра на получените и издадените фактури, книгата за покупки и книгата за продажби в електронен вид (клауза 9, член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Самият документ съдържа описание на форматите:

фактури;
коригираща фактура;
регистър на получените и издадените фактури;
книги за пазаруване;
допълнителен лист от книгата за покупки;
книги за продажби;
допълнителен лист от книгата за продажби.

Би било полезно да припомним, че генерирането на фактура в електронен вид е възможно само по взаимно съгласие на страните по сделката.

Търговия "първична" в "фигура"

По отношение на форматите на унифицирани форми на първична счетоводна документация под формата на TORG-12 и акта за приемане и предаване на работи (услуги), с появата на техните формати, на платците се дава възможност да упражняват напълно правото да изпращат документи в електронен вид по искане на инспекцията чрез TCS. Разбира се, ако са подписани с EDS.

Формат, описващ изискванията за XML файловепредаването на TORG-12 и актът за извършване на работа (предоставяне на услуги) е дадено в горепосоченатазаповед № ММВ-7-6 / 172@.

Практическа енциклопедия на счетоводителя

Всички промени през 2019 г. вече са направени в бератора от експерти.В отговор на всеки въпрос имате всичко необходимо: точен алгоритъм от действия, подходящи примери от реалната счетоводна практика, публикации и примерни документи за попълване.