Как правилно да откажете по телефона, Въпроси от абонати, Журнал „Наръчник на секретаря и
Въпрос-отговор по темата
Основната задача на опитен секретар, помощник или помощник на ръководителя е не просто да свърже всички с главата (това просто не е необходимо), а да решава някои проблеми сами.
Мениджърите обикновено не обичат да си губят времето. Това означава, че колкото по-малко случаи, които не са предназначени директно за самия лидер, стигат до него - толкова по-добре.
Понякога особено „находчивите“ събеседници уверяват, че имат личен въпрос, който само лидерът и никой друг не може да разреши. Често, ако пропуснете такъв човек за личен прием, случаят завършва със скандал, когато се установи, че посетителят „не е целта“.
Обикновено, когато мениджърът не иска директно да откаже (за да не обиди), секретарят може да отговори:
„Обадете се утре“, „В момента не е на мястото си. Какво да му дам?“, „Моля, изпратете информацията по имейл“ и др.
Проблемът тук е, че колкото повече човек се обажда през ден, два и т.н., толкова повече време губи и може да се обиди на компанията. По-добре е веднага да му препоръчате да се свърже с конкретен специалист, конкретен отдел или да предложи друго решение на проблема, показвайки, че разговорът с мениджъра няма да помогне за решаването на проблемите му. Ако сте сигурни, че има специален отдел за справяне с конкретни проблеми, развийте способността да настоявате сами, да обяснявате на обаждащия се предимствата от използването на тази конкретна услуга, която е подходяща за него, а не като се свържете директно с главния изпълнителен директор.
Основата на това взаимодействие е изучаването не само на отделни моменти на работа (което също е важно), но и на стратегии за вземане на решения - койръководителят иска да приеме, кого не иска, кой се обръща към шефа по работа и кой не и т.н.