Философия на съвременния офис

Организацията на пространството по такъв начин, че да стане удобно за работата на всеки отделен служител, е задача на ръководителя на експлоатацията и поддържането на живота на компанията. Компетентното планиране и разположение на работните места води до ускоряване на работните процеси и допринася за самоидентификацията на служителите с компанията.

Офисното пространство и неговият интериор оказват значително влияние върху възприемането на имиджа на компанията. Ето защо, от всички видове структури, офис сградата претърпява най-големи промени днес.

Обърнете внимание

Всеки офис е комбинация от помещения, предназначени за два вида дейности: за индивидуална работа, изискваща тишина и концентрация, и за колективна работа, изискваща комуникация. Основната трудност при проектирането на офиси е намирането на баланс между тези два вида дейности и определянето на варианта за оформление, който да отговаря най-добре на профила на дадена фирма. Как да изберете правилния тип оформление, който да отговаря на вида дейност на вашата компания?

При оборудването на офис в процеса на преустройство на съществуващо или изграждане на ново помещение, човек трябва да се сблъска с цял набор от въпроси, свързани с неговия дизайн. Основното изискване за офис пространство е полезността, с други думи пространството трябва да е удобно за дейността на всеки от служителите, да не пречи на комуникацията, но и да не пречи на индивидуалната работа. Всеки офис е комбинация от помещения, предназначени за два вида дейности: за индивидуална работа, изискваща тишина и концентрация, и за колективна работа, изискваща комуникация. Основната трудност при проектирането на офиси е намирането на балансмежду тези два вида дейности и идентифициране на опцията за оформление, която най-добре би отговаряла на профила на тази компания. И за това в проектирането на офиса трябва да участват не само архитекти, дизайнери и специалист технолог, но и административни служители на фирмата клиент.

Организация на офис пространство

Офисът е изкуствена среда, в която хората прекарват повече от половината от съзнателния си живот. И докато някои компании все още пестят от офис пространство, повечето вече осъзнават, че околната среда оказва силно влияние върху производителността. Удоволствието от работата и рационалността на оборудването на работните места се превръщат в основни условия за опазване на здравето. В широк смисъл ергономичността на едно офис пространство се изгражда от различни елементи – от удобна клавиатура до мерки за контрол на чистотата на въздуха. Разположението на помещенията също е от голямо значение.

Най-доброто решение за концентрирана работа е отделен офис, докато отвореното пространство е по-подходящо за комуникация. От взаимодействието на тези крайности се формира етажният план. Основните възможни решения са офис тип затворен коридор, единично общо пространство и комбиниран офис.

Офис в кабинета

Това е традиционно оформление на офиса, което създава атмосфера на уединение и спокойствие (фиг. 1). При такива условия е почти невъзможно да се работи в екип, комуникацията на служителите е затруднена, а използването на пространството е неефективно. Такова пространствено решение е подходящо за компании, разделени на отдели, състоящи се от малък брой хора. Комуникацията между тях е ограничена - по-важна е изолацията. Въпреки че като цяло този начин на организация на работата остава в миналото,въпреки това има и ще продължава да има процеси, които изискват тази степен на поверителност.

Ориз. 1. Офис тип кабинет

Има два вида офиси тип кабинет. Първият тип включва офиси за един или двама души. Те се характеризират с максимално уединение, ясна пространствена организация, невъзможност за работа в екип и липса на гъвкавост. Вторият тип включва офиси, състоящи се от големи помещения, предназначени за настаняване на трима или повече души. В този случай възниква известен дух на колективизъм, който обаче се отнася само за малка група хора. В същото време могат да възникнат проблеми в отношенията с други отдели на компанията.

Отворено пространство

Този тип офис е подходящ предимно за бързо развиващи се организации и големи корпорации, когато повечето служители са в едно помещение, разделени с мебелни прегради (фиг. 2).

Ориз. 2. Отворено пространство

Тази схема се появи в резултат на високата цена на офис пространството и необходимостта от често преустройство. Такива стаи бяха популярни през 80-те години на миналия век, преди масовото използване на персонални компютри. Отвореният офис се характеризира с висок екипен дух, липса на уединение, гъвкаво оформление и динамично впечатление. Но в същото време има и такива недостатъци като лоша звукова и визуална изолация на работните места.

Тип отворено пространство е групов офис, където общото пространство е разделено с ниски прегради на отделни зони. Интензивна комуникация е възможна само в малки групи, като се предлагат общи части за обмен на информация. В офис с това оформление пространството се използва максимално ефективно игъвкавост, засилва се чувството за принадлежност към екипа. Недостатъкът обаче все още е недостатъчната звукоизолация.

Комбиниран офис

От началото на 90-те години на миналия век станаха популярни комбинираните офиси, съчетаващи отделни стаи и едно офис пространство (фиг. 3).

Ориз. 3. Комби офис

Индивидуалните и груповите помещения са отделени с прозрачни прегради от централните зони, предназначени за общо ползване. Така се изглажда противоречието между желанието за концентрация и нуждата от общуване. Такова разположение на работните места допринася за развитието на колективизма, осигурява добра гъвкавост и изолация на работните места, изразява динамиката и яснотата на пространствената организация. Към днешна дата това е най-обещаващият тип организация на офис пространство, осигуряващ изолация на работните места и в същото време ви позволява да поддържате комуникация в екипа.

Ключови тенденции

Кои са основните принципи, които определят облика на офиса? Въпреки че естетическите съображения са неразделна част от всеки дизайн, красотата не може да бъде основният определящ фактор при дизайна на работното пространство. Офисът е предназначен за определени процеси и ако те не могат да бъдат изпълнени напълно, такъв проект не може да се счита за успешен - колкото и прекрасен да изглежда.

Пространството, което създаваме около себе си, по един или друг начин, се отразява на нашето възприемане на философията на компанията. Сполучливо изразена в пространствени форми, идеологията на компанията води до по-силно емоционално сближаване със служителите и посетителите на компанията, което я прави запомняща се. Изключително важно е хората, които прекарват половината си живот в офиса, да се идентифицират с компаниятапосоката на своите дейности и целите си, да се чувства като у дома си на работното място. Ясната демонстрация на корпоративната философия, ценности и цели се превръща в един от факторите, определящи успеха на организацията. Тази цел се постига не само чрез дизайнерски средства, но и чрез редица допълнителни фактори, които изграждат цялостна офис среда.

Оформление на офиса

Успешният проект за офис пространство до голяма степен зависи от добре разработеното задание за проектиране. Освен всичко друго, тази задача определя състава на помещенията. От какви зони се състои един модерен офис? На първо място, това са такива традиционни помещения като действителните работни помещения, входната зона, заседателните зали и офис пространството. Вниманието на дизайнерите винаги се обръща на така наречените представителни зони - рецепция, заседателни зали, офиси на мениджъри от различни нива.

Работна зона

Входна зона

При проектирането на входната зона на компанията е необходимо да се определи:

1. Компанията има ли ясна индивидуалност?

2. Колко силно тази идентичност и корпоративна култура трябва да бъдат изразени в пространствени форми?

3. Фирмата навън ли е обърната или по-скоро навътре, колко посетители има?

Когато решавате тези представителни задачи, не трябва да забравяте за удобството на хората, които работят или посещават тази зона. Обикновено има зонаочаквания, гардеробна за служители и за клиенти. Информационно бюро може да послужи като полезно допълнение, предоставящо на клиентите възможност да се запознаят със структурата и спецификата на дейността на фирмата.

Стаи за срещи

Според данни от изследвания ролята на преговорите и съвместното вземане на решения непрекъснато нараства в съвременния бизнес. Ето защо компаниите се интересуват от увеличаване на броя на заседателните зали. Според прогнозите до 2005 г. площта на зоните за преговори ще трябва да бъде приблизително 30% от общата площ на офиса. Заседателните зали могат да се използват и за семинари, обучения и обучение на персонала, което също играе важна роля за формирането на корпоративната култура. Следователно те могат да бъдат оборудвани с презентационна техника.

В офиса е възможно да се обособят и т. нар. "co-office" зони, които са благоприятни за неформална комуникация с клиента. Това е нещо средно между кафене и офис, където можете да обсъждате съвместни планове на чаша чай. За разлика от столовата, в която обядват служителите на фирмата, "кофите" се намират в непосредствена близост до работните помещения и са оборудвани с машина за приготвяне на кафе и други напитки.

Съхранение на документи

Въпреки компютъризацията на работата в офиса, много компании поддържат значително количество хартиени записи. За това са предвидени специални зони, а понякога и отделни стаи. За по-ефективно използване на пространството, предназначено за архивно съхранение, може да се оборудва специална система от шкафове, състояща се от плъзгащи се елементи, които лесно се придвижват по релси. Ако теглото на една секция надвишава определена норма, шкафът е оборудван със специално задвижване. Поради по-малко необходими проходи, ефективностсе увеличава с 30%.

Централен офис

Трябва да се отбележи, че статутът на централния офис постепенно се променя. Ако по-рано офисът беше предназначен да подчертае високата позиция на ръководителя в йерархията на компанията с всички произтичащи от това последствия, например труден достъп до него, сега ситуацията постепенно се променя. Съвременните тенденции в организационния мениджмънт разглеждат лидера като ръководител на екип от професионалисти, обединени от една цел, и изискват по-гъвкаво лидерство, а често и по-тясно и пряко сътрудничество между лидера и неговия екип.

Това води до "демократизиране" на началническите кабинети. Този подход се отразява както в планирането на офиса, така и в интериорната декорация.

Процес на проектиране

Проектирането на офис среда е многостранен процес. Включва както проектиране на цяла сграда, така и разпределяне на конкретно работно място на конкретен служител. Поради технологичната сложност на съвременния свят, един архитект или дизайнер вече не може да бъде експерт във всички области на обзавеждането на офис пространство. В процеса на създаването му участват много хора от различни професии, а резултатът зависи от това колко ясно всеки от тях разбира достойнствата на качествения офис. Целта на всеки от тях е да създаде оптимални условия за функциониране на фирмата през цялото време на използване на офис пространството.

Процесът на проектиране винаги е търсене на баланс между различните компоненти. От една страна, това са изискванията на клиента по отношение на площта, стандартите на работното място, организацията на съхранение на документи, административната структура на фирмата и нейната техническа поддръжка. От друга страна, много определена форма на сградата, планова мрежа, площетажи и техния брой. Освен това има естетически съображения, които са важни за цялостния процес на проектиране, но ние няма да ги разглеждаме тук, тъй като нашата основна задача е да предоставим изглед на офиса от гледна точка на неговата функционалност. И разбира се, когато се взема всяко решение, въпросът за разходите е от съществено значение, който се състои от разходите за строителство и допълнителните експлоатационни разходи.

Офисът е сложна система, в която всеки елемент влияе върху ефективността на компанията. Всеки клиент има своя собствена административна структура, политики и други идеологически характеристики, които засягат работните процеси. Задачата на проектанта е да намери най-подходящото решение във всеки случай, без да надхвърля определен бюджет. На макро ниво това се решава чрез анализиране на изискванията на клиента, неговата организационна структура, функционални връзки и разработване на оптимално решение за планиране. На микро ниво - проектиране на ергономични работни места, избор на висококачествени покрития и удобно оборудване, създаване на комфортна среда.