Как да се подготвим предварително за одит от FIU и FSS
Списъкът на документите, които инспекторите могат да поискат по време на проверката:
регистри на счетоводната и данъчната отчетност. Тези документи ще позволят на инспекторите да установят процедурата за поддържане на счетоводната политика на предприятието и наличието или отсъствието на „схеми за заплати“, насочени към избягване на начисляването на застрахователни премии;
изчисления за начислени и платени осигуровки. Справка с първичните счетоводни и данъчни документи;
счетоводни книги за приходите и разходите и стопанските операции за отчетния период. Известно е, че организациите, които прилагат опростената система за данъчно облагане, са платци на застрахователни премии за задължителна застраховка, следователно регистрационните книги ще потвърдят начисляването и изплащането на възнагражденията на служителите, които са сключили трудови или граждански договори с фирма работодател, използваща опростената система за данъчно облагане.
важно! Организациите, които чакат проверка на място от FIU и FSS, трябва да обърнат внимание на факта, че инспекторите често изискват документи, които нямат право да изискват. Освен това инспекторите могат да бъдат помолени да представят онези документи, които по принцип не се поддържат от организацията. Например списък на лицата, работещи въз основа на граждански договори. От Организацията не се изисква да води регистър на тези лица и да го предоставя по време на проверки. Наказание или глоба за липсата на такива документи не е предвидено - в крайна сметка въз основа на тях не се изчислява размерът на вноските към FSS и PFR.
В допълнение към учредителни документи, счетоводни и данъчни регистри, изчисления на начислените застрахователни премии и книги за приходи и разходи, инспекторът има право да поиска:
-
счетоводни отчети запериод, който се проверява. Въз основа на него се сравнява информацията за задълженията на предприятието към извънбюджетните фондове, която е посочена в баланса и отчетите към фондовете;
трудови договори. Необходим за проверка на датата на наемане на работа на служителите, както и на техните заплати, надбавки и бонуси. Тази информация ви позволява да определите пълнотата и навременността на прехвърлянето на застрахователните премии към фондовете;
гражданскоправни споразумения (договори) с физически лица. В такива договори, в допълнение към сумите на възнаграждението, се изучава предметът на договора: той се отнася до договори за предоставяне на услуги (извършване на работа) или до прехвърляне на права на собственост, например договор за наем.
Имайте предвид, че инспекторите ще се опитат да преквалифицират граждански договор в трудов договор. Това е възможно, ако предметът на договора е посочен неправилно: договорът се сключва не за изпълнение на конкретна услуга, а за изпълнение на функции. В същото време плащанията, извършени по гражданскоправни договори, не подлежат на застрахователни премии, дължими на FSS (алинея 2 от параграф 3 на член 9 от Федерален закон № 212).
Инспекторите може също да се интересуват от:
-
банкови и касови документи: банкови извлечения, инструкции, ордери, касова книга, дневник на касиера, отчети на касиера и др. В тези документи специалистите на фонда ще търсят признаци за отдалечаване от официалните заплати;
първични счетоводни документи, потвърждаващи фактите от икономическата дейност на предприятието. Целта на проверката на тези документи е да се установи пълнотата на справката за издадени аванси и да се начислят вноски за разликата;
документи за персонала: трудови книжки и документи за счетоводство и движение на персонала. Изискват се трудови досиета за сравняване на датите на приемработа, уволнения, премествания, повишения, посочени в тях, с датите, посочени в други документи за персонала. Необходими са първични записи на персонала за проверка на датите на наемане, уволнение, изплащане на бонуси и заплати;
документи за плащания, свързани с осигуряване: листове за неработоспособност, заповеди за приемане на работа, ведомости за работно време, ведомости за изплащане на заплати, молба и заповед за отпуск по майчинство.
Моля, имайте предвид, че се приемат копия, заверени от ръководителя на одитираната организация, а не нотариално заверени. Имайте предвид също, че инспекторите имат право да изискват един и същи документ неограничен брой пъти.