Класификация на документи
1. Класификация на документите.
Всички документи според видовете дейности, отразени в тях, се разделят на две големи групи:
1) Документи по общи и административни въпроси, т.е. въпроси на общото управление на предприятието (организацията) и неговите производствени дейности. Тези документи могат да бъдат съставени от служители на всички отдели на предприятието.
2) Документи за управленските функции.Такива документи се съставят от служители на финансови органи, счетоводни отдели, отдели за планиране, доставки и продажби и други функционални отдели.
Документитесе класифицират поименно:официални писма, заповеди, протоколи, актове, меморандуми, договори и др. Дизайнът на всички тези документи е унифициран, но те могат да бъдат напълно различни:
- на мястото на съставяне -вътрешни(документи, съставени от служители на това предприятие) ивъншни(документи, идващи от други предприятия, организации и лица);
- по съдържание -прости(посветени на една тема) и сложни (обхващат няколко проблема);
- по отношение на изпълнението -спешни, изискващи изпълнение в определен срок, инеспешни, за които не е определен срок;
- по произход -служебни, засягащи интересите на предприятие, организация илични, отнасящи се до конкретно лице и номинални;
- по вид регистрация -автентични,копия,откъси,дубликати;
- чрез фиксиране - писмени, графични, фотофилмови документи и др.
Оригинале подписано и надлежно оформено копие на документа, съставен за първи път.Копиране–повторно, абсолютно точно възпроизвеждане на оригинала (с надпис "копие"), заверено по установения ред от съответното длъжностно лице. Копия на официални документи, изискващи специално удостоверение, трябва да бъдат подписани от ръководителя и подпечатани.
Понякога работата изисква не копие на истински документ, аоткъсот един или друг негов раздел. При издаване на извлечение е необходимо да се посочи от кой документ е направено. Правилността на извлечението се потвърждава от подписите на длъжностните лица и печата. Предприятията и организациите имат право, в случай на загуба от собственика на оригиналния документ, да му издадат съответниядубликат(с надпис "дубликат"), който има същата юридическа сила като оригинала.
2. Основни правила за съставяне на текста на документи.
Документът се състои от отделни информационни елементи, които се наричат реквизити(подпис, печат, име на вид документ, текст на документа и др.). Наборът от детайли на документа, подредени по предписания начин, едокументна форма.
ГОСТ Р. 6.30 - 97„Унифицирани системи за документация. Единни системи за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изпълнение на документи ”създадохаформана организационни и административни документи, която е графичен модел или схема за конструиране на документ. Примерният формуляр задава размера на полетата, местоположението на постоянните и променливите детайли.
GOST R. 6.30 - 97също установява състава на подробностите за организационните и административните документи и тяхното местоположение във формуляра на документа, правилата за издаване на подробности, изискванията за формуляри и производствения процес и др.
Общо държавният стандарт установи 29 детайла. Деветнадесетият атрибут етекст на документа.
Текстът е основният атрибут на документа, който трябва да съдържа достоверна и обективна информация, представена ясно, точно, в неутрален тон и възможно най-кратко. Текстът на документа трябва да бъде правно безупречен и да не позволява двусмислено тълкуване.
Документите се съставят на български или на националния език в съответствие със законодателството на Република България за държавните езици.
Текстът на документа може да бъде представен под формата на таблица, въпросник, свързан текст.
Текстовете на големи документи са разделени на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри:
3. Правила за регистрация на подробности за документи.
1. Държавен герб.
- Камари на Федералното събрание;
- Конституционния съд на Руската федерация;
- Върховният съд на Руската федерация;
- Върховният арбитражен съд на Руската федерация;
- Централните органи на ФЕД. изпълнителна власт (министерства, ведомства);
- комисар по правата на човека;
- Дипломатически мисии, консулски служби и други официални представителства на България в чужбина.
2. Герб на субекта на Руската федерация.
Гербът на субекта на България се поставя върху бланките на документи в съответствие с правните актове на органите на субектите на Руската федерация. По правило гербът на субекта България се изобразява върху бланки на представителни и изпълнителни органи и правителства на републиките, краищата, областите, автономните образувания и градовете на федерално подчинение - Москва и Санкт Петербург, както и на бланки на подчинените им организации. Същото важи и за изображението върху бланките на гербовете на общините (градове, селски населени места).
3. Фирмена емблема или търговска марка (марка за услуги).
Емблемата на предприятието е символично графично изображение. По правило като емблема се използва търговска марка. Изображението на емблемата улеснява намирането на документа, но не се допуска замяна на името на предприятие или учреждение с емблема. Емблемата се поставя в лявото поле на документа на нивото на името на организацията или горното поле на документа. Емблемата трябва да бъде регистрирана по предписания начин - не е разрешено изобразяването на емблеми, търговски марки (марки за услуги), които не са официално регистрирани върху бланката. Емблемата не се възпроизвежда и когато върху бланката на документа е изобразен герб.
4. Код на организацията.
5. Код на формата на документа.
Съгласно Общобългарския класификатор на управленската документация (ОКУД), клас 0200000, кодът на формата се нанася, ако съответният вид документ е включен в класификатора. Този реквизит се отпечатва при съставяне на конкретен вид документ и се включва в справочната информация за организацията в бланки, в други случаи се поставя до името на вида документ.
6. Име на организацията.
Министерство на образованието на България
Държавен университет по мениджмънт
Институт по управленски информационни системи
Във формите на организации с двойно подчинение (на федералния изпълнителен орган и местната власт) се посочва само името на местната власт.
Името на организацията, посочено във формуляра, трябва точно да съответства на името, записано в учредителните документи (харта или правилник за организацията).
Ако организацията има официално съкратено наименование, тяе дадено под пълното име в скоби:
Всебългарски научен институт
7. Справочни данни за организацията.
8. Име на типа документ.
Този реквизит е един от най-важните, тъй като ви позволява да прецените целта на документа, определя състава на реквизитите и структурата на текста. Наименованието на вида документи се поставя върху всички документи, с изключение на буквите, и се отпечатва с главни букви под реквизита „Наименование на организацията“: ЗАПОВЕД, ИНСТРУКЦИЯ, АКТ и др.
9. Дата на документа.
Освен датата на документа се датират и всички официални бележки върху документа (резолюции, визи, знак за изпълнение на документа и др.).