Как да определите от какви разходи да се откажете, когато няма какво да спестите, CFO CAFE

Дори ако компанията е намалила всички ненужни разходи, източници на спестявания могат да бъдат намерени. Но в същото време е много важно правилно да дадете приоритет. Какво трябва да се изостави на първо място и какви разходи просто не могат да бъдат докоснати - Егор Егорушкин, партньор, ръководител на направление "Финанси" на консултантската група "Тук и сега", дава своите препоръки.

Това, което се случва сега в икономиката, може да се изрази с думите на Йежи Лец: „Когато мислех, че вече съм стигнал дъното, те почукаха отдолу.“ Тази криза не е като предишните. Този път е много по-сериозно и ще продължи много по-дълго.

Разработените антикризисни програми от 2009 и 2011 г. няма да помогнат сега. Този път, отказвайки бисквитки и вода в офиса, както и уволнявайки няколко „допълнителни“ служители, няма да е възможно да изчакате трудностите. Промените са необходими по-глобални и в много случаи неприятни.

Със сигурност повечето от очевидните разходи в компаниите вече са намалени, затова днес ще се опитаме да отговорим на въпросите: как да намалим бързо и от кои наистина необходими неща трябва да се откажем на първо място.

Приходи и разходи

Първо трябва да запомните: защо компанията изобщо прави разходи?

Отговорът всъщност не е толкова очевиден. Много хора все още не разбират връзката между приходите и разходите на компанията. Някои хора смятат, че приходите на компанията се броят отделно, а разходите й се броят отделно, сами по себе си. В същото време някои дори се опитват да приложат този принцип на практика: планиране на ръст на приходите за следващата година с 15% при постоянни разходи. Или: те искат да намалят разходите с 20%, като същевременно поддържат стабилни приходи.

Мнозинството все още вижда връзката, но я формулира фундаментално погрешно. „Получихме такива и такива приходи, в резултат на което направихме такива и такива разходи.“ Това не е вярно.Правилно: „Похарчихме толкова много и това ни позволи да получим такива и такива приходи.“ Всъщност има само един пример за „базирани на приходите“ разходи: данъци. Продал повече - платил повече данъци, продал по-малко - платил по-малко. Повечето от разходите правим, за да получим приходи. Да, технически ние плащаме същата заплата на условния продавач на следващия месец след продажбата. Но в края на краищата, като обявим системата за мотивация и му покажем "примамката", ние вече сме съгласни с тези разходи.

Изводи:

Ситуация, в която една компания вече няма допълнителни разходи, е когато всяко похарчено пени е насочено единствено към това, че клиентът идва и купува продукти, стоки, работи, услуги.
Веднага щом започнем да съкращаваме разходите, това веднага ще се отрази негативно на нашата конкурентоспособност.

Възможно ли е намаляване на заплатите на продавачите? Лесно - просто наемете по-малко квалифицирани. Само тогава не се изненадвайте защо продажбите са паднали. Намаляване на складовите разходи? Освен това е лесно. Но се пригответе за вашия въпрос защо този или онзи клиент е спрял да работи с вас, за да чуете отговора: „Но винаги нямате нищо на склад“, „Има много грешки в поръчките“ и т.н.

И така сме изправени пред трудна задача: да намалим разходите без голяма загуба на конкурентоспособност. Задачата е трудна, но изпълнима.

Защо клиентите избират вас

За да разберете как да останете конкурентоспособни, първо трябва да решите каква е тази конкурентоспособност. Тоест да отговорим на въпроса защо клиентите избират нас, а не конкурентите. За целта са ви необходими:

Идентифицирайте факторите, които влияят на потребителя. Какво търси, когато избира нас, а не конкурент? Такива фактори могат да бъдат многомного. В зависимост от пазарния сегмент и целевата аудитория, наличността и скоростта на доставка, постоянната наличност на стоките на склад, местоположението и т.н. могат да бъдат много важни. Но ние ще се спрем на основните. Нека ги разгледаме на примера на компания, предоставяща ИТ услуги на аутсорсинг.

1. Цена. Например: днес мнозина не държат системен администратор на щат, а сключват договор с фирма за компютърна поддръжка. Но защо клиентът избира фирма "А", а не "Б"? Очевидно цената играе роля. Но всъщност той никога не е единственият фактор, а понякога дори играе роля максимум на трети план.

2. Набор от услуги. Добре е специалистите на наетата фирма за Windows да помогнат за пренареждането. Но ако хардуерът се повреди, бих искал те да помогнат за ремонта му. И ако мрежата също е настроена - като цяло приказка!

3. Отзивчивостта също е важна. Ако условната компания "А" ще може да направи всичко, но замразеният компютър на главния счетоводител ще виси с тяхна помощ само след месец - такава гъвкавост едва ли ще угоди на никого.

4. Качество на услугата. Ако една компания ви обслужва така, че няма от какво да се оплаквате, тогава предпочитанието ще бъде дадено на нея, а не на организация "Б", в чиято работа постоянно виждате недостатъци.

Претеглете факторите е второто нещо, което трябва да направите. Тоест опитайте се да определите кое е важно първо, второ и т.н. За да направите това, на всеки от факторите се присвоява тегло в процентно изражение: колкото по-важен е факторът за потребителя, толкова по-високо ще бъде теглото. И обратно. Сумата от теглата на всички фактори трябва да бъде 100% - това ще означава, че сме описали напълно поведението на нашия потребител. В резултат на това ще получим такава таблица.

Таблица 1. Оценкафактори

Данни "Тук и сега"

Как да получите резултати за такава таблица?

1. Най-лесният вариант е експертно мнение. Например, ръководителите на компании се смятаха за експерти на този пазар и сами решаваха кое е важно за техния клиент и кое не. Въпреки цялата си простота, този метод има право на живот. Единственото нещо, на което си струва да се обърне внимание: експертите трябва да са възможно най-близо до хората.

Не разчитайте само на вашето мнение. Попитайте поне тези, които общуват с клиенти всеки ден.

2. Попитайте клиентите. Тоест да се проведе проучване, проучване и т.н. От една страна, този метод има предимство, тъй като клиентът познава клиента най-добре от всички. Но има два големи недостатъка:

Или примерът с хранителни стоки: колко хора биха казали, че са купили продукт, защото е бил на рафт 20 см под нивото на очите им? Никой. И от гледна точка на мърчандайзинга това е много лесно обяснимо.

Ето защо, дори и да сте направили клиентско проучване, не забравяйте да го допълните с експертна оценка, за която писахме по-горе.

3. Математически методи, които ви позволяват да определите мотивите на поведението на потребителите от фактите на тяхното поведение.

Вземете няколко подобни компании.
Посочете за всяка цена, време за реакция, обем на продажбите.
Опитайте се да оцените (поне субективно, в точки) нивото на предоставената услуга.

А самата статистика ще „извади“ и ще покаже в числа какво е наистина важно за клиентите.

Подробности за разходите

Изписването на разходни позиции е следващата стъпка. Всичко, което "поглъща" доходите ни.

Всяка компания има много голям списък с разходи, но ние ще се съсредоточим върху тези, които са важни за тази конкретна компания от нашия пример:

работна заплата,
Под наем,
Гориво и компенсация за използване на собствен транспорт на служителите,
Ремонтен инструмент и консумативи и др.

Съвет: вземете за анализ възможно най-много подробности, с които разполагате - колкото по-подробно са класифицирани разходите, толкова по-надежден и удобен за последваща работа ще бъде резултатът.

За какво да харчите пари

За да разберете кои разходи са най-важни за вас, отговорете на следните въпроси:

1. Какво е необходимо, за да реагираме бързо на проблемите на клиента?

Достатъчен брой служители
На служителите трябва да се даде възможност бързо да преминават от клиент на клиент.

2. Какво е необходимо за широка гама от услуги?

служители,
Трябва да има много от тях или всеки от тях трябва да може да прави различни неща.

И така нататък за всеки фактор на конкурентоспособност. В същото време, освен просто да отговорим на въпроса „За какво да похарчим?“, Ние отговаряме и на въпроса „За какво да похарчим на първа, втора и т.н. опашки?“ С помощта на конкретни тегла.

Важно е да не бъркате: не къде да харчите повече, а именно какво е по-важно.

Таблица 2 ще помогне да се отговори на въпроса: за какво трябва да харчим пари, за да формираме този или онзи фактор на конкурентоспособност.

Таблица 2. Оценка на факторите за конкурентоспособност

Данни "Тук и сега"

Сумата от процентите, съответстващи на теглата на факторите за конкурентоспособност, трябва да бъде равна на 100% - тогава моделът на поведение на клиента е напълно описан. Сумата от процентите за всяка колона също е 100%, тъй като това означава, че сме решили напълно какво трябва да направим, за да формираме една или другафактор. Що се отнася до редовете, тук няма правила: размерът на лихвата, посочен за всяка позиция на разходите, може да бъде равен на произволно число. Може да бъде 0% или 400%.

Постепенно добавете още 3 колони към таблицата (вижте таблица 3).

Данни "Тук и сега"

Изчисляване на колона "принос към конкурентоспособността". За всяка разходна позиция умножаваме нейния процентен принос за формирането на фактора конкурентоспособност по тежестта на фактора в решението на клиента.

За ред "Заплата" изчислението ще бъде както следва: 30% x 50% + 25% x 80% + 20% x 100% / 100%.

За линия "Наем": 10% x 30% / 100%

Какво казва тази стойност? Точно колко важно е за клиентите да харчим пари за определени артикули. Колкото по-висока е стойността, толкова по-важни са нашите разходи за нашите клиенти.

Може да се окаже така. Например позицията с най-нисък индекс ще бъдат офис разходи. Клиентите не се интересуват с какви химикалки пишете в офиса. Но в резултат на анализа разбрахте, че трябва да се намалят канцеларските материали, които заемат само 0,1% в разходите.

Защо продължаваме да пренебрегваме цената? Всичко е просто: ако основното за клиентите е цената, тогава те просто не обръщат внимание на всичко останало.

Ако цената все още не доминира толкова много, тогава имате нужда от колоната Index. За да изчислим стойността му, вземаме специфичното тегло на разходния артикул (за „Заплата“ ще бъде 60%) и го разделяме на приноса на артикула за конкурентоспособност (за „Заплата“ - 55%).

Няма значение какво означава индексът 1.09 за позицията "Заплата". Тук е интересно само съотношението - кои статии имат индекс повече и кои по-малко.

По-голям индекс се получава, когато сумата на разходите е голяма и приносът за конкурентоспособността е малък. А това означава, че тезицели, ние харчим много пари - докато клиентите не се интересуват!
Малък индекс означава малък дял от разходите, но голям принос за конкурентоспособността. Харчим малко пари, но те са много важни за клиентите. Ако спрем да ги харчим, клиентите просто ще ни напуснат.

Какви разходи трябва да бъдат намалени на първо място в този случай? С най-висок индекс, разбира се. От една страна, ще можем да спестим значително, тъй като говорим за разходи с високи суми. От друга страна, това няма да повлияе много на конкурентоспособността ни, тъй като ние не поемаме най-значимите разходи за конкурентоспособност.

Следователно, в конкретен пример, на първо място, трябва да обърнете внимание на намаляването на разходите за наем. И след това вече включете стандартни, познати методи за работа с разходите.

Как можете да съкратите наема си?

Настаняване на служителите по-плътно
Направете едно работно място за няколко инженери,
Преместете се в по-евтин офис.

В крайна сметка за клиентите няма разлика къде и как се намира фирмата.

Но ако започнем да пестим от заплати, за които уж харчим най-много, ще можем ли да спестяваме прилично? Ние можем, но в същото време ние:

Или ще спрем да отговаряме бързо на заявките на клиентите, тъй като останалите инженери просто ще бъдат разкъсани между клиентите;
Или ще набираме студенти, които за всеки въпрос на клиента ще започнат да се катерят в сертификата или да разбират компютърната верига.

Следователно, заедно с намаляването на разходите, броят на клиентите и приходите също ще бъдат значително намалени.

И така, описаната схема ще ви позволи да разберете:

Къде точно да инвестираме;
Как да не ги харчите необмислено за нещо, от което никой освен вас не се нуждае;
Как да инвестирамемалко, веднага усетете възвръщаемостта под формата на увеличаване на броя на клиентите и продажбите.