Изисквания към стила на представяне на документи - Изучаване на основните изисквания за съдържание, структура,
Стилът на представяне на документ се разбира като вид метод на писмено представяне, както и набор от присъщите му характеристики на лексика, граматика и фонетика, които отличават един стил от други. Нека уточним, че текстовете на документите на компанията са представени в бизнес (официален бизнес) стил, който по-специално се характеризира с:
сбитост, компактност на изложението, основано главно на икономичното използване на езиковите средства на писмената реч;
активно използване на речеви клишета;
широко използване на общоприета терминология и номенклатурни наименования;
относително често включване на сложни думи и съкращения в текстовете;
широкото използване на отглаголни съществителни, нарицателни предлози, както и сложни съюзи;
въвеждането в текстовете на стабилни фрази, предназначени да организират връзки между части от сложни изречения;
наративен начин на представяне, основан на използването на номинативни изречения с изброяване;
преобладаването на изречения с директен словоред;
подчертана последователност, проявяваща се по-специално в подчиняването на някои, по-малко значими факти на други, по-значими (споменати в текста на документа);
отхвърлянето на емоционално експресивни речеви средства, съчетано с обща слаба индивидуализация на стила на текста.
При съставянето на документи за управление трябва да се спазват няколко основни правила, които включват:
избор на оптимална форма на представяне на документа;
изборът на най-подходящите лексикални средства на езика за представяне: отделни думи (включително термини и думи с универсално значение), зададени фрази (езикови формули ифразеологични единици (идиоми), уводни езикови обрати и др.;
използването на отделни езикови средства (по-специално съкращения) като част от изреченията.
Препоръки за използването на отделни думи и набори от най-често използвани при изготвянето на документи:
1. Синтактични конструкции, използвани за изразяване на мотиви, обясняват причините за определени действия:
За да помогнете, моля...
Поради специални обстоятелства...
Поради приключване на работата по…
Във връзка с решението за...
Както беше уговорено предварително...
По взаимно съгласие между…
Според вашето заявление...
Въпреки това и онова, той продължава да се случва ...
2. Формулировка за изразяване на отказ:
Въпреки положените от нас (организацията) усилия, вашето предписание остава неизпълнено поради...
За съжаление, не е възможно да изпълним молбата ви, тъй като...
Вашата поръчка не може да бъде изпълнена до крайния срок поради следните причини...
Не можем да предоставим информацията, която ви интересува, защото...
Организацията няма капацитет да изпълни тази задача поради липса на...
3. Формулировка за изразяване на предупреждение:
Напомняме ви, че след такова и такова време споразумението изтича ...
Организацията Ви уведомява, че...
Считаме за необходимо още веднъж да Ви напомним, че...
Организацията си запазва правото да прекрати едностранно споразумението за...
Гаранционните задължения, поети от организацията, губят своята валидност от ...
4. Устойчиви административни обрати:
За въвеждане в експлоатация…
Контрол зачрез изпълнението на тази директива, да наложи на ...
Насрочете разследване на...
Намерете допълнителни възможности за...
5. Формулировка за изразяване на искания:
Поради спешната необходимост от... призовавам ви...
Учтиво Ви моля да разрешите проблема с...
Като част от предварителен договор с представител на вашата организация ви моля да разгледате възможността ...
Въз основа на размера на годишния лимит за ... Ви моля да намерите за нуждите на организацията ...
6. Формулировка за подчертаване на особената важност на информацията (отделни факти):
Предприемат се енергични мерки за...
Поверителността на информацията е гарантирана...
Съдържанието на проекта се коригира своевременно ...
Установените недостатъци вече се отстраняват ...
Отпуснати са допълнителни средства за...
Организира се възможно най-скоро...
Ежедневен строг контрол върху...
7. Текст на известието:
Информираме ви, че…
Организацията обявява...
Обръщам внимание, че…
Изпращам проект...
8. Устойчиви обороти на речта:
ръководството счита за възможно;
организацията не възразява;
създаване на необходимите условия;
дават предложения за;
подготовка за изпращане;
9. Най-често използвани глаголи:
изпълнявам (изпълнявам), решавам (позволявам), задължавам, завършвам, спирам, насочвам (изпращам), плащам (внимание), пускам в експлоатация, планирам (координирам), внедрявам (изпълнявам), създавам, допълвам (попълвам), организирам, предоставям, информирам (докладвам), представям, предоставям, изяснявам, установявам, премахвам, идентифицирам (откривам).
10. Най-използванприлагателни:
спешен (оперативен), второстепенен, перспективен, важен, основен (главен), водещ, сериозен (съществен), планиран, допълнителен, пълен, недостатъчен, краен, междинен, общ, специфичен, висш, първичен, най-добър, най-лош, надежден.
При представянето на текстовете на документите трябва да се избягват думи, които имат емоционално или експресивно оцветяване, думи с умалителни и умилителни наставки, наставки за преувеличение, междуметия и др., фигуративни думи и изрази, думи и изрази с двойно (имплицитно) значение, думи, които не въвеждат нищо ново в същността на управленския документ, архаизми (остарели думи и изрази), остарели канцеларски обръщания , заемки от местни диалекти, паразитни думи, както и чужди думи, които имат български аналог. Документите на фирмата се посочват в първо лице единствено число („Изпращам” и др.) или множествено число („Информираме” и др.) число или от трето лице единствено число („обръща внимание” и др.). Примери за най-типичните съкращения, използвани в съдържанието на управленските документи.
А. Лексикални съкращения
- 1. Букви (буквите се произнасят при четене): Министерство на извънредните ситуации, ZhSK, AKB, SP, MP, KB, CJSC. документ текстов дизайн администр
- 2. Звук (звуците се произнасят при четене): GOST, GAI, Предпроектно проучване, REU, DEP, CHPP, електропроводи, атомна електроцентрала, MOS OTIS, VOSVOD, университет.
- 3. Азбучен звук (при четене част от думата се произнася с букви, част със звуци): GUVD, TOO, TsTSA, NIOPIK, UKGOiP.
- 4. Сричкови (образувани от части на думи, срички): заместник-председател, Moskomzem, Moszelenstroy, Dorinvest, Moszhilstroy, Mosintur, технически редактор, главен счетоводител, управител.
- 5. Частично съкратени думи (образувани от част или части от дума и цяла дума):Moslesopark, Moscollector, Mosgorkomsport, Mosraschetbank, самофинансиране, ремонтна работилница, профсъюз.
- 6. Съкращения: заместник, управител, специален, пред.
- 7. Телескопични съкращения (образувани от началото и края на съставните думи): уоки-токи (от: радиостанция), бионика (от: биология] и [електроника]).
- 8. Смесен тип: VNIITorgmash, MosAERO, MosgorBTI.
Б. Графични съкращения
- 1. Точка: страница - страница, други - други и т.н. - подобно, вижте - вижте, ет. - етаж ул. - улица, пр. - процент и др.
- 2. Дефис: mr - господин, grn - гражданин.
- 3. Наклонен: p / o - поща, b / g - без година и т.н.
- 4. Нула или курсив (като правило така се обозначават физическите величини): t, kg, cm, l.
- 5. Комбинирани: f. - д. - ж.п., об./мин. - обороти в минута, сеитба. - ап. - северозападна и др.