Как да управлявате ефективно мрежово устройство #управление на съдържание #EDMS #ECMJ
Мрежовото устройство е като градина: ако не се грижите за него, то ще обрасте с плевели и ще престане да бъде полезно.
Ако сте на път да се справите с вашия "прераснал" мрежов диск, прочетете тази статия. В него ще намерите ясен план за действие, който ще ви позволи да върнете всичко към нормалното.
Защо сега?
Ако имате нужда от допълнителен стимул за решаване на този проблем, помнете до какво води безсмислената работа с мрежови устройства.
Всички сме изправени пред проблема с дублирането на файлове и трудностите при намирането на информация. Въпреки това, мрежово устройство, оставено на собствените си устройства, също може да доведе до намалена производителност на служителите и повишени рискове за сигурността.
В ерата на облачното съхранение тези рискове само се увеличиха. Достъп до ценна поверителна информация може да получи всеки, който има интернет връзка.
Как правилно да организирате работа с мрежови устройства
Стъпките по-долу ще ви помогнат да намалите рисковете за сигурността, да избегнете дублирането на файлове и да подобрите производителността на служителите.
Правилната информационна структура е най-важната стъпка по пътя към ефективната работа с мрежово устройство. В идеалния случай структурата на мрежовото устройство трябва да следва организационната структура на вашата компания. Първо, създайте списък с типове файлове, които ще станат общи за всички отдели на компанията. Например, независимо дали е финансовият отдел или маркетинговият отдел, винаги ще има файлове, свързани с основната функция на отдела, както и общи файлове. Направете възможно най-пълен списък с тези характеристики. Това ще ви помогне да създадете стандартизирана и предвидима структура за всички папки на мрежово устройство.
Проектирайте структурата на папките
Вземете решение запотребителски права
След като структурата на папките е готова, определете кои потребители имат нужда от достъп до папките. Това е ключова стъпка в борбата срещу рисковете за сигурността. Най-лесният начин за разпределяне на права е да ги дадете на групи, а не на отделни потребители. По този начин всеки работник ще бъде причислен към група, създадена въз основа на неговата роля, старшинство или принадлежност към определен отдел. Всичко, което вашият ИТ отдел трябва да знае, за да приложи новата структура на папките и да предостави необходимите разрешения, е към коя група принадлежи даден служител.
Този подход ще ускори процеса на внедряване, а в бъдеще ще намали броя на единичните заявки за предоставяне на права за достъп, които забавят работата на отделите за офис работа и информационни технологии.
Подгответе диск
Когато черновата структура на папките е готова и потребителските права са дефинирани, можете да започнете да създавате папки на диска. За да избегнете объркване по време на прехода от старата структура на папките към новата, дайте на новите папки описателно име. Например, дори нещо толкова просто като „НОВ Човешки ресурси“ ще помогне да се разграничи новата папка от старата.
На този етап отделът за информационни технологии ще трябва да създаде потребителски имена и пароли и да издаде необходимите права за достъп.
Има няколко допълнителни стъпки, които трябва да бъдат предприети, преди новата структура да заработи. Нещо повече, ако целта ви е да намалите рисковете за сигурността, да избегнете дублиране на файлове и да подобрите производителността на служителите, тези последни четири стъпки са тези, на които трябва да обърнете специално внимание.
Пускане на актуализираното мрежово устройство в експлоатация
Както при всяка инициатива за улесняване на бизнеса, успехът тук зависи от задълбочено обучение.персонал и контролиран преход към нов начин на работа. Оттук и четирите последни етапа на нашия подход:
Кажете на персонала за новата структура и процеси
Този етап се състои от две стъпки. Първият е разказ за ползите от новия подход. Ако служителите на компанията не оценяват предимствата на използването на актуализирано мрежово устройство, вероятността те да работят с него е значително намалена. Втората стъпка включва демонстрация на работа с мрежово устройство. Демонстрацията трябва да бъде възможно най-подробна и детайлна. Не всички служители могат да разберат добре принципите на офис работа и работа с компютър. Например, дори такова просто действие като преименуване на папка или създаване на нова може да създаде някои трудности за някои членове на персонала.
Внимателно преминете към използване на актуализираното мрежово устройство
Преходът към работа с ново мрежово устройство също се състои от две стъпки. Когато се местите в нов дом, не носите боклука си със себе си, така че тук отново първата стъпка е персоналът да премахне ненужните файлове. Това значително ще опрости следващата стъпка - прехвърлянето на записаните файлове в новата структура на папките. Отново, това изисква ангажиране на всички отдели, за да могат да преминат към новия начин на работа по възможно най-удобния начин.
Управлявайте процеса на преход и подпомагайте персонала
Ако персоналът е добре обучен, вашата роля в процеса на преход трябва да бъде минимална. Въпреки това служителите все още може да се нуждаят от вашата помощ и участие.
Решете последните въпроси
Преди да завършите процеса на мигриране, разрешете всички оставащи проблеми. а именно:
- изтрийте стари папки и папка с ненужни файлове;
- премахване на временни префикси от нови папки;
- получи одобрениезаинтересовани страни.
Някои от стъпките може да ви се сторят очевидни, но видяхме доста компании, които в бързането си да преминат към ново мрежово устройство пренебрегват важни точки.
Методичният и доказан подход, описан по-горе, ще ви гарантира безопасен и успешен преход към нов начин на работа с мрежови устройства.