Какво да направите, ако удостоверението за пътуване е подпечатано два пъти

Въпрос-отговор по темата

Добро утро! Имаме следната ситуация: служител отиде в командировка до един и същи град 2 пъти по различно време с различни цели, но първия път взе удостоверението за пътуване, а вторият път не дойде и не го получи, връщайки се от командировка за втори път, се оказа, че е подпечатал 2 пъти върху едно и също удостоверение за пътуване, какво да правим в такава ситуация, второто удостоверение е в отдела за персонал (т.е. при нас), което той не е взел, но е предал първия в счетоводството ?? (Изготвихме 2 удостоверения, но служителят, като отиде в командировка веднъж, не предаде удостоверението за пътуване, няколко дни по-късно имаше командировка на същото място и не се яви за нова командировка, но в командировка записа всичко на едно удостоверение, днес дойде да го предаде. Не знаем какво да правим в такава ситуация).

Според отметките в удостоверението за пътуване на датата на пристигане на мястото на командировка и датата на заминаване от него се определя действителният период на престой на служителя в командировка. Такива знаци се удостоверяват с подписа на упълномощено длъжностно лице и печата на организацията, в която служителят е командирован (клауза 7 от Наредбата, одобрена с Постановление на правителството на България от 13.10.08 г. № 749).

Що се отнася до неправилното изпълнение на първото удостоверение за пътуване. Законът не предвижда процедура за коригиране на такива "двойни" записи. В същото време Наредба № 105, одобрена от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г., установява процедурата за извършване на промени в счетоводните документи. И така, промените се извършват от упълномощен служител в следния ред:

един ред зачертава грешния текст, така че да остане четим;

по-горезачеркнато показва необходимото време;

до корекциите той прави записа „коригиран“, посочва датата на корекцията и удостоверява с подписа си (параграфи 4.2, 4.3 от Наредбата, одобрена от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 83 г. № 105).

Изглежда, че подобни промени трябва да бъдат направени от упълномощен служител на приемащата организация, в която сте изпратили своя служител. Ако посочената организация се съгласи да коригира първия сертификат за пътуване, тогава е възможно да се договорите с него за попълване на втория сертификат.

Ако контрагентът ви не се съгласи с горното преиздаване на командировъчните, ще се окаже, че вашият служител няма надлежно издадени удостоверения за две командировки.

За да избегнете такъв риск, можете, както е посочено по-горе, да опитате да преиздадете удостоверения за пътуване (като се договорите с контрагента за поставяне на съответните маркировки в новите удостоверения за датите на пристигане и заминаване на служителя от командировки). Ако не можете да се споразумеете с контрагента, можете да опитате да попълните само вашата част в новите сертификати. По този начин Министерството на труда и Министерството на финансите на България в своите разяснения признават, че ако е невъзможно да се поставят в удостоверението за пътуване бележки за пристигане на мястото на командировка и заминаване от него, фактът на пребиваване на мястото на командировка може да бъде потвърден с други документи, по-специално:

заповед за изпращане на служител в командировка;

служебна задача и отчет за нейното изпълнение;

документи за пътуване, съдържащи дати на пристигане в командировка и дати на напускане на мястото на командировка;

хотелски сметки, които потвърждават периода на престой в командировка и др.

Изглежда, че вашата организацияможе по аналогия да приложи горните разпоредби към своята ситуация, като приеме и други документи за потвърждаване на действителното време, през което служителят е бил в командировка (заповеди за командировка; служебни задачи и отчети; документи за пътуване; сметки за хотел и др.).

Подробности в системните материали:

Отговор: Какви документи трябва да бъдат издадени при изпращане на служител в командировка

Какво да направите, ако е невъзможно да отбележите пристигането и заминаването в удостоверението за пътуване

В същото време в някои случаи не винаги е възможно да се отбележи пристигането и заминаването по обективни причини. Например, ако служител е изпратен в командировка не в централния офис, където се съхраняват пломбите, а на производствената площадка, или отива да преговаря с физическо лице. В такива случаи фактът, че служителят е бил на мястото на командировка в определеното време, може да бъде потвърден от други документи:

заповед за изпращане на служител в командировка;

служебна задача и отчет за нейното изпълнение;

хотелски сметки, които потвърждават периода на престой в командировка и др.

Конкретната процедура за документиране на удостоверение за пътуване в такава ситуация трябва да бъде фиксирана в местния акт на организацията, например в Наредбата за командировките (член 8 от Кодекса на труда на България). По-специално в документа може да се установи, че в такива случаи маркировките за пристигане и заминаване се правят от служител на организацията (с декодиране на подписа му), с когото командированият служител се е срещнал директно. Освен това е препоръчително да поканите командированото лице за съставяне на протоколбележка под каквато и да е форма, обясняваща защо в неговия сертификат няма маркировки за пристигане и заминаване.

Сергей Разгулин, действителен държавен съветник на България 3 клас

МИНИСТЕРСТВО НА ТРУДА И СОЦИАЛНАТА ЗАЩИТА НА БЪЛГАРИЯ

Относно вноските от пътните разходи

В същото време, съгласно част 1 от член 8 от Федералния закон N 212-FZ, основата за изчисляване на застрахователните премии се определя като сумата на плащанията и другите възнаграждения, предвидени в част 1 от член 7 от Федералния закон N 212-FZ, начислени от организации за периода на фактуриране в полза на физически лица, с изключение на сумите, посочени в член 9 от Федералния закон N 212-FZ.Част 2 на член 9 от Федерален закон N 212-FZ определя, че когато организациите плащат разходи за екипи от служители както на територията на България, така и извън територията на България, действителни и документирани целеви разходи за пътуване до и от местоназначението, такси за летищни услуги, комисионни, разходи за пътуване до летището или гарата в пунктовете на заминаване, местоназначение или трансфери, превоз на багаж, разходи за наемане на квартира, разходи за заплащане на комуникационни услуги, такси за издаване (получаване) и регистрация на официален задграничен паспорт, такси за издаване (получаване) на визи, както и разходите за обмяна на пари в брой или чек в банка за пари в брой в чуждестранна валута.

Действителният период на престой на мястото на командировката се определя от бележките за датата на пристигане на мястото на командировка и датата на заминаване от него, които се правят в удостоверението за пътуване и се заверяват с подписа на упълномощено длъжностно лице и печата, който се използва в стопанската дейност на организацията, към която е командирован.служител, който да завери такъв подпис.

Съгласно параграф 15 от Правилника работникът или служителят се изпраща в командировка извън територията на България със заповед на работодателя без издаване на удостоверение за командировка, с изключение на случаите на командировка в държавите - членки на Общността на независимите държави, с които има сключени междуправителствени спогодби, въз основа на които граничните органи не правят отбелязване за преминаване на държавната граница в документите за влизане и излизане.

Въз основа на разпоредбите на параграф 26 от Правилника, при завръщане от командировка, служителят е длъжен да представи на работодателя в рамките на 3 работни дни предварителен отчет за сумите, изразходвани във връзка с командировката, към който надлежно оформено удостоверение за пътуване, документи за наемане на жилище, действителни пътни разходи и други разходи, свързани с командировката.

Съставянето на авансовия отчет в нарушение на изискванията, установени от закона, както и липсата на необходимите приложения към авансовия отчет или тяхното неправилно изпълнение, води до несъответствие на авансовия отчет с изискванията на законодателството на Република България. В този случай плащанията, извършени на служителя, не могат да се считат за възстановяване на разходи във връзка с командировката и подлежат на застрахователни премии по общоприетия начин.