Как да изберем EDMS
Очакваната функционалност е един от важните критерии за избор на EDMS.
Проблемът с избора на електронна система за управление на документи за много банки е актуален. За да не плащате прекалено много или след това да не обвинявате липсата на необходимата функция, в процеса на избор на EDMS в конкретна организация се вземат предвид много важни фактори - обемът на работния процес, производителността на системата, нейната мащабируемост, възможността за персонализиране според нуждите на банката и др. Преди внедряването на EDMS е необходимо да се изчислят рисковете и на първо място да се оптимизират бизнес процесите в банката, да се изготвят съответните наредби и инструкции.Препоръчително е всички тези действия да се извършват с участието на компанията, която ще внедри системата.
Общи изисквания
Оптималната система за работен процес трябва да комбинира цялостен контрол върху документните дейности в корпоративна структура с автономността на процесите на управление в независими отдели. По този начин се увеличава скоростта на вземане на решения и тяхното изпълнение чрез работа с електронни документи в компютърна мрежа. Ръководството получава възможност реално да управлява работата с документи. Освен това се намалява зависимостта от персонала като носител на технологични знания при подготовката и осчетоводяването на документи.
Когато избирате една или друга система за електронно управление на документи, трябва незабавно да решите какво точно организацията очаква да получи от внедряването на EDMS. С други думи, необходимо е да се направи списък с най-важните изисквания.
Има редица общи изисквания към системите, сред които Анна Васюнина, ръководител на центъра за управление на документи в Binbank, посочва следните - пълнота на функционалността, лекота на използване, скорост на внедряване на системата, гъвкавост на настройките, възможности за разширяванефункционалност и интеграция със съществуващите информационни системи на предприятието, висока мащабируемост на системата, възможност за лесна адаптация, наличие на висококачествена техническа поддръжка, репутация на доставчика.
За малките кредитни институции, разбира се, един от определящите фактори при избора на система е общата цена на притежание на EDMS.
Кирил Кибалко, директор на отдела за развитие на информационните технологии в Home Credit Bank, казва, че при избора на EDMS, както всъщност при избора на всяка голяма корпоративна информационна система, всички функционални свойства на този продукт, възможността за неговото развитие, опит в работа в големи организации при голямо натоварване, т. производителност.
Заедно с това напоследък се наблюдава тенденция на преход към тънък клиент - нараства броят на електронните системи за управление на документи, които работят с помощта на браузъри, смята Георгий Долгих.
Пълна функционалност
Репутация на програмист
Следващият голям блок, който банките вземат предвид при избора на EDMS, са изискванията към разработчика, който трябва да осигури постоянна оперативна техническа поддръжка.
Според Анна Васюнина, на първо място, трябва да се обърне внимание на репутацията на доставчика, дали има успешни проекти и квалификацията на персонала на компанията интегратор.
Кирил Кибалко (Home Credit Bank) счита своята зрялост, способността да работи с големи компании, да планира стратегически развитието на системата като важни критерии за избор на разработчик. „Освен това разработчикът трябва да има финансова стабилност и да разбира нашите процеси“, подчертава Кирил. - За нас също е критично важно да имаме пазар от консултанти, които могат да внедрят системата.Ние сме принципно против монопола на пазара на EDMS. Изключително неудобно е, когато само един консултант или развойна компания може да внедри тази система. Искаме да можем да избираме, да сме сигурни, че на пазара има консултанти с нужната ни квалификация. Затова съм сигурен, че за развитието на EDMS е изключително важно да има развит, зрял пазар за организациите, внедряващи този продукт.
Според Георги Долгих (Pro-businessbank) пазарът на разработчици изглежда доста конкурентен. Въпреки факта, че Probusinessbank в момента разполага със собствена EDMS, кредитната институция едновременно внедрява елементи на EDMS от разработчици на трети страни.
Анна Васюнина (Binbank) също смята, че пазарът на доставчици на системи за електронно управление на документи и решения от клас ECM е доста наситен и развит: „Около 200 компании работят върху него. 45 фирми - производители и доставчици си поделят 80% от пазара“, уточнява специалистът.
Банкови функции
Банките като цяло налагат същите изисквания към функционалността на електронното управление на документи като другите компании. Има обаче някои отличителни черти, особено когато възникнат въпроси относно информационната сигурност на EDMS.
Анна Васюнина смята, че ако една финансово-кредитна организация има голяма клонова банкова мрежа, е необходима платформа, която й позволява да работи в географски разпределена среда. „Системата трябва да осигурява необходимото ниво на поверителност, да е устойчива на случайно или умишлено въздействие и в същото време трябва да осигурява най-висока степен на отказоустойчивост“, уверен е експертът на Binbank. - Също така е необходимо системата да има гъвкави права за достъп до информация: служител не трябва да имавъзможността да използват правата си в системата за неоторизирани действия. Заедно с това EDMS, както подчертават експертите, трябва да има сертификати FSTEC и FSB.
ЕКСПЕРТНО МНЕНИЕ
Александър ОСИПОВ, продуктов мениджър на EOS
Системата за работен процес трябва да осигурява възможност за комбиниране на директории на системи като ERP и CRM с директории на ECM системата. Също така е важно да имате както „тънък“ клиент (уеб достъп), така и „дебел“ клиент (приложение за windows), както и възможност за свързване на мобилни устройства (iPAD и Android). Не трябва да забравяме настройките за ограничаване и контрол на правата за достъп, криптиране на данни и използване на електронен подпис. Разработката на компанията EOS - системата EOS for SharePoint - напълно отговаря на всички гореизброени изисквания. Трябва да се отбележи, че класическата EDMS вече не е достатъчна за една модерна банка. Банковият мениджмънт се нуждае не само от решаване на офис задачи, но и от автоматизация на свързани бизнес процеси, базирани на единна информационна система в цялото предприятие.
Василий ГРОМОВ, главен изпълнителен директор на Double B CJSC (bb софтуер)
Удобството при работа със системата е най-важният критерий за избор на EDMS. Функционалността на системата и славата на разработчика стават второстепенни, ако EDMS не е лесен за използване. Ергономичността на системата е субективен параметър за сравнение. Някой се ръководи от критерия за познаване, а някой обръща внимание на иновативните компоненти в ергономията и ги използва в работата, понякога противно на установените навици.
Бързо се свиква с хубавите неща, но всеки преход към нова технология на работа изисква известно усилие.
Основното предимство на използването на EDMS за лидерствобанка е ефективността и качеството на управленските решения, взети в условията на компетентно управление на бизнеса. Когато използва bb workspace EDMS, всеки мениджър вижда обективна картина на всички вътрешни процеси, които протичат в неговата кредитна организация, в пълен изглед. Подобренията в качеството на работа на банковите служители стават забележими почти веднага, тъй като се появява допълнителен инструмент за регистриране и наблюдение на представянето на всеки служител на статистическо ниво. Като цяло за банката периодът на достигане на точката на печалба от използването на системата bb workspace е от 3 до B месеца. Спестяванията са огромни, продължителността на всеки процес намалява десетократно. В допълнение, работата в режим на заместване ви позволява да поддържате темпото на обработка и одобрение на документи по време на ваканционния период и когато служителите напускат. Но най-важният параметър при използването на EDMS е ефективността и високото качество на решенията, взети от ръководството на банката.