Как да съхранявате и унищожавате документи
В малки организации и предприемачи, много от които използват опростена система, счетоводителят обикновено отговаря за управлението на документи и не е необходимо да обяснява защо да съхранява документи
Всеки данъкоплатец може да бъде контролиран от данъчните власти. При проверката винаги е необходимо да се представят определени документи, а по време на нея инспекторите имат право да изискват допълнителни (член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъкоплатецът е длъжен да води счетоводна и данъчна документация в продължение на четири години, както и документи, потвърждаващи изчисляването на данъци, приходи, разходи и удръжки към бюджета (подточка 8, клауза 1, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Какво се случва, ако изискванията не са изпълнени?
Първо, глоба от 200 рубли. за всеки документ, който не е представен от инспектора (клауза 1, член 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Сумата е малка, но може да има много такива документи.
Второ, липсата на първични счетоводни документи се счита за грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите, за което също се предвижда отговорност (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Трето, ако данъчните власти нямат право да извършват одит или не им бъдат предоставени документи повече от два месеца, те сами имат право да определят размера на данъка въз основа на информацията за данъкоплатеца и подобни организации или предприемачи, с които разполага проверката (клауза 7, клауза 1, член 31 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
В този случай резултатът със сигурност ще се окаже по-голям от декларираната в декларацията стойност и следователно ще последват глоби за неплащане на данък (член 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Колко време да съхранявате документите
Най-дългата - 75 години - се съхранява документацията на персонала (трудови договори, заповеди и инструкции за персонала, лични сметки на служители). Колективният трудов договор трябва да е в сила допредприятието е действащо (не е ликвидирано).
Данъчните декларации на юридическите лица за всички данъци трябва да се съхраняват най-малко пет години, тримесечните - също най-малко пет години. Документите за издаване на заплати, обезщетения, хонорари, материална помощ и други плащания не се унищожават най-малко пет години след одита, ако резултатите от него не са предизвикали противоречия или до постановяване на съдебно решение. Въпреки това, при липса на лични сметки, периодът се увеличава до 75 години.
Договорите и споразуменията по сделки се оставят най-малко пет години след изтичане на срока, а паспортите на сделките - до ликвидацията на предприятието. Споразуменията за отговорност трябва да се съхраняват пет години след уволнението на лицата, с които са сключени.
Какво да правим с документи, които не са посочени в списъка? Отговорът може да се намери в други законодателни актове.
Съгласно ал.2 на чл. 29 от Закон № 402-FZ, счетоводната политика, стандартите на икономическия субект, други документи, свързани с организацията и счетоводството, организацията е длъжна да представи, ако е необходимо, в рамките на пет години след края на годината, когато последно са били необходими за изготвяне на финансови отчети.
Къде да поставите
Организация или предприемач може да архивира документи у дома (понякога за тази цел се създава структурно звено) или да ги прехвърли на държавни или общински институции по споразумение.
Ако се планира документи да се съхраняват в предприятието, е необходимо да се разработи процедура, която да регулира този процес. Можете да зададете видовете избрани документи, да назначите отговорници, да посочите правила за прием, срокове и др.
Услугите на държавните архиви са платени. Техните разходи обаче не са посочени в параграф1 член 346.16 от Данъчния кодекс на България и при опростената система не се включват в данъчната основа.
Как да ликвидирам
След изтичане на срока на съхранение документите се унищожават и то по определени правила.
Документите за унищожаване се избират от експертна комисия. Състои се от най-квалифицираните специалисти от различни отдели и се председателства от един от висшите служители. Членовете на комисията извършват опис и проверка на стойността на документите, след което те се сортират. Книжата с изтекъл срок на годност се унищожават, а тези, които следва да се съхраняват за постоянно, се предават в държавния или общинския архив.
Предвиден е следният ред за унищожаване на документите на организацията. Папки с документи (дела), подлежащи на унищожаване, се предават за обработка (утилизация). Преди доставка папките с документи се опаковат и при необходимост се запечатват.
Случаите за унищожаване се предават за обработка (утилизация). Предаването на касите се извършва с приемно-предавателна фактура, в която се посочват датата на предаване, броят на касите за предаване и теглото на хартиените отпадъци. Зареждането и извозването за обезвреждане се извършват под контрола на служител, отговорен за осигуряване на безопасността на архивните документи.
Експертната комисия трябва да регистрира факта на унищожаване на всички документи (прехвърляне за обработка) и да състави друг акт за унищожаване на документи. Към акта е приложена фактура, по която документите са предадени за обработка. Този акт се одобрява и от ръководителя на организацията. Актът за разпределяне на документи за унищожаване заедно с описанията на делата, актът за унищожаване на документи се съхраняват в архива на дружеството в досието, което се формира.
Нарушение на съхранението
За грубо нарушение на реда и сроковете за съхранение на счетоводствотодокументи на длъжностни лица на организации могат да наложат административна глоба в размер от 2000 до 3000 рубли. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Припомнете си, че освен ако не е посочено друго в законодателството, регулаторните органи имат право да прилагат същите санкции към индивидуалните предприемачи като към длъжностните лица (член 2.4 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).
Акционерните дружества, които не са осигурили правилното съхранение на документите (чл. 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация), се наказват в размер от 200 000 до 300 000 рубли, а техните длъжностни лица - от 2 500 до 5 000 рубли. Същите глоби са предвидени за дружества с ограничена отговорност и обединени предприятия.
Относно отчитането на разходите за обезвреждане
Ненужните документи не трябва да се унищожават сами. За това има специализирани фирми. Възможно ли е, прилагайки обекта на данъчно облагане доходите минус разходите, да се вземат предвид разходите за такива услуги?
Данъчната основа по опростената система включва само тези разходи, които са посочени в параграф 1 на чл. 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В него не са посочени сумите, изразходвани за изхвърляне на документи. Те също не могат да се вземат предвид като материални разходи. Съставът на материалните разходи включва разходите за услуги на трети страни (подточка 6, клауза 1, член 254 и клауза 2, член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация), но само от промишлен характер, тоест свързани с производството на продукти, извършване на работа и др. Унищожаването на документи не е такава услуга, така че няма да е възможно да се вземат предвид разходите.