Имейл култура
Полезни съвети за бизнес кореспонденция
| Начини на плащане |
| Продукти извън каталога |
| Уважаеми Клиенти! |
Следват полезни съвети за бизнес кореспонденция, взети от три различни източника в Интернет.
Източник #1
За съжаление, често забелязваме пълна липса на култура на комуникация по електронна поща в почти всички слоеве от населението. Постоянно трябва да си кореспондираме по имейл с много хора: от студенти до баби счетоводители, от пълни манекени до най-опитните ИТ специалисти от най-големите компании. Не много от тях наистина могат да съставят имейл или да водят правилно бизнес кореспонденция.
Ето няколко основни правила, които ще ви помогнат да общувате по-успешно по имейл.
Много хора използват не корпоративна, а лична поща за комуникация. Много често хората използват лична поща, когато кандидатстват за работа. Погледнете внимателно вашия "ник" - трябва да е "нормална" дума. „Ник“ е това, което идва преди символа @. Много често мнозина още в училището на института получиха име като tanechka-lastochka@ или още по-лошо dolbonavt23@ и го използват и до днес. Най-добре е вашият "никнейм" да отразява вашето име и фамилия. Изключение правят фамилиите и имената, които са трудни за писане на английски - в този случай трябва да проявите креативност. Примери за добри псевдоними: [email protected] или [email protected]
Добре е да опишете пълното си име на български език, като не забравяте главния и главния падеж. Правописът на английски е приемлив само ако често си кореспондирате с чужденци.
Имахме доста забавен случай, когато общувахме с главниясчетоводител на една компания, чието име беше Владимир Петрович, а в полето за пълно име имаше: "Иванова Мария Павловна".
Трябва да оформите правилно своя подпис. Това също се прави в настройките на пощата. Основното изискване за подписа: вашият събеседник трябва да разбира с кого общува и какви са възможните средства за комуникация с вас.
Пример за успешен подпис:
Очакваме взаимноизгодно и дългосрочно сътрудничество! С уважение, Ръководител на отдел продажби Компания ITR Павлов Александър Юриевич [email protected] +7(495) 123-45-67 +7 999 123-45-67
Тема на имейла - КАКВО искате
Отговор на писмо (Отговор)
Когато получите писмо, което изисква отговор от ваша страна, трябва да използвате функцията за отговор (отговор), а не да създавате ново писмо. Това на пръв поглед банално правило се забравя от мнозина, когато отговорят на писмо известно време след като са го прочели. Винаги използвайте търсене, за да намерите входящ имейл, преди да отговорите на него. Това е изключително важно, т. к вашият събеседник ще разбере на какво писмо отговаряте.
Същото важи и за функцията Препращане, когато препращате писмо от един човек на друг.
Има два варианта за отговор на писмо: когато вашият отговор е в горната част на стария текст и когато вашият отговор е в долната част на стария текст. Според мен е правилно да се използва първият вариант, т.к. основната задача на писмото е да предаде вашия отговор, а историята на кореспонденцията може да бъде прочетена отдолу. Понякога трябва да дадете отговор точно в текста на писмото, когато то съдържа много точки, това не е много красиво, но това е единственият начин да отговорите на човек, ако той не е помислил за структурата на писмото си до вас.
Винаги отговаряйте на имейли
Една буква - една задача
Преди да изпратите писмо (особено важни писма), помнете поговорката: „Измерете седем пъти, изрежете веднъж“. Прочетете отново писмото - излагате ли всичко кратко и ясно? Правили ли сте граматически грешки? Направихте ли грешка в името на бащиното име на лицето, на което изпращате писмото?
Не се доверявайте на роботите
Някои имейл клиенти ви предлагат автоматично поздравително съобщение, като например „Здравей...“. Не бихме се доверили на роботите - ние винаги пишем поздрав сами, например "Добър ден, Людмила Василиевна ..., защото използването на роботи може да доведе до лоши резултати, когато човек въведе пълното си име неправилно, например. И това писмо може да се окаже:" Здравейте, регионално "или" Здравейте, tanka87 ″.
Източник #2
Здравейте! В тази статия се обръщам както към изпълнителите, така и към клиентите. Нашата комуникация се осъществява основно чрез лични съобщения и електронна поща. Бих искал да подчертая, че този или онзи метод на кореспонденция не отменя правилата, които трябва да се спазват в бизнес комуникацията.
Мнозина може да си помислят, че етикетът е набор от безсмислени правила, измислени от някого, за да усложнят живота. Но не е. Да бъдеш учтив и внимателен към събеседника е най-важното правило. И така, какво трябва да имате предвид, когато общувате по интернет?
1. Първото нещо е основното нещо. Първото нещо, което виждаме, е заглавката на имейла. Тя трябва да отразява темата на кореспонденцията. Представете си колко трудно е да се движите във входящата кутия, където всички писма се наричат „Поръчка“, „Искам да поръчам“ или „Въпрос“. Също така няма смисъл да пишем "От Ирина", т.к Името на подателя се появява до заглавката в полето „От“. По-добре е да опишете вида работа, например"Албум за снимки за новородено".
2. Учтивост. Не забравяйте да кажете здравей и сбогом в съобщението си. Това значително влияе на впечатлението от цялото писмо. В много пощенски услуги и програми можете да настроите автоматично вмъкване на съобщение и подпис, така че да не забравите да направите това. P.S. Ако кореспонденцията е в реално време, т.е. и двамата събеседници са на компютри и отговарят веднага, тогава след 2-рата буква можете да пропуснете поздрава.
3. Внимание. Обърнете се към събеседника по име: "Добър ден, Ирина!" Трябва ли да сложа удивителен знак в поздрава? Мисля, че това е приемливо. Но всеки има свой вкус. В по-нататъшна кореспонденция можете да копирате стила на събеседника.
4. Бъдете кратки и по същество. Бъдете кратки и по същество, тъй като това спестява ценното време на другия човек. Зад екрана на компютъра преглеждаме всяко ново съобщение за около 10 секунди. Ако това е достатъчно, за да разберете същината на вашето писмо, чудесно. Запазете добрите фрагменти и ги използвайте като шаблони за спестяване на време (например описание на вашите условия на работа или текст за отказ поради голямо натоварване).
5. По-малко е повече, но по-добре. В идеалния случай съобщението трябва да съдържа само един въпрос. Ако вашият събеседник е пропуснал половината от въпросите, тогава можете да обвинявате само себе си. Ако има няколко въпроса, разделете ги на параграфи или ги номерирайте, например: „Моля, отговорете на следните въпроси: 1). 2).
8. Спазвайте обещанията си. Ще ви дам пример. Един бизнесмен настрои пощата така, че всяко писмо да получава незабавен отговор: „Благодаря ви, получих вашето съобщение и определено ще ви отговоря.“ Вдъхнови ме. Когато мина седмица и никой не ми отговори, не само бях разстроен, но и реших да не го правяняма работа с този човек.
10. Пишете без грешки. Доброто писмо си струва допълнителната минута, прекарана в препрочитане или проверка на правописа в справочник. И съобщение без нито един препинателен знак може да бъде разбрано погрешно („екзекуцията не може да бъде помилвана“). Имейлите са първото впечатление. Ако майсторът прецизно води кореспонденция, тогава най-вероятно той ще извърши творческата работа също толкова внимателно. Надявам се, че сте запознати с тези правила :) И също така да напишете "С уважение" в края на писмото, защото наистина уважавате събеседника. Успех в бизнес кореспонденцията!
Източник #3
Индикатор за бизнес имидж
3. Когато се подписвате, посочете името си в него във формата, в която искате да се видите адресирано: „Анна Сидорова“ или „Анна Сергеевна Сидорова“.
4. При посочване на име и фамилия за предпочитане е последователността: име + фамилия.