Функции на административния отдел

„Поддържане на нормалното функциониране на офиса“ е стандартна фраза, която се опитва да опише накратко задълженията на офис мениджъра. Те зависят от много фактори - големина на фирмата, големина на офиса, брой служители, наличие на собствен транспорт, класа на сградата, в която се намира офиса, наличие на клонове в други градове и др.

Организацията и контролът на работата на канцеларския и административния персонал е непрекъсната дейност. Работният процес трябва да се контролира на всички етапи, така че да има увереност, че офисът функционира ясно и безпроблемно. Трябва периодично да мислите какво може да направи работния процес по-ефективен и как можете да намалите или премахнете грешките.

Организацията на офиса включва:

- спазване на мерките за противопожарна и обща безопасност на персонала;

- организация на транспортната работа;

- организация на системата за сигурност;

- кетъринг за служителите;

- организиране на комуникационни услуги;

- интериорен дизайн на офиса (плакати, плакати, живи растения);

- планиране на използването на заседателните зали;

- организация на работните места, ергономичност;

- намаляване нивото на шума;

- контрол на нивото на осветеност и микроклимат (топло, студено, продухване);

- организиране на куриерска комуникация;

- организация на поддръжката и превантивната работа;

- организиране на пътувания за служители (поръчка на самолетни и железопътни билети за офис служители), изпращане на превозни средства;

- инвентаризация на офис съоръженията;

- профилактика и ремонт на офис оборудване;

- организиране на почистване на помещенията;

- организиране на водене на регистър на посетителите (изпълнители - общ прием), издаване на баджове (баджове) с надпис"Посетител" и много други.

---