Как да стартирате автоматизация на управлението на проекти
18 август 2017 г
Ако при автоматизирането на управлението на проекти се стремим да обхванем „всичко наведнъж“, шансовете за успех рязко намаляват. По-безопасно е да автоматизирате проектните дейности на етапи - тогава можете да вземете предвид обратната връзка от потребителите и да коригирате подхода за изпълнение.
Стъпка 1 - разберете какво управлява организацията
В дейностите по проекта, съгласно Ръководството за PMBoK Project Management Body of Knowledge, се срещат следните видове контролни обекти.
По един или друг начин екипът за автоматизация на управлението на проекти се стреми да идентифицира всички видове обекти на управление и определя конкретните представители на всеки тип: какво се приписва на програмата, какво се приписва на проекта и какво е проектна инициатива в процес на разработка.
Ако управлението на проекти е формализирано в една организация, тогава инвентаризацията е лесна. Ако няма проектна методология, няма официално начало и край на проекти, екипът за инвентаризация ще трябва първо да почисти автоматизацията - не можете да автоматизирате хаоса.
В резултат на първата стъпка екипът по автоматизация ще получи регистър на обектите за управление.
Стъпка 2 - Въведете регистъра на обектите в системата
Регистърът на обектите се въвежда в информационната система за управление на проекти (наричана по-нататък - ИСУП). Добрата MIS поддържа въвеждането на йерархични обекти за отчитане на портфейли, програми и проекти.
Всеки контролен обект е придружен от много информация - това са документи, регистри, подробна информация за резултатите, информация за състоянието. Авторът препоръчва, когато създавате обект в ISUP, да се ограничите до кратка информация за обекта - задайте атрибутипроекти или програми в количество, достатъчно за търсене на обект и разбиране на основните му характеристики.
Например, ако документът „Паспорт на проекта“ (харта на проекта) съдържа 30 полета с информация, тогава 10 полета може да са достатъчни за PMIS, чрез които потребителите бързо ще разберат основната информация за проекта, а останалата част от информацията може да бъде получена от хартата, приложена към картата на проекта, като познат документ.
Стъпка 3 - Задайте графика
Всеки проект или програма има график. Преди автоматизацията ръководителите на проекти вече са планирали работа в един или друг инструмент: Excel, MS Project или друг. Освен това, ако организацията все още няма унифицирана проектна методология, тогава е напълно възможно всеки ръководител на проекта да има план в свой собствен формат и със собствено уникално ниво на детайлност. В такава ситуация не си струва да се иска от мениджърите да дублират изцяло плановете в PMIS.
Добро решение би било в PMIS да се включат само ключовите точки (крайни етапи) от проекта. Удобно е да се подчертаят нивата на контролните точки:
- Нулево ниво: какво е интересно за собственика или висшето ръководство на организацията.
- Първо ниво: какво е интересно за спонсора на проекта, клиента на проекта.
- Второ ниво: какво трябва да контролира ръководителят на проекта.
Така за всеки проект мениджърът въвежда 10-20 контролни точки в PMIS и въз основа на тях записва основния план на проекта. Базовата линия се превръща в ангажимент на ръководителя на проекта към спонсора и други заинтересовани страни по проекта.
Стъпка 4 - Организирайте редовно събиране на факти
След въвеждане на информация за програми, проекти и техните графици в PMIS на ниво контролни точки е необходимо да се коригирапроследяване на това как се изпълняват базовите графици. За тази цел се организира редовно събиране на информация за напредъка на проектите.
В Advanta ISUP тази задача е решена много елегантно - достатъчно е да настроите форма за събиране на отчети. Съгласно зададен график, Advanta пита ръководителите на проекти по имейл или на работния плот в PMIS за информация за статуса на проекта.
Освен това всеки потребител ще вижда само тези контролни точки, за които той лично отговаря. Системата ще поиска информация за състоянието на изпълнение за миналия период и три бъдещи отчетни периода, за да прецизира прогнозата.
Този метод за събиране на отчети изисква много малко усилия от ръководителите на проекти. Освен това системата ви позволява да проследявате дисциплината на отчитане. И след въвеждане на отчетните данни, ръководството на организацията веднага вижда състоянието на целия портфейл.
Стъпка 5 - Установете редовно управление
След извършване на описаните по-горе стъпки, ръководството на организацията ще получи пълна информация за състоянието на проектните дейности – състоянието на портфолиото и всеки обект в портфолиото, ще бъде ясно кои програми или проекти изискват намеса и кой е отговорен за обекта на управление, в който са идентифицирани проблеми.
Такава организация на процеса ще позволи да се обсъждат само проблемни проекти на срещи, на заседания на комитета по проекта, което ще намали продължителността на срещите. В допълнение, за всеки проект или програма можете да проследявате промените в състоянието във времето, което ще ви позволи да видите в динамика как ситуацията се подобрява или влошава.
Такава лесна автоматизация се внедрява за няколко месеца и носи незабавни ползи. Ръководството на организацията ясно ще види ползитеизползване на ISUP. В допълнение, поетапната автоматизация ви позволява бързо да получите обратна връзка от потребителите на PMIS и да коригирате подхода за внедряване навреме. И това е гъвкавият подход към управлението на проекти, за който сега много се говори.
Авторът предлага PMIS да се внедри на етапи, за да се отговори гъвкаво на опита и обратната връзка от потребителите на системата. Целта на първия етап е да се поеме контрола върху портфолиото от проекти и програми.
Първият етап на автоматизация е завършен в 5 стъпки: 1. Разберете какво управлява организацията. 2. Въвеждане на обекти за управление в информационната система. 3. Задайте график за всеки контролен обект. 4. Организира редовно събиране на информация за изпълнението на проектите. 5. Установете управление с помощта на ISUP.
Автор: Сергей Шарпак Директор на консултантските услуги PMI PMP